Выбор системы внешнего электронного документооборота
Системы внешнего электронного документооборота (ЭДО) от разных вендоров имеют свои особенности. На что следует обратить внимание, прежде чем сделать выбор в пользу одной из них?
Простота и удобство интерфейса
Первое, на что следует обратить внимание: простота и удобство интерфейса. Если за 30 минут вам не удалось разобраться в основных функциях системы — попробуйте другую. Разумеется, для того, чтобы разобраться во всех тонкостях работы потребуется время и инструкция пользователя, но основные принципы работы должны быть понятны сразу.
Поддержка всех КЭП
Система должна поддерживать все КЭП, которые выдают Квалифицированные поставщики электронных доверительных услуг Украины. Возможность регистрации и входа в систему с помощью КЭП или Mobile Id тоже существенно облегчают жизнь.
Последовательное согласование
В системе ЭДО должно быть реализовано последовательное согласование. Если, к примеру, бухгалтер не утвердил документ и отправил его на доработку, то юристу не надо время тратить на ознакомление с ним. Он приступит к работе после того, как документ будет согласован предыдущей инстанцией.
Пакетное подписание
Есть документы с мелкими суммами, незначительные или стандартные, подписывать которые даже в самой удобной системе ЭДО долго и утомительно. Так что наличие функции пакетного подписания будет большим плюсом.
Наличие встроенного чата
Чтобы объяснять причину неподписания документа, внесения корректив и обсуждения прочих моментов можно использовать почту или телефон. Но удобнее делать это не выходя из системы документооборота, во встроенном чате, как с сотрудниками компании, так и с внешними контрагентами.
Удобство работы с архивом
В системе должен быть удобно реализован архив, в возможностью поиска по атрибутам, реквизитам, сумме и так далее.
Административная панель и настройки системы
В системе должна быть удобная административная панель, с помощью которой можно настраивать систему исходя из потребностей компании. В ней должна быть возможность создать структуру организации и департаменты, у каждого из которых будет свой документооборот. Тогда документопотоки разных отделов не будут пересекаться. Важна еще возможность настраивать маршрутизацию документов в департаментах и распределять роли сотрудников: загружать, согласовывать, утверждать и подписывать документы или просто ознакамливаться с ними.
Мобильное приложение
Системы внешнего ЭДО — это веб-решения, работа в них происходит в браузере. Тем не менее, наличие приложения для смартфона/планшета добавит вам мобильности. Это просто и удобно. Даже если интерфейс системы в мобильном устройстве будет лишен части функционала, ознакомиться с документом, согласовать и подписать его в приложении будет удобнее, чем в браузере.
Онсайт/онлайн
Наличие онсайт версии системы — это то, что может заинтересовать средний и крупный бизнес. Онлайн система универсальна и работает «из коробки». Онсайт система может быть развернута на сервере клиента, кастомизированная и даже брендирована.
Безопасность
Провайдер сколько угодно может рассказывать о надежности системы, но без доказательств — это будут просто слова. Есть компании, которые специализируются на проверке программных продуктов на уязвимость. Они пытаются взламывать системы, используя все возможные сценарии хакерских атак. Это называется penetration test. И если у вендора есть документ об успешном прохождении подобного теста — значит на продукт стоит обратить внимание. Соответствие требованиям GDPR тоже будет плюсом.
Возможность интеграции с другими системами
И еще один важный момент: возможность интеграции решения внешнего ЭДО с другими системами автоматизации предприятии. Это необходимо для того, чтобы информация из внешней и внутренней систем беспрепятственно попадали из одной в другую. Чем проще интегрировать эти системы с помощью API интерфейса — тем лучше.
Практически у всех систем внешнего электронного документооборота есть тестовый период. Не поленитесь поработать в нескольких из них, чтобы оценить все достоинства и недостатки.
- Сімейне підприємництво в Україні: міжнародний досвід та перспективи Юлія Мороз 14:15
- Світло – не трофей Ірина Голіздра 12:56
- Оскарження тарифу на електроенергію: КОАС розглядає справу проти постанови КМУ Андрій Хомич 11:38
- Господарювання без сторонніх або ТОВ з 1 учасником Альона Пагер 09:39
- Капітал у квадратних метрах: стратегічний погляд на інвестиції в українську нерухомість Раміль Мехтієв 09:07
- Хто вбив Андрія Портнова? Дмитро Золотухін 01:17
- Психосоціальні ризики: прихована загроза безпеці праці, яку не варто ігнорувати Валентин Митлошук вчора о 15:51
- Війна і молодь України: виклики, нові цінності та перспективи розвитку після війни Захарій Ткачук вчора о 13:32
- Що робити зі скасуванням торгівельного безвізу для України Юрій Щуклін вчора о 13:22
- Суд не вправі оцнювати ухвали НСРД Андрій Хомич вчора о 11:39
- 8 звичок бідних людей, які заважають розбагатіти Олександр Висоцький вчора о 11:23
- Кому дадут отсрочку: новые правила для многодетных отцов и не только Віра Тарасенко 20.05.2025 23:41
- Gaming в Онтаріо, або як Операторам успішно отримати ліцензію Ольга Ярмолюк 20.05.2025 17:48
- Аудити безпеки в громадах: інноваційна методика для громад Галина Скіпальська 20.05.2025 14:22
- Що приховала влада у державному бюджеті 2024 року? Любов Шпак 20.05.2025 13:05
-
Андрій Портнов: історія, що починалась в кримінальному Луганську, а закінчилась у Мадриді
46441
-
Зумери поступово відмовляються від навички, яка супроводжувала людство протягом 5500 років
Життя 24012
-
Росія ударила по Шостці. Пояснюємо подвійну загрозу новини про "70 загиблих на полігоні"
19163
-
Трамп провалив переговори, настав час рішуче посилити тиск на Кремль
Думка 9053
-
Канада готова допомогти Україні створити пенсійну систему за канадським зразком
Фінанси 5226