Спільна онлайн-робота та спільне онлайн-редагування документів: що потрібно знати
Як швидко та ефективно оптимізувати процес погодження нових документів, особливо в умовах дистанційної роботи? Який функціонал сучасних автоматизованих рішень може бути корисним для цього?
Процес погодження нових документів навіть в умовах повністю цифрового офісу та добре налагодженої системи документообігу, на жаль, і досі продовжує відбирати дуже багато часу у працівників будь-яких компаній. Це стосується організацій абсолютно різної галузевої спрямованості та будь-якого масштабу. Особливо ж середнього та великого бізнесу, де процес погодження документів, як правило, відбувається на декількох рівнях – у різних, відокремлених структурних одиницях організації (наприклад, юридичному, фінансовому, IT-департаментах, відділах закупок, HR і под.), перш ніж бути остаточно акцептованим на найвищому управлінському рівні.
Чому організація спільної онлайн роботи з документами з будь-якого місця 24/7 сьогодні як ніколи актуальна?
Надто гостро часомісткість погоджувальних процесів документів стала відчутна в постковідний період, коли чимало підприємств перейшли на віддалену роботу – «домашній офіс», який, як відомо, не завжди показав себе як найкраще рішення для збереження операційної ефективності й продуктивності компаній. Тож сьогодні, як ніколи, особливо актуально постає потреба в таких автоматизованих рішеннях, які б дозволяли організувати спільну онлайн роботу з документами з будь-якого місця та водночас забезпечували захищене середовище для співпраці всього персоналу, гранульовану систему контролю за правами доступу до документів і конфіденційної інформації, що відповідала б встановленим у конкретній компанії стандартам захисту інформації.
Який базовий функціонал повинен бути в системі документообігу для створення успішних передумов спільної онлайн-роботи з документами?
На сьогодні більшість сучасних систем документообігу мають достатній потрібний мінімум для забезпечення успішних передумов спільної онлайн-роботи із цифровими документами. Зокрема, оснащені таким базовим функціоналом, що уможливлює:
- створення різних типових форм документів;
- пов’язування документів між собою за типом контенту (наприклад, основний і додаткові договори, рахунки й акти, що стосуються відповідної угоди);
- оповіщення виконавців про надходження в роботу документів та встановлення термінів їх виконання;
- перегляд та схвалення / підписання документів відповідальними бізнес-користувачами, наділеними на це відповідними правами;
- гранульоване управління правами доступу до документів залежно від типу документа, призначених на роботу з документом виконавців та / або виконуваних бізнес-користувачами ролей в організації;
- моніторинг або відстеження процесу роботи над документами в режимі реального часу;
- збереження (архівування) документів та пошук необхідного документа в архіві тощо.
Усі ці функції, взяті у своїй сукупності, створюють, потрібний базис для забезпечення спільної із членами вашої команди роботи над документами. Однак чи достатньо цього при сучасних можливостях розвитку інформаційних технологій для повноцінної онлайн-співпраці над документами та оптимізації процесу погодження документів на різних рівнях організації? Певно, що вже ні.
Які додаткові переваги для підвищення операційної ефективності дає функція спільного онлайн-редагування документів?
Менш розповсюдженою в сучасних системах документообігу, однак надзвичайно корисною та тепер уже (без перебільшення) незамінною функцією для організації ефективної співпраці над документами є можливість спільного онлайн редагування документів. Саме на ній хотілося б зупинитись докладніше.
Вбудована в платформи електронного документообігу функція онлайн-редагування забезпечує можливість не тільки створювати різноманітні форми нових документів, пов’язувати їх між собою, миттєво ділитися ними для перегляду з колегами, відстежувати актуальний статус роботи над ними та архівувати, а й співпрацювати над документами разом з іншими членами вашої команди як співавтори та співредактори в режимі реального часу.
Завдяки цьому функціоналу можна редагувати один і той самий документ одночасно з іншими колегами, керувати версіями документів за допомогою можливостей контролю версій документів, надаючи при цьому доступ до редагування документів лише уповноваженим членам вашої команди.
Усі внесені користувачами зміни й правки в документ миттєво відображаються у всіх інших авторизованих користувачів. Окрім того, співавтори та співредактори документа мають можливість залишати свої нотатки й коментарі до внесених змін / правок та обговорити пов’язані з документом питання у спеціальному онлайн чаті. Надалі документ відправиться на наступний етап виконання / погодження відповідно до призначеного порядку роботи над ним. Погодьтесь, дуже зручно й оптимально виконувати всі ці дії в межах однієї платформи?..
Спільне онлайн-редагування документів – це лише одна з BPM-функцій, без якої нині важко уявити сучасну платформу для спільної онлайн роботи з документами, що дозволяє керувати документами через персоналізований електронний офіс та забезпечує можливість командної роботи з будь-якого робочого місця. Рішення з документообігу з кожним роком стають все досконаліші й мають дуже потужні можливості не тільки з погляду традиційного / класичного управління документами та бізнес-процесами (Business Process Management, BPM), а й для вирішення складних нетривіальних завдань – розпізнавання та зчитування даних з різних типів і форм документів з використанням можливостей інтелектуальної обробки документів (Intelligent Document Processing, IDP).
- Оформлення права власності на частку у спільному майні колишнього подружжя Альона Прасол 10:29
- В Україні з’явився "привид" стагфляції, що пішло не так? Любов Шпак 10:27
- Юридичне регулювання sweepstakes: основні аспекти та огляд за юрисдикціями Роман Барановський вчора о 16:19
- Нелегальний ринок тютюну: як зупинити мільярдні втрати для бюджету України? Андрій Доронін вчора о 15:05
- Перевірка компаній перед M&A: аудит, юридичні аспекти та роль менеджера Артем Ковбель вчора о 02:12
- Адвокатура в Україні потребує невідкладного реформування Лариса Криворучко вчора о 01:14
- Ретинол і літо: якими ретиноїдами можна користуватися влітку Вікторія Жоль 01.04.2025 09:44
- К вопросу о гегелевских законах диалектики. Дискуссия автора с ИИ в чате ChatGPT Вільям Задорський 01.04.2025 06:23
- Рекордні 8549 заяв на суддівські посади: що стоїть за ключовою цифрою пʼятого добору? Тетяна Огнев'юк 31.03.2025 21:11
- Med-Arb: ефективна альтернатива традиційному врегулюванню спорів Наталія Ковалко 31.03.2025 17:54
- Искусство наступать на грабли Володимир Стус 31.03.2025 17:05
- Нова судова практика – відсутній обов’язок надсилання копії скарги виконавцю Андрій Хомич 31.03.2025 16:01
- НАБУ: невиправдані надії Георгій Тука 31.03.2025 15:48
- Податкове резидентство для енерготрейдерів з іноземними бенефіціарами Ростислав Никітенко 31.03.2025 12:41
- Фінансова модель університетів майбутнього Віталій Кухарський 31.03.2025 12:21
- Рекордні 8549 заяв на суддівські посади: що стоїть за ключовою цифрою пʼятого добору? 3754
- Шукайте жінку! Білоруський варіант 362
- Med-Arb: ефективна альтернатива традиційному врегулюванню спорів 249
- НАБУ: невиправдані надії 220
- Аудит українських надр. Відзив "сплячих" ліцензій. Передача надр іноземцям 155
-
У рейтингу мільярдерів Forbes з'явилось поповнення від України
Бізнес 54319
-
Колишній власник Галі Балуваної пояснив вихід з бізнесу: Було некомфортно
Бізнес 44753
-
"Супутник Притули" змінив правила гри: як Україна вплинула на фінський космічний бізнес
19989
-
Ексголова Харківської ОДА Кучер очолив наглядову раду держкомпанії "Ліси України"
Бізнес 17270
-
Сотні контрактів. Про що говорить масова закупівля Європою сучасних танків та БМП
14601