Діджиталізація обліку трудової діяльності

Сьогодні набув чинності Закон України “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі” (реєстр.№ 1217-IX від 05.02.2021 року).

Згідно вимог ст. 48 вказаного вище Закону, облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в Реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом України  “Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування” (https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/1217-20#Text).

Електронна трудова книжка – це, по суті, цифровий аналог паперової, тому в ній буде відображатись інформація про стаж, яка наявна в паперовій книжці.

Перевагою електронної трудової є те, що вона дає можливість уповноваженим органам призначати і здійснювати перерахунок пенсії автоматично (без звернення особи) та збирання документів за всю її трудову діяльність.

Як оформити електронну трудову книжку

Включення до Державного реєстру відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюватиме Пенсійний фонд (через веб-портал електронних послуг) на підставі відомостей, поданих роботодавцем або працівником, скріплених кваліфікованим електронним підписом. Облік трудової діяльності буде вестися у складі персональної електронної облікової картки в Реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Вимоги до сканкопій документів, які подаються до Пенсійного Фонду України:

- сканкопія повинна бути кольорова, чітка і читабельна;

- сканувати слід усі заповнені сторінки трудової книжки в хронологічному порядку (незаповнені сторінки трудової книжки (вкладиша) сканувати не потрібно);

- відскановані документи слід зберігати у форматах jpg або pdf;

- розмір кожного файла не має перевищувати 1 мб;

- назви файлів мають відповідати виду відсканованого документа.

Перехідний період

Згідно перехідних і прикінцевих положень Закону встановлюється, що включення Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом п’яти років з дня набрання чинності цим Законом на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою у порядку та строки, встановлені Пенсійним фондом України за погодженням із центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері соціального захисту населення, та центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері трудових відносин.

Протягом перехідного періоду можна використовувати як паперову трудову книжку, так і електронну форму наявних або внесених відомостей про трудову діяльність.

Де переглянути свою електронну трудову книжку

На порталі електронних послуг Пенсійного фонду України portal.pfu.gov.ua у розділі  “Відомості про трудову діяльність”.

Підсумовуючи, зазначу, що безперечним позитивним моментом Закону “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі” є те, що з його появою, з’являється реальна можливість  уникнути паперової бюрократії, залишаться у минулому всі сумнозвісні історії з фіктивними записами у трудових книжках, “проблемних звільнень”, за яких роботодавець часто полюбляв не видати трудову у день звільнення працівника, натомість отримаємо чітку, зрозумілу, прозору процедуру із внесення відомостей про трудову діяльність працівників та їх зберігання.