"Грудневі жнива" в державних закупівлях. У передноворічному поспіху не забути про головне

Кінець року в закупівлях вже давно характеризується сталим виразом "грудневі жнива".

Кількість закупівель, що їх необхідно встигнути провести до кінця року, стрімко зростає. Але крім закупівель, договорів, які будь-що треба встигнути укласти, у замовників в кінці року додається ще клопотів.

В останній день 2021 року вже відійдуть в минуле тендерні комітети. Всі закупівлі проводитимуть виключно уповноважені особи, які мають пройти відповідне тестування на сайті Уповноваженого органу. Сподіваюсь, вже всі встигли скласти тест?

Адже жодних винятків не буде: закупівлі, які в поточному році розпочаті або заплановані тендерним комітетом буде завершувати уповноважена особа. І ці функції уповноваженої особи обов’язково мають бути прописані у відповідному положенні – такі як  проведення процедур закупівель, запланованих тендерним комітетом; завершення уповноваженою особою процедур закупівель, розпочатих тендерним комітетом та інші.

І знову ж таки, уповноважена особа (а також особа, на яку буде покладено виконання її обов’язків у разі відсутності) має успішно пройти тестування, без якого не зможе проводити закупівлі.

Тому ще раз раджу не зволікати з тестуванням! Хто ще його не пройшов, оскільки рік закінчується, а до речі, відсутність у вас необхідного сертифікату розпочаті у 2021 році закупівлі не зупиняє, що може поставити під загрозу їх завершення.

Для проходження тесту необхідно протягом години дати правильну відповідь на 30 запитань із 50 запропонованих, обравши із чотирьох варіантів один вірний. Часу достатньо, питання нескладні, у разі невдачі через три дні можна спробувати ще раз.

Ще одна необхідність у замовників наприкінці року – продовжити дію окремих договорів на наступний рік. Це теж необхідно зробити до кінця грудня, оскільки подовжити можна лише діючий договір, зобов’язання по якому виконуються.

Така можливість передбачена частиною шостою статті 41 Закону України «Про публічні закупівлі», а саме: Дія договору про закупівлю може бути продовжена на строк, достатній для проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі на початку наступного року в обсязі, що не перевищує 20 відсотків суми, визначеної в початковому договорі про закупівлю, укладеному в попередньому році, якщо видатки на досягнення цієї цілі затверджено в установленому порядку.

Оскільки відповідно до пункту 6 частини першої статті 1 Закону договір про закупівлю – це  господарський договір, що укладається між замовником і учасником за результатами проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі та передбачає платне надання послуг, виконання робіт або придбання товару, таким чином можна продовжити дію договору, укладеного в результаті проведення процедури закупівлі або спрощеної закупівлі. Дію прямого договору таким чином продовжити неможливо. І дію договору укладеного за так званою коронавірусною процедурою (Звіт про укладений договір COVID-19) теж. Пам’ятайте про це!

Можливість продовжити термін дії договору на наступний рік є необхідною, коли закупівля на наступний рік ще не проведена, а предметом закупівлі є товари/послуги, споживання яких носить безперервний характер і не може бути відстрочено до завершення процедури закупівлі та укладення договору. Такими товарами можуть бути, наприклад, електроенергія, природний газ, лікарські засоби, кейтерингові послуги, автомобільне пальне тощо.

Які саме особливості замовник має врахувати у разі пролонгації договору про закупівлю на наступний рік.

Перш за все, договір має бути діючим, якщо в кінці року договір вже закритий – подовжити його дію буде неможливо.

Договір подовжується на суму до 20 відсотків від суми договору, укладеного в попередньому році. Мається на увазі остаточна сума договору, з урахуванням всіх змін, що вносилися до договору протягом терміну його дії.

Строк подовження договору не має значення, оскільки Законом обмежується лише обсяг, а стосовно строку подовження дано визначення ‑  достатній для проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі на початку наступного року.

Як правило, замовники подовжують дію договору на І квартал наступного року – до 31 березня, але це не є обов’язковою умовою. При проведенні спрощеної закупівлі строк може бути коротшим.

Якщо замовнику вдалося провести закупівлю в короткий термін, наприклад до середини лютого, чи потрібно розривати достроково договір, що був пролонгований до 31 березня? Ні, такої необхідності немає. Початком дії нового договору може бути вказано день, наступний за днем завершення договору пролонгованого (наприклад, 1 квітня). Але цей момент щодо  дострокового розірвання  пролонгованого договору залишається на розсуд замовника, а також залежить від того, як саме були сформульовані умови в додатковій угоді.

Продовження строку дії договору обов’язково передбачає, що замовник на початку року проведе відповідну закупівлю, тобто Законом не дозволяється просто продовжити дію договору, збільшивши при цьому його суму до 20 %, і не провести закупівлю аналогічних товарів /робіт /послуг на наступний рік.

Чи повинна закупівля на наступний рік бути вже обов’язково оголошена на час пролонгації? Ні, такої вимоги немає. Оскільки подовжити можна лише діючий договір, то таке подовження має відбутися до 31 грудня поточного року, тоді як оголосити закупівлю на наступний рік можна і в січні.

Ще виникає у замовників таке запитання, як бути, коли на кінець року є декілька діючих договорів з аналогічним предметом закупівлі. Наприклад, таке можливо під час закупівлі лікарських засобів, пального тощо.

Прямої заборони продовжувати на початок наступного року більше ніж один договір з аналогічним предметом закупівлі Закон не містить, тобто замовник теоретично має право продовжити кожен із них. Але виходячи із формулювання частини шостої статті 41 Закону, замовник має врахувати, що у разі продовження дії декількох договорів він має включити до річного плану та оголосити на початку року стільки ж процедур закупівель. Такі дії можуть суперечити нормам частини десятої статті 3 Закону, а саме, що замовник не має права ділити предмет закупівлі на частини з метою уникнення проведення процедури відкритих торгів/спрощених закупівель або застосування цього Закону, зокрема положень частини третьої статті 10 цього Закону.

Тобто, продовжувати декілька договорів з аналогічним предметом закупівлі на початку року недоцільно. Але в такому випадку замовник сам аналізує та обирає який з договорів буде продовжено чи закрито, виходячи з вартості договору, асортиментного переліку товарів тощо.

І звичайно, видатки на закупівлю мають бути затверджені в установленому порядку.

Тепер про звітування про виконання договору. Законодавством передбачено публікацію звіту про виконання договору протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами, або його розірвання.

Закон не містить вимоги про обов’язкову публікацію звіту про виконання договору на підставі, що настала раніше за інші. Замовник сам обирає, публікувати звіт після останньої оплати за договором (якщо вона здійснювалася після поставки товару) чи після завершення строку дії договору.

Якщо строк дії договору встановлено до 31.12.2021, то двадцятий робочий день після вказаної дати – 01.02.2022.

Звичайно, нагадаю про коронавірусні закупівлі. Якщо протягом року ви здійснювали закупівлі за процедурою Звіт про укладений договір COVID-19, звіт про виконання такого договору обов’язково має бути оприлюднений в електронній системі закупівель. Не раджу забувати про оприлюднення, адже це тягне за собою накладення штрафу органом державного фінансового контролю.

Стосовно планування на наступний рік зазначаю, що Законом не встановлено обов’язку замовника складати та затверджувати річний план закупівель на підставі кошторису (тимчасового кошторису), фінансового плану (плану асигнувань, плану використання бюджетних коштів).

Замовник для забезпечення невідкладних потреб у товарах, роботах і послугах у наступному році, може наприкінці поточного року (або на початку наступного року) розпочати закупівлю за відповідним предметом закупівлі.

Водночас при укладанні договору про закупівлю за результатом процедури розпоряднику (одержувачу) бюджетних коштів необхідно обов’язково враховувати вимоги частини першої статті 23 та частини четвертої статті 48 Бюджетного кодексу України, які забороняють взяття розпорядниками (одержувачами) бюджетних зобов’язань та здійснення платежів без відповідних бюджетних асигнувань, що в свою чергу надаються відповідно до встановлених бюджетних призначень.

Тому, в проекті договору про закупівлю та договорі про закупівлю замовнику необхідно передбачити відповідний порядок виникнення договірних зобов’язань в залежності від реального фінансування.

При цьому істотні умови договору про закупівлю не можуть змінюватися після його підписання до виконання зобов’язань сторонами в повному обсязі, крім випадків, передбачених Законом.

Детальніше про планування закупівель в листі Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 03.09.2020 № 2204-04/54160-06.

Вдалого завершення року!