Выбор системы внешнего электронного документооборота
Системы внешнего электронного документооборота (ЭДО) от разных вендоров имеют свои особенности. На что следует обратить внимание, прежде чем сделать выбор в пользу одной из них?
Простота и удобство интерфейса
Первое, на что следует обратить внимание: простота и удобство интерфейса. Если за 30 минут вам не удалось разобраться в основных функциях системы — попробуйте другую. Разумеется, для того, чтобы разобраться во всех тонкостях работы потребуется время и инструкция пользователя, но основные принципы работы должны быть понятны сразу.
Поддержка всех КЭП
Система должна поддерживать все КЭП, которые выдают Квалифицированные поставщики электронных доверительных услуг Украины. Возможность регистрации и входа в систему с помощью КЭП или Mobile Id тоже существенно облегчают жизнь.
Последовательное согласование
В системе ЭДО должно быть реализовано последовательное согласование. Если, к примеру, бухгалтер не утвердил документ и отправил его на доработку, то юристу не надо время тратить на ознакомление с ним. Он приступит к работе после того, как документ будет согласован предыдущей инстанцией.
Пакетное подписание
Есть документы с мелкими суммами, незначительные или стандартные, подписывать которые даже в самой удобной системе ЭДО долго и утомительно. Так что наличие функции пакетного подписания будет большим плюсом.
Наличие встроенного чата
Чтобы объяснять причину неподписания документа, внесения корректив и обсуждения прочих моментов можно использовать почту или телефон. Но удобнее делать это не выходя из системы документооборота, во встроенном чате, как с сотрудниками компании, так и с внешними контрагентами.
Удобство работы с архивом
В системе должен быть удобно реализован архив, в возможностью поиска по атрибутам, реквизитам, сумме и так далее.
Административная панель и настройки системы
В системе должна быть удобная административная панель, с помощью которой можно настраивать систему исходя из потребностей компании. В ней должна быть возможность создать структуру организации и департаменты, у каждого из которых будет свой документооборот. Тогда документопотоки разных отделов не будут пересекаться. Важна еще возможность настраивать маршрутизацию документов в департаментах и распределять роли сотрудников: загружать, согласовывать, утверждать и подписывать документы или просто ознакамливаться с ними.
Мобильное приложение
Системы внешнего ЭДО — это веб-решения, работа в них происходит в браузере. Тем не менее, наличие приложения для смартфона/планшета добавит вам мобильности. Это просто и удобно. Даже если интерфейс системы в мобильном устройстве будет лишен части функционала, ознакомиться с документом, согласовать и подписать его в приложении будет удобнее, чем в браузере.
Онсайт/онлайн
Наличие онсайт версии системы — это то, что может заинтересовать средний и крупный бизнес. Онлайн система универсальна и работает «из коробки». Онсайт система может быть развернута на сервере клиента, кастомизированная и даже брендирована.
Безопасность
Провайдер сколько угодно может рассказывать о надежности системы, но без доказательств — это будут просто слова. Есть компании, которые специализируются на проверке программных продуктов на уязвимость. Они пытаются взламывать системы, используя все возможные сценарии хакерских атак. Это называется penetration test. И если у вендора есть документ об успешном прохождении подобного теста — значит на продукт стоит обратить внимание. Соответствие требованиям GDPR тоже будет плюсом.
Возможность интеграции с другими системами
И еще один важный момент: возможность интеграции решения внешнего ЭДО с другими системами автоматизации предприятии. Это необходимо для того, чтобы информация из внешней и внутренней систем беспрепятственно попадали из одной в другую. Чем проще интегрировать эти системы с помощью API интерфейса — тем лучше.
Практически у всех систем внешнего электронного документооборота есть тестовый период. Не поленитесь поработать в нескольких из них, чтобы оценить все достоинства и недостатки.
- Пенсійна реформа 2025 року Андрій Павловський 18:17
- Все про ПДВ: коротка інструкція від адвоката Сергій Пагер 09:52
- Инструкция для семей: как проверить статус военного и оформить необходимые выплаты Віра Тарасенко вчора о 23:25
- Схеми "золотих паспортів" у ЄС під забороною: удар по російським олігархам Володимир Горковенко вчора о 23:08
- Захист прав національних спільнот – основний критерій вступу України в Європейський Союз Сергій Пєтков вчора о 18:12
- Час убезпечувати тил Євген Магда вчора о 15:36
- Шанс або вирок: як бути бізнесу в епоху цифрової трансформації Богдан Данилко вчора о 15:16
- Звільнення багатодітних батьків від оподаткування на об’єкти житлової нерухомості Юрій Стеценко вчора о 13:39
- Це не працює в B2B-маркетингу: як уникнути найпоширеніших помилок Алла Болоховська вчора о 11:46
- Проєкт регулювання криптоактивів в UK Олександр Черних вчора о 11:00
- Проблеми з концентрацією уваги: чому виникають і чи варто бити на сполох? Ольга Малахова 29.04.2025 20:51
- Корпоративна безпека під час війни: як управляти ризиками в умовах невизначеності Тетяна Андріанова 29.04.2025 16:49
- Аргентина відкриває правду про нацистів і диктатуру Дмитро Зенкін 29.04.2025 14:59
- Заповіт під вибухами: як військові передають останню волю без нотаріуса Світлана Приймак 29.04.2025 13:47
- Цивільна відповідальність за дитину: суд присудив відшкодувати збитки за пожежу Артур Кір’яков 29.04.2025 12:59
-
Ухиляння від переговорів: Росія вже не хоче обговорювати зі США закінчення війни
Думка 37112
-
Битва палубних винищувачів: в Індії французькі Rafale без бою перемогли російські МіГи
Думка 16608
-
Індія та Пакистан на межі війни. Чи вийде зупинити нову ядерну загрозу – сценарії
9967
-
Америка в тумані "величі". 100 днів Трампа у цифрах і фактах
6303
-
Аеропорт "Львів" заявив про загрозу закриття через житлову забудову Сокільників
Бізнес 5727