ТОП-10 ошибок работодателей при проверках

Тема трудовых проверок стала топовой с момента увеличения уровня минимальной заработной платы и принятия Закона Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины» № 1774-VIII, которым установлены новые штрафы за нарушение законодательс

Тема трудовых проверок стала топовой смомента увеличения уровня минимальной заработной платы и принятия ЗаконаУкраины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины» №1774-VIII, которым установлены новые штрафы за нарушение законодательства отруде, а также делегированы органам местного самоуправления полномочияГосударственной службы по вопросам труда касательно проведения трудовыхпроверок.

Последние четыре месяца бизнес сообщество горячообсуждало возможные варианты оптимизации затрат на оплату труда. Юристыпредоставляли консультации, проводились тренинги и семинары, касательноизменений в законодательстве, а власть, тем временем разрабатывала практическиймеханизм реализации закрепленных в законе положений.

26 апреля 2017 года страшный сонработодателей стал явью – Постановлением правительства утвержден Порядокосуществления государственного контроля за соблюдением законодательства отруде.

Со вступлением в силу этогонормативно-правового акта полномочия инспекторов труда расширились, появилисьновые основания для проведения внеплановых проверок, которые по новомуположению называются инспекционными посещениями. Еще одним прогнозируемымпоследствием станет увеличение количества инспекторов, уполномоченныхосуществлять такие посещения, минимум вдвое.

В то же время, проведение трудовыхпроверок регулируется также Законом Украины «Об основных принципахгосударственного надзора (контроля) в сфере хозяйственной деятельности», что вероятноприведет к спорным ситуациям и повлечет формирование новой судебной практики вэтой сфере правоотношений. 

Предприятия, пережившие проверкиГосударственной службы по вопросам труда в 2017 году отмечают, что изменениеполитического вектора в этой сфере ощутимо для представителей бизнеса. Трудовыепроверки больше напоминают налоговые, требования инспекторов ужесточились, апроцент предприятий, прошедших проверки без штрафов ничтожно мал.

Бизнес стал более уязвимым как передгосударственной машиной, для которой драконовские штрафы стали источникомнаполнения бюджета, так и перед недобросовестными конкурентами, которыеполучили новые возможности добыть информацию, парализовать или уничтожитьконкурирующее предприятие.

Как видим, для бизнеса создан микроклимат,в котором по закону джунглей, выживает сильнейший. Чтобы выстоять в новыхусловиях, необходимо мыслить на перспективу, а также анализировать ужесуществующий опыт. При проведении контрольных мероприятий на предприятииработодатели совершают типичные ошибки, которые в последствии дорого стоятпредприятию, а порою ставят под угрозу его существование. Чего не стоит делать,чтобы не наступать на грабли?

1.         Расслабляться, не найдясебя в годовом плане контрольных мероприятий

Зачастую руководители выдыхают соблегчением, не обнаружив предприятия в годовом плане проверок. Но такаярадость преждевременна. Плановые проверки не отменяли. Однако, не стоитзабывать о внеплановых инспектированиях, оснований для проведения, которых, кслову, стало на порядок больше.

Обращение работника о нарушениизаконодательства о труде или физического лица - о нарушении в отношении негоправил оформления трудовых отношений, решение суда, уведомление органовгосударственного надзора (контроля), правоохранительных органов, информация оторганов Госкомстата, ДФС, ПФУ, профсоюзных организаций, решение руководителяоргана контроля по выявлению неоформленных трудовых отношений – и это не полныйперечень причин для визита инспектора.

Опасаться стоит внеплановых контрольныхмероприятий, которые застают врасплох легкомысленных руководителей и становятсяиспытанием для бизнеса.

2.         Решать проблемы по мерепоступления

Часто руководство настолько вовлечено впроекты и решение ежедневных задач, что откладывает в длинный ящик принятиепревентивных мер по защите предприятия и подготовке к проверке, считая такиевопросы второстепенными.

Но, наверстать упущенное во время проверки–  сложная задача. Пытаясь подготовитьнедостающие документы за один день, трудно избежать ошибок, а воссоздатьдокументы, подлежащие регистрации, и вовсе невозможно. Непроинструктированныйперсонал, не сознавая того, навредит предприятию хуже конкурентов. А отсутствиеграмотного юриста, готового с первых часов включиться в проверку, лишитработодателя возможности обойти острые углы.

Поэтому, решать проблемы по мерепоступления, не лучшая идея в этой ситуации. Что бы избежать ущерба порезультатам проверки, готовить предприятие нужно заблаговременно.

3.         Не допускать инспекторак проверке

Пожалуй, у каждого предприятия есть«маленькие тайны», о которых инспектору лучше не знать. Иногда руководители принимаютрешение не допускать инспектора к проверке без законных на то оснований,ошибочно полагая, что таким образом скроют правонарушения и уйдут отответственности. Но это не так.

За недопуск инспектора к проведениюпроверки по вопросам соблюдения законодательства о труде законом предусмотренштраф - 9 600 гривен, а за недопуск к проверке по вопросам выявлениянеформальных трудовых отношений – 320 000 гривен.

Кроме того, уплата штрафа вовсе неозначает, что инспектор не придет на предприятие повторно.

Закон запрещает повторное проведениеплановых проверок предприятия одним и тем же контролирующим органом в течениипланового периода или повторных внеплановых проверок по тем же фактам, что былиоснованием их проведения. Но, поскольку из-за недопуска инспектора проверка несостоялась, у контролирующего органа есть все законные основания для проведенияповторной проверки.

Подобное решение работодателяцелесообразно лишь в том случае, если сумма штрафов за правонарушения,выявленные инспектором во время проверки, превысит сумму штрафа за недопускинспектора к проверке, а выигранное время позволит работодателю устранитьнарушения.

Отсутствие предприятия по местонахождению(адресу, указанному в ЕГРПОУ, других документах, послуживших основанием дляпроведения посещения) квалифицируется, как недопуск инспектора к проверке илипрепятствование в проведении.

4.         Допускать инспектора кпроведению контрольного мероприятия без проверки документов

Закон предоставляет предприятию право недопускать инспектора к проведению контрольных мероприятий в случае отсутствияили ненадлежащего оформления служебного удостоверения или направления напроверку.

Кроме того, отказ инспектора внестиинформацию о проверке в журнал регистрации проверок -  законная причина недопуска к проведениюпроверки.

Казалось бы, ничего сложного, но напрактике бывают случаи, когда переволновавшись, растерявшись или по незнанию,руководитель допускает инспектора к проверке, не посмотрев удостоверение, непереписав данные инспектора или не получив направления на проведение проверки.

Чем это чревато? Во-первых, допускинспектора к проверке лишает работодателя возможности в дальнейшем ссылаться натакие обстоятельства и требовать на этом основании прекращения проверки.

Во-вторых, не проверив документы и неудостоверившись в том, что на пороге предприятия действительно инспекторытруда, существует риск впустить на предприятия мошенников, что может повлечьутечку информации, материальный ущерб, хищение документов и т.д.

Государственная служба по вопросам трудаофициально заявила, что предприятия в Киевской, Львовской, Одесской,Днепропетровской, Житомирской и Полтавской областях стали жертвами мошенников,которые под видом инспекторов труда угрожали большими штрафами и требоваливзятки с предпринимателей.

5.         Скрываться отинспектора, рассчитывая на отсрочку проверки

Согласно законодательству, контрольныемероприятия на предприятии проводятся в присутствии руководителя или лица,уполномоченного руководителем.

Порою руководители, не назначая себе замены,задним числом оформляют отпуск, уходят на больничный или якобы уезжают вкомандировку, рассчитывая избежать проверки или выиграть время.

Но как показывает практика, такие маневрынеэффективны. Контролирующие органы считают, что в подобных случаях руководительобязан позаботится о назначении уполномоченного лица (в.о. руководителя,заместителя руководителя, физического лица по доверенности) и квалифицируютэто, как препятствование в проведении проверки. Таким образом, вместо отсрочкируководитель получает штраф.

6.         Пренебрегать подготовкойперсонала

Часто, готовясь к проверке, работодателиконцентрируются на подготовке кадровой и бухгалтерской документации, непридавая должного значения подготовке персонала. Зря!

Сотрудники – кладезь информации дляинспектора. Непроинструктированные сотрудники – бесценный кладезь!

На предприятиях работают специалистыразного профиля, зачастую очень далекие от юриспруденции. Согласитесь,секретарь, курьер, охранник, уборщица, системный администратор, менеджер среднегозвена скорее всего не процитируют наизусть законы, а вот поведать о делахпредприятия внушающему доверие государственному служащему, могут многое.

Казалось бы, безобидный разговор наперекуре о кредитах и задержках зарплат, трудностях в оформлении визы из-замаленькой официальной зарплаты, брошенная фраза об усталости из-за работыдопоздна, может обернуться предприятию в кругленькую сумму.

Поэтому инструктаж персонала касательно ихправ, категорических табу и порядка действий при проверках – пункт номер одинпри подготовке предприятия. Информация сотрудникам может быть донесена в видеинструкции, где прописан алгоритм действий сотрудников при проверке, натематическом тренинге или семинаре, проведенном юристом или в крайнем случаесамим руководителем на собрании коллектива.

7. Предоставлять инспектору все запрашиваемые документы

Еще одна ошибка работодателей -предоставление всех запрашиваемых инспектором документов. Часто инспекторыпросят предоставить больше документов, нежели требуется для проверки.

Инспектор имеет право знакомиться и делатькопии с любых книг, реестров и документов, ведение которых предусмотреноисключительно законодательством о труде и которые содержат информацию касательнопредмета инспекционного посещения.

Чем больше документов предоставитработодатель, тем выше шансы инспектора найти в них погрешность. Лишняяинформация может стать поводом для дальнейших объяснений.

8. Указывать инспектору на ошибки

Инспекторы такие же люди, которымсвойственно ошибаться. Но указывать проверяющему на ошибки не стоит по двумпричинам.

Во-первых, излишняя дотошность ипридирчивость работодателя вызовет негативные эмоции у представителяконтролирующего органа, что отразится на ходе проверки.

Во-вторых, ошибки инспектора – это козырьработодателя. Чем больше процедурных ошибок допустит проверяющий во времяинспекционного посещения, тем выше шансы работодателя оспорить результатыпроверки. Поэтому, ошибки инспектора фиксируются, а не озвучиваются.

9. Подписывать акт проверки без изложения замечаний

По окончанию проверки инспектор составляетакт, который содержит информацию о выявленных нарушениях и подлежит подписаниюруководителем или уполномоченным лицом предприятия.

Часто руководители подписывают такой акт,подтверждая своей подписью согласие с его содержанием, а после консультаций сюристами, пытаются его оспорить. В таком случае процедура обжалованияусложняется, ведь, как говориться, после драки кулаками не машут.

Дабы не ставить себе палки в колеса,руководитель должен внимательно изучить акт и в случае наличия в неминформации, что не соответствует действительности или которая в последствииможет быть обжалована, подписывать акт, предварительно изложив к немузамечания.

Если для формулировки замечаний нужновремя или юридическая помощь – спасает примечание к подписи «С информацией,изложенной в акте не согласен, замечания будут поданы в установленном закономпорядке» – согласно закону замечания, могут быть поданы на протяжении трех днейс даты подписания акта.

10. Отказываться от подписания акта проверки

Некоторые работодатели ошибочно полагают, что,отказавшись от подписания акта проверки, у них не возникнет обязательства пооплате штрафов за выявленные и зафиксированные в акте правонарушения.

На деле же, инспектор отправитработодателю указанный акт рекомендательным письмом, и не получив обратноподписанный экземпляр на протяжении трех дней с дня доставки, составит акт оботказе от подписания.

Отказ руководителя предприятия или лицауполномоченного руководителем от подписания акта без указания причин фактическиприравнивается к согласию с информацией, отображённой в нем, и как следствиеналожению на предприятие штрафа.