Как оптимизировать работу бухгалтерской службы?
Часто бухгалтера сетуют на нехватку кадров, поэтому склонны нанимать дополнительный персонал и думают, что процессы заработают лучше. Эта парадигма мышления крайне обманчива.
Немногие руководители украинского бизнеса задумываются об оптимизации бизнес процессов в компании. Одни не понимают или не видят в этом ценности, другие предпочитают финансовые показатели, как показатель успешности. Есть и такие, которым просто некогда. Правду сказать, бухгалтерия – это самое последнее, что интересует среднестатистического украинского бизнесмена. Думаю, именно поэтому профессия бухгалтера сильно недооценена в нашей стране.
Иногда я спрашиваю предпринимателей, прибыльный ли у них бизнес. И понимаю, что финансовую отчетность они не смотрят, прибыльный бизнес или убыточный - абсолютно неважно, куда важнее выручка и ликвидность. Простыми словами – деньги есть или их нет. Именно поэтому вопрос оптимизации работы бухгалтерии – дело самой бухгалтерии. Думаю, многие столкнулись с проблемой нехватки профессиональных кадров на рынке. А значит оптимизация бизнес процессов как никогда кстати.
Итак, если вы устали гоняться за квалифицированными кадрами, если осознанно пришли к тому, что пора заняться оптимизацией процессов бухгалтерской службы, если вы готовы вести этот проект самостоятельно, то следует разработать план улучшений и имплементировать его с соблюдением четко обозначенных временных рамок.
Основные этапы на стадии разработки должны включать следующие шаги:
Определение цели
На этом этапе важно ответить на вопрос «Зачем?». Иными словами, что мы хотим получить в результате реализации данного проекта? Как правило, поиск ответа лежит в плоскости существующих проблем – перегруженность сотрудников бухгалтерии или наоборот раздутый штат, низкий контроль за документооборотом, отсутствие актуальных данных для принятия решений руководством, низкая автоматизация и, как результат, нарастающее количество ошибок, отсутствие предупреждающих действий, направленных на диагностирование возможных финансовых потерь и т.д. Говорят, осознание проблемы – первый шаг к ее решению. Так и есть, возьмите лист бумаги и выпишите все проблемы, с которыми вам приходится ежедневно сталкиваться. Это поможет вам определить ключевые цели – вашу мотивацию для будущих изменений.
Анализ существующих бизнес процессов
Часто бухгалтера сетуют на нехватку кадров, поэтому склонны нанимать дополнительный персонал и думают, что процессы заработают лучше. Эта парадигма мышления крайне обманчива. Я убеждена, начинать надо именно с анализа существующих бизнес процессов, как все работает сегодня (as-is), причем на каждом этапе учета и отчетности. Важно понять, кто чем занят, насколько автоматизированы процессы и какова вероятность ошибки от ручного труда. Постепенно, начиная с самых простых участков учета, следует перейти к более сложным вопросам ответственности и контроля. Главный бухгалтер должен уметь делегировать не только задачи, а и ответственность.
Я рекомендую детально прописать существующие бизнес процессы в блок-схемах, указать, насколько процесс автоматизирован, кто за него ответственный и кем конкретно он контролируется. Это позволит увидеть как имеющиеся проблемы, так и зоны для развития и оптимизации. Кроме того, такая работа откроет для вас те 20% людей, которые дают 80% результата. Закон Парето используется как базовый инструмент в анализе факторов эффективности любой деятельности.
Разработка новых процессов или улучшение существующих
На данном этапе хорошо было бы изучить лучшие практики (best-in-class), к примеру, как построена бухгалтерская служба в иностранных компаниях. А потом сравнить лучшие практики с существующими бизнес моделями с одной лишь целью – увидеть то лучшее, что можно позаимствовать для вашей компании.
Далее я рекомендую создать рабочую группу, задачей которой будет наработка идей, которые позволят решить выявленные проблемы в существующих бизнес процессах. А потом и доработать или создать новые процессы с нуля, как это должно быть (to be). Снова таки, в блок-схемах, а позднее и в описании до деталей, как это должно работать.
В рабочую группу я рекомендую включить не только ключевых сотрудников бухгалтерии, задействовать следует и ІТ специалистов, юристов, финансового директора, возможно и других руководителей подразделений (маркетинг, логистика и т.д.) – всех, с кем непосредственно работает бухгалтерская служба. Такая синергия позволит наиболее точно построить эффективный документооборот в компании.
Упростить и качественно изменить существующие бизнес процессы позволят следующие шаги:
– прозрачная и понятная структура ведения бизнеса;
– отказ от наличных расчетов и упрощение кассовой дисциплины;
– грамотная учетная политика, которая обеспечит применение единых подходов и принципов учета;
– переход на единый программный продукт, особенно для группы компаний, возможно с использованием искусственного интеллекта;
– применение единых стандартов - IFRS, если бизнес представлен не только в Украине;
– использование инвойса, как единого первичного документа, законодательство Украины это позволяет;
– электронный документооборот;
– полная автоматизация и отказ от ручного труда.
План действий или Матрица ответственности
Все, что нужно для достижения цели – это качественное управление проектом. Именно проектное управление позволяет добиться успеха в четко отведенное время и с утвержденным бюджетом. В мире не существует идеальной системы управления проектом, однако есть эффективные подходы. Я рекомендую создать план действий на основании матрицы ответственности. По сути это таблица Excel, в которую заносятся все этапы проекта, сроки реализации, ответственные лица и точки контроля. Здесь важна детализация, чем больше ее будет, тем успешнее будет реализован проект.
Помните, успешность имплементация проекта будет напрямую зависеть от качественно подготовленного плана действий и перманентного контроля за его реализацией.
- Війна змінила правила гри: Україна на першому місці за передачами озброєння (2022–2024) Христина Кухарук вчора о 16:22
- Как оформить наследство в Украине, если вы находитесь за границей: пошаговая инструкция Віра Тарасенко вчора о 14:50
- Централізація закупівель: як Україна та ЄС підвищують ефективність державних витрат Олена Усеінова 23.05.2025 17:38
- Обмеження переказів між картками: що зміниться з 1 червня? Денис Терещенко 23.05.2025 15:07
- Як уникнути блокування податкових накладних? Сергій Пагер 23.05.2025 08:47
- Сімейне підприємництво в Україні: міжнародний досвід та перспективи Юлія Мороз 22.05.2025 14:15
- Світло – не трофей Ірина Голіздра 22.05.2025 12:56
- Оскарження тарифу на електроенергію: КОАС розглядає справу проти постанови КМУ Андрій Хомич 22.05.2025 11:38
- Господарювання без сторонніх або ТОВ з 1 учасником Альона Пагер 22.05.2025 09:39
- Капітал у квадратних метрах: стратегічний погляд на інвестиції в українську нерухомість Раміль Мехтієв 22.05.2025 09:07
- Хто вбив Андрія Портнова? Дмитро Золотухін 22.05.2025 01:17
- Психосоціальні ризики: прихована загроза безпеці праці, яку не варто ігнорувати Валентин Митлошук 21.05.2025 15:51
- Війна і молодь України: виклики, нові цінності та перспективи розвитку після війни Захарій Ткачук 21.05.2025 13:32
- Що робити зі скасуванням торгівельного безвізу для України Юрій Щуклін 21.05.2025 13:22
- Суд не вправі оцнювати ухвали НСРД Андрій Хомич 21.05.2025 11:39
- Хто вбив Андрія Портнова? 3489
- Україна: 68 місце за якістю життя і 87 за зарплатами – сигнал для реформ 217
- Секс під час війни: про що мовчать, але переживають тисячі 157
- Війна змінила правила гри: Україна на першому місці за передачами озброєння (2022–2024) 103
- Обмеження переказів між картками: що зміниться з 1 червня? 99
-
Нові 1920-ті, "кернесанс" і "Геть від Москви!": як живе Харків за 30 км від Росії
12448
-
Натреновані на вбивство: Кремлю доведеться розв'язувати проблему розлючених фронтовиків
Думка 7241
-
L'Oréal Україна запускає другий сезон програми L'Oréal Startup Hub: як подати заявку
Новини компаній 5806
-
П'ять горіхів з високим вмістом білка: які в них переваги
Життя 4500
-
Маніпулятори поруч: провина, сором, знецінення — чому ми роками терпимо токсичних людей
Життя 4285