Конститутивно-ключові підходи до побудови системи контролю якості аудитор.послуг

Частина 5. Елемент "Людські ресурси".

Положення з національної практики контролю якості[i]  вимагає від аудиторських фірм впровадити політику та процедури, які б надали їй обґрунтованої впевненості у тому, що фірма має достатньо персоналу, здібності, компетентність та відданість етичним принципам якого дають змогу надавати аудиторські послуги згідно з професійними стандартами, законодавчими і нормативними вимогами, і дають можливість фірмі надавати висновки (звіти), що відповідають умовам завдання.

Політика та процедури аудиторської фірми щодо персоналу можуть включати такі питання:

1) Наймання персоналу і планування потреб у персоналі.

Визначення процедур наймання допоможе аудиторській фірмі відібрати осіб, що відзначаються чесністю, порядністю та є компетентним. Такими процедурами можуть бути:

а) визначення цілей найму та встановлення чисельності працівників, що мають бути прийняті на роботу виходячи із кількості клієнтів на поточний момент та очікуваного зростання фірми і вікової динаміки персоналу;

б) визначення способів пошуку потенційних працівників та встановлення контакту з ними з метою пропозиції працевлаштування;

в) доведення інформації про кадрові потреби  і цілі наймання особам, які займаються найманням;

г) спостереження за ефективністю процедур наймання щоб визначити чи були дотримані політики і процедур фірми щодо наймання кваліфікованого персоналу через:

- встановлення кваліфікаційних вимог та розробку рекомендацій для оцінювання потенційних працівників на кожному кваліфікаційному рівні: визначити якості, якими мають володіти кандидати (інтелект, порядність, чесність, тощо), та професійні досягнення і досвід, бажані для початкового рівня та для досвідченого персоналу (освіта, особисті досягнення, досвід роботи, тощо);

- надання рекомендацій для наймання родичів працівників або родичів клієнтів, повторного наймання осіб, що працювали на фірмі раніше, наймання співробітників клієнтів;

- одержання біографій та документів, що підтверджують кваліфікації кандидатів (резюме, заяви про прийом на роботу, співбесіди, документи про освіту, особисті рекомендації, рекомендації від попередніх роботодавців, тощо);

- оцінювання кваліфікацію нових працівників, включаючи прийнятих незвичайним шляхом (наприклад, через злиття або придбання фірм), щоб визначити, чи відповідають вони вимогам Фірми;

ґ)     інформування кандидатів на посаду та новий персонал про політику й процедури фірми щодо процесу наймання.

2) Компетентність і кваліфікація.

В трудових відносинах під терміном «кваліфікація» мається на увазі ступінь або рівень професійної підготовки працівника, ступінь його відповідності певному рівню професійних вимог, його готовність до високоякісної праці. Отже, цінність трудових ресурсів визначається саме кваліфікацією персоналу.

Компетентність – це властивість, що притаманна людині, яка має знання і досвід, і здатна їх застосовувати та приймати на їх основі відповідні рішення і виносити судження. Докази наявності компетентного персоналу це ключове питання для аудиторської фірми.

Політики та процедури аудиторської фірми щодо персоналу повинні передбачати методи підвищення знань та компетентності персоналу. Зростання компетентності персоналу значною мірою залежить від безперервного професійного розвитку. Саме тому аудиторській потрібно робити наголос на необхідності продовження освіти персоналу всіх рівнів. Зі свого боку керівництво фірми має надавати потрібні для навчання ресурси та допомогу.

Підвищення компетентності може здійснюватися різними методами. Це може бути:

- професійна підготовка (процес навчання працівників професійним знанням та вмінням через навчання у навчальних закладах освіти, стажування, удосконалення професійної майстерності на робочому місці);

- безперервна професійна освіта, включаючи підвищення кваліфікації (надання доступу персоналу для ознайомлення з професійними стандартами, локальними документами фірми з питань якості аудиторських послуг, тощо; доведення інформації про поточні зміни в професійних стандартах; забезпечення спеціальною літературою з нововведеннями та матеріалами, які становлять загальний інтерес; доведення до відома персоналу інформації та законодавчих вимог з питань податкового законодавства, бухгалтерського обліку та аудиту, тощо);

- досвід роботи;

- наставництво (коли більш досвідчений і кваліфікований співробітник аудиторської фірми передає своєму підопічному знання і навички, необхідні йому для ефективного виконання професійних обов'язків);

- включення окремих співробітників в число слухачів спеціалізованих заходів, що організовуються самою аудиторською фірмою або сторонніми організаціями;

-  робота персоналу в професійних комітетах, підготовці публікацій, проведенні наукових семінарів і конференцій, в інших формах професійної діяльності.

3) Оцінка роботи.

З метою виявлення загального рівня професійної компетентності, потенційних можливостей персоналу, вивчення умов мотивації праці персоналу, для розробки заходів з розвитку персоналу аудиторська фірма повинна  проводити оцінку персоналу та його роботи.

Сьогодні існує велика кількість різних підходів до оцінки персоналу. Кожна аудиторська фірма самостійно визначає для себе які методи оцінки персоналу будуть використовуватися: тестування (оцінка за результатами рішення заздалегідь поставлених завдань), метод «360 градусів» (оцінка співробітника з усіх боків - керівником, підлеглими, колегами, клієнтами, самооцінка), ділові ігри, атестація, тощо). На вибір методу оцінки роботи персоналу в першу чергу буде впливати розмір аудиторської фірми. Зрозуміло, що невеликі фірми будуть застосовувати менш формалізовані методи оцінювання роботи свого персоналу. В таблиці 1 наведений приклад комплексної оцінки персоналу.

 Таблиця 1

Приклад комплексної оцінки персоналу  Не зважаючи на те який метод оцінки персоналу буде обраний аудиторською фірмою їх об’єднує один недолік – суб'єктивність. Результат оцінки завжди залежить від людини, яка проводить співбесіду та оцінює результати.

Зменшити суб'єктивні наслідки необхідно створити власні оціночні принципи (по аналогії з фундаментальними принципами професійної етики):

1) об’єктивність – на результат оцінки не повинні впливати суб’єктивні думки та необ’єктивні судження;

2) незалежність – настрій, сварки або навпаки близькі відносини, інші випадкові обставини не повинні впливати на результат оцінки;

3) достовірність – потрібно визначити реальний рівень володіння професійними навичками;

4) комплексність –потрібно проаналізувати міжособистісні зв'язки та відносини працівника всередині аудиторської фірми;

5) доступність – процедури та критерії оцінки є зрозумілими для персоналу, що оцінюється;

6) систематичність –процес оцінки персоналу має бути систематичним. Лише в цьому випадку він буде сприяти розвитку і вдосконаленню персоналу.

Для оцінки роботи персоналу, визначення винагороди та посадових підвищень, Положення з національної практики контролю якості також передбачає використовувати наступні процедури:

- доведення до персоналу вимог щодо якості роботи та принципів етики;

- ознайомлення персоналу з результатами оцінки;

- надання порад щодо роботи, прогресу та кар’єрного зростання;

- доведення до персоналу інформації, що допоможе їм зрозуміти: призначення на вищі посади залежать в першу чергу від якості роботи та дотримання етичних принципів, а неналежне дотримання політики й процедур фірми може призвести до дисциплінарного стягнення.

4) Можливість кар'єрного зростання та посадові підвищення.

Доволі часто представники невеликих аудиторських фірм нарікають що неможливо виконати вимоги Положення з національної практики контролю якості стосовно викладення політики та процедур щодо кар’єрного зростання. Щоб спростувати це, потрібно визначитися з тим, що є кар’єрою.

Кар'єру прийнято вважати просуванням вгору по службових сходах. Вертикальна кар’єра припускає, що співробітник, підвищуючи рівень особистої компетенції та професіоналізму, займає більш високу посаду на фірмі.

Але це твердження вірно лише на початку кар’єри. В подальшому кар’єра може формуватися вже і в горизонтальному напрямку. Види кар’єр за характером змін[ii] представлені на рис.2.

Крім того, визначаючи процедури щодо посадових підвищень, Положення з національної практики контролю якості рекомендує аудиторським фірмам дотримуватися наступного:

- розробити посадові інструкції з описом обов’язків на кожному рівні та очікуваних ділових якостей і кваліфікації;

- визначити критерії, які братимуться до уваги під час оцінювання особистих ділових якостей, і очікуваного професійного рівня (рівень професійних знань, наявність аналітичних здібностей та здатності мислити незалежно, комунікабельність, лідерські якості,  викладацькі здібності, тощо);

- оцінювати роботи персоналу і повідомляти його про успіхи, через:

- збирання й оцінювання інформації про виконання персоналом своїх обов’язків;

- періодичного інформування персоналу про його успіхи та професійні можливості;

- оцінювання результатів з акцентом на якості виконуваної роботи;

- призначити осіб, відповідальних за прийняття рішень про посадові підвищення.

5) Мотивація та винагорода.

В умовах розвитку підприємництва люди є конкурентним багатством компаній, яке, разом з іншими ресурсами, потребує постійного розвитку та мотивації для досягнення стратегічних цілей компаній. В сучасних умовах заробітна плата працівника вже не обмежується розміром якогось певного гарантованого фонду оплати праці. Все більше у керівництва компаній виникає бажання повніше враховувати індивідуальні результати праці найманих працівників, особисті ділові якості (кваліфікація, відповідальність, швидкість, творча ініціативу, точність і якість роботи). Для збільшення ефективності в діяльності співробітників все частіше використовується політика індивідуалізації трудових доходів персоналу.  

Для мотивації праці співробітників можуть бути використані дві форми винагороди:

1) зовнішні форми винагороди – заробітна плата, премії, оплата семінарів, курсів підвищення кваліфікації, гарні умови праці, компенсаційний пакет (оплата витрат на проїзд працівника до місця роботи і назад, надання безвідсоткових позик, тощо);

2) внутрішні форми винагороди – збіг цінностей фірми з життєвим стилем співробітника, комфорт, відчуття успіху, товариські стосунки в колективі, статус, ставлення до власного іміджу, цікава робота, тощо.

6) Призначення групи із завдання.

Відповідно до професійних стандартів керівник групи із завдання має нести відповідальність за кожне завдання. Через цю вимогу Положення з національної практики контролю якості передбачає для аудиторських фірм необхідність впровадити політику і процедури, які вимагають:

- доводити імена керівника групи із завдання та його роль у завданні ключовим особам у керівництві клієнта та найвищому керівництву клієнта;

- від керівника групи із завдання володіння необхідними знаннями, компетентністю та повноваженнями, часом для виконання своєї ролі;

- з метою визначення наявності часу для виконання обов’язків керівника групи  проводити моніторинг завантаження і наявності  таких керівників груп із завдання;

- чітко визначити відповідальність керівника групи із завдання та ознайомити його з нею;

- оцінювати знання та компетентність персоналу під час призначення групи із завдання, через вивчення наступних питань:

- чи має практичний досвід та розуміння, що набуті у відповідній підготовці та участі в практичній діяльності, виконання завдань аналогічного характеру та складності;

- чи розуміє вимоги професійних стандартів, законодавчих і нормативних актів;

- чи наявні відповідні технічні знання (у тому числі знання інформаційних технологій);

- чи має відповідні знання галузі, в якій працює клієнт;

- чи вміє застосовувати професійне судження;

- чи розуміє внутрішні політики та процедури контролю якості фірми.

[i] Положення з національної практики контролю якості аудиторських послуг 1 «Організація аудиторськими фірмами та аудиторами системи контролю якості аудиторських послуг» затверджене рішенням Аудиторської палати України від 27.09.2007 №182/4 (зі змінами та доповненнями) /[Електронний ресурс] Режим доступу: https://www.apu.net.ua/kontrol-yakosti

[ii] Гриньова В. М. Управління кар’єрним зростанням персоналу підприємства: Монографія / В. М. Гриньова, М. М. Новікова, О. А. Небилиця/ [Електронний ресурс]: – Режим доступу до документу: http://repository.hneu.edu.ua/jspui/bitstream/123456789/3184/1/Монография_2013.pdf