5 причин чому складання річного бюджету – це марна трата часу

Бюджет і річний цикл планування - ці слова можуть змусити багатьох здригнутися.

Теоретично річне планування, спрямоване на визначення короткострокових цілей компанії та перетворення їх у оперативний план шляхом розподілу наявних ресурсів.

Згадайте ваш бюджетний процес на 2022 рік, дехто навіть не встиг остаточно затвердити річний бюджет 2022 з акціонерами. Скільки ви витратили часу, та яка від нього була користь? Гадаю частина компаній зробили виставки, але для більшості бюджетний процес 2023 виявився ще більш захоплюючий.

Є багато причин ненавидіти бюджетні зусилля. Переходимо до найпоширеніших. Забігаючи наперед, я не тільки чув їх усіх протягом останніх десяти років, але й погоджуюся з більшістю з них. 

1. Це займає занадто багато часу. Дійсно, зазвичай для виконання річного бюджетного циклу потрібно кілька місяців. Тут не працює закон “хто рано встає…”, нажаль як би рано ви не почали процес підготовки, ви закінчите його саме в день останньої презентації.

2. Забагато ітерацій. В середньому компанії будують 3-5 варіантів бюджету до остаточного затвердження. Будучи завжди пов’язаним з певним рівнем невизначеності, виконання бюджету може мати численні ітерації, оскільки отримання нової інформації вимагає її відображення в остаточній версії. Крім того, чим раніше ви почнете, тим більше ітерацій у вас буде. У середовищах, що швидко змінюються, може статися так, що на момент затвердження бюджет не матиме нічого спільного з першою версією. 

3. Занадто багато людей. Річне планування займає не тільки багато часу, але й зазвичай потребує залучення численних менеджерів вищого рівня та керівників. Керівники вищої ланки витрачають від 10% до 20% свого часу на бюджетування, тоді як фінансова команда витрачають на це до 50% свого часу. Разом з першими двома пунктами це робить бюджетний цикл одним із найдорожчих бізнес-процесів в організації.

4. Він швидко застаріває. Бюджети, які зазвичай орієнтовані на результативність протягом наступних 12 місяців швидко застарівають, особливо в компаніях, які працюють на висококонкурентних і динамічних ринках. Це створює розрив між цілями бюджету та цілями бізнесу в новій реальності. Якщо цілі, встановлені в бюджеті, більше не досяжні, працівники втрачають мотивацію. Навпаки, якщо цілі можна легко досягти, немає потреби прискорюватись, оскільки це може призвести до більш високих цілей наступного року.

5. Забагато ігор. Під час річного планування менеджери зазвичай прагнуть до помірного поступового зростання порівняно з попереднім роком, тоді як керівники наполягають на значно амбітніших цілях. Кожна сторона наводить свої аргументи, поки не досягне компромісу в цих переговорах. Враховуючи, що річні цілі дуже часто служать основою для мотиваційних програм і рекламних перспектив, не дивно, що бізнес-команди спочатку прагнуть їх мінімізувати, а коли вони встановлені, намагаються досягти їх усіма засобами. Такий процес не мотивує до правильної поведінки, крім того, він може зашкодити результатам бізнесу та відносинам з клієнтами. У гонитві за досягненням цілей і максимізацією бонусів представники бізнесу можуть ставити на перше місце особисту вигоду і діяти не в інтересах своєї компанії.

Бюджет разом із фіксованими річними цілями робить наголос на фінансових показниках, а не на стратегії. Менеджери зосереджені на досягненні показників на кінець року, а не на адаптації до мінливого середовища з його новими загрозами та можливостями.

Ці 5 причин говорять самі за себе і легко пояснюють тотальне незадоволення бюджетним процесом. Питання тут полягає в тому, чому ми продовжуємо робити бюджет, якщо його так ненавидять?

Бюджетування є загальноприйнятою практикою: менше 1% компаній не проводять процес річного планування. Навіть якщо люди не дивляться на це оптимістично та з ентузіазмом, бюджет вважається необхідним злом. Бюджет є хорошим інструментом комунікації, оскільки він ідеально відображає фінансові цілі та очікування компанії.

Бюджет як інструмент існує вже більше століття, і багато організацій навіть не думають відмовлятися від цієї практики. Проблема може бути не в самому інструменті, а в способі його використання. Завжди є місце для вдосконалення. Розуміючи основні недоліки процесу планування, можна сформувати бюджет і скорегувати його під потреби компанії, щоб подолати ці недоліки, які викликають незадоволення зацікавлених сторін.

Наприклад, щоб вирішити проблему з тривалістю бюджетного циклу, кількістю ітерацій і трудомісткими зусиллями, спробуйте зменшити рівень деталей і звернутися до агрегованих бюджетів, побудованих навколо найважливіших груп продуктів, процесів і витрат. Це сприятиме кращій гнучкості та швидкості прийняття рішень і зосередить управлінську команду на ключових факторах ефективності.