Перевірки Держпраці 2021: як уникнути штрафів за неоформлених працівників

З початку 2021 року українським роботодавцям довелося сплатити 23,1 млн грн штрафів внаслідок перевірок Держпраці.

З початку 2021 року українським роботодавцям довелося сплатити 23,1 млн грн штрафів внаслідок перевірок Держпраці. Адже кожен третій візит інспектора закінчується виявленням порушень трудового законодавства. Найпоширеніше з них – незадекларовані (неоформлені) працівники. 

 І що найбільш неприємно – під час інспекції самі ж підлеглі можуть випадково «підставити» під санкції навіть добросовісного роботодавця. У цій статті ви дізнаєтесь, як підготувати документацію та працівників до візиту Держпраці, щоб знизити вірогідність штрафу.

 Чому перевірки Держпраці – стрес для бізнесу

 З грудня 2019 року інспекційні відвідування Держпраці проходять за новим порядком, який серйозно розширив можливості перевіряльників. Тепер інспектор має право:

- прийти на підприємство без попередження у будь-який час;

- ініціювати перевірку на підставі заяви працівника або іншої особи, відповідної інформації від ЗМІ, державних або профспілкових органів, рішення суду тощо – всього є 11 підстав для візиту;

- оштрафувати роботодавця на 16 мінімальних зарплат за недопуск до перевірки, якщо підставою для відвідування стала інформація про неоформлених працівників, несплату ЄСВ та податків із заробітної плати, оформлення підлеглих на неповний робочий час при повній зайнятості;

- одразу виписати штраф роботодавцю за результатами перевірки неоформлених працівників.

Крім того, розмір штрафів за порушення законодавства про працю також суттєво збільшився.

 Відповідно до ст. 265 КЗпП України юридичні та фізичні особи-підприємці, які використовують найману працю, несуть відповідальність у вигляді штрафу в разі:

• фактичного допуску працівника до роботи без оформлення трудового договору (контракту), оформлення працівника на неповний робочий час у разі фактичного виконання роботи повний робочий час, установлений на підприємстві, та виплати заробітної плати (винагороди) без нарахування та сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування та податків – у десятикратному розмірі мінімальної заробітної плати, встановленої законом на момент виявлення порушення, за кожного працівника, стосовно якого скоєно порушення, а до юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців, які використовують найману працю та є платниками єдиного податку першої - третьої груп, застосовується попередження;
  
  

• вчинення порушення, передбаченого попереднім абзацом, повторно протягом двох років з дня виявлення порушення – у тридцятикратному розмірі мінімальної заробітної плати, встановленої законом на момент виявлення порушення, за кожного працівника, стосовно якого скоєно порушення;
  
  

• недопущення до проведення перевірки з питань додержання законодавства про працю, створення перешкод у її проведенні – у трикратному розмірі мінімальної заробітної плати, встановленої законом на момент виявлення порушення;
  
  

• недопущення до перевірки з питань виявлення порушень, зазначених в попередньому абзаці – у шістнадцятикратному розмірі мінімальної заробітної плати, встановленої законом на момент виявлення порушення.

За кожного неоформленого працівника роботодавець буде змушений сплатити 10 «мінімалок». На серпень 2021 року це становить 60 тис. грн. При повторному порушенні сума зростає до 30 мінімальних зарплат. Дещо більше пощастило платникам єдиного податку 1-3 групи – на перший раз вони можуть відбутися попередженням. 

 Що у підсумку? Інспектор приходить неочікувано. В більшості випадків у вас немає можливості «тягнути час» і не допускати його до перевірки. А в результаті візиту можна отримати чималий штраф. Як цього уникнути? Ретельно та завчасно підготуватися до перевірки Держпраці. 

 Як бути з неоформленими працівниками та ФОПами

 Всі розуміють, що незадекларовані працівники – це економія на податках. Особливо така оптимізація стала актуальною у карантинні часи. Зазвичай роботодавці застосовують 2 «схеми» – або взагалі ніяк не оформлюють підлеглих і платять їм у «конвертах», або просять працівників реєструватися ФОПами та укладають з ними цивільні договори. 

 Обидва варіанти порушують трудове законодавство. У першому випадку, перевіряльники намагатимуться зафіксувати відсутність документів на працівників. І при цьому довести, що ваші підлеглі фактично допущені до роботи без оформлення. У другому – шукатимуть ознаки, за якими ваші відносини з ФОПом можна визнати трудовими. Нижче розглянемо, як підготуватись до обох ситуацій.

 Наводимо лад у документах

 Порада очевидна, але дієва: щоб уникнути штрафів, правильно оформлюйте працівників. Під час інспекційного відвідування перевіряльник має право запросити у вас будь-які документи щодо предмета перевірки. Бажано, щоб ваша документація максимально повно свідчила про те, що ваші працівники «задекларовані». 

 Так вам необхідно підготувати:

- трудові договори з працівниками;

- накази про прийняття на роботу, переведення, звільнення тощо;

- штатний розпис;

- табелі обліків робочого часу;

- затверджені графіки відпусток;

- документи щодо виплати зарплати;

- цивільно-правові угоди та акти приймання-передачі, якщо ви співпрацюєте з ФОПами.

 Бажано завчасно провести юридичний аудит всіх документів і виправити недоліки, якщо вони є. Тоді на одну проблему стане менше, а візит інспектора викличе менше стресу. 

 Перевіряємо свої угоди з ФОПами

 Якщо у вас понад 30% осіб працюють на умовах цивільно-правової угоди або надають вам послуги чи виконують роботи за такими угодами понад 1 року – це привід для перевірки Держпраці. Тож інспектори чудово знають про цю «схему» оптимізації податків і ретельно перевіряють співпрацю між роботодавцями і ФОПами. 

 Тому якщо ви дійсно використовуєте працю ФОПів, уважно перевірте ваші угоди. В них не має бути пунктів щодо:

- обов’язку виконавця працювати у вашому офісі за конкретним робочим графіком і дотримуватися правил трудового розпорядку;

- регулярних грошових виплат однакового розміру в одні й ті ж самі дати місяця – адже це дуже схоже на виплату зарплати;

- роботи на вашому обладнанні – як правило, виконавці мають працювати на своєму устаткуванні;

- заборони передоручати роботу субпідрядникам;

- обов’язок погоджувати з вами відпустки, лікарняні тощо.

 Також підтвердженням співпраці на цивільно-правових засадах стануть акти приймання-передачі, підписані вами та ФОП-ом. Важливо показати, що виконавець отримує винагороду за результат, а не за процес роботи. У таких гонорарів має бути якомога менше спільного з заробітною платою – бажано, щоб вони виплачувалися в різних розмірах та в різні проміжки часу.  

Проводимо інструктаж для працівників

 Часто саме пояснення працівників стають основними доказами порушень з боку роботодавця. Адже інспектор має право спілкуватися з працівниками без вас або вашого юриста. Тож є ризик, що підлеглі розгубляться, не так зрозуміють питання та наговорять зайвого.    

 Цього можна уникнути, якщо завчасно підготувати працівників до візиту перевіряльників:

- ваші підлеглі мають знати дату свого прийняття на роботу, графік та час роботи, розмір зарплати та порядок її виплати. Нагадайте їм, що всі вони оформлені офіційно, а ви сплачуєте за них податки та ЄСВ;

- ваші працівники мають право взагалі не відповідати на питання інспектора – ніхто не забороняє їм відмовитись від спілкування або користуватися фразами «забув», «не можу згадати», «уточніть це в юриста, кадровика, бухгалтера»;   

- ваші працівники можуть навіть залишити місце перевірки;

- наполегливо попросіть працівників не підписувати документів, які пропонує інспектор, та не давати жодних письмових пояснень. Перевіряльник має право їх вимагати, але ваші працівники не зобов’язані виконувати цю вимогу;

- в ідеалі ваші ФОПи та сторонні особи не повинні знаходитись на вашій території під час перевірки. Якщо є вірогідність, що під час візиту інспектор побачить їх у вашому офісі чи на підприємстві – підготуйте пояснення щодо їхнього перебування. Наприклад, що сьогодні ви маєте обговорити з виконавцем наступний етап робіт і тому запросили його до офісу. Бажано, щоб інші особи підтвердили вашу версію. 

 Пам’ятайте, що незадоволені працівники та нездорова атмосфера у колективі – це ризик того, що на вас поскаржаться інспектору. Тому бажано навести лад у команді та врегулювати конфлікти до того, як в «ображених» працівників з’явиться можливість вам «помститися».      

 Що ще варто знати перед візитом інспектора Держпраці

 Звичайно, неочікуваних перевірок не варто лякатися. Якщо ви підготувалися завчасно, вам нічого боятись. Якщо ні – доведеться діяти за обставинами. Насамперед пам’ятайте:

- перш за все ви маєте перевірити в інспектора службове посвідчення і копію направлення на перевірку. Відсутність посвідчення – законний привід не допустити інспектора до перевірки;

- перевірка не може тривати довше 10 робочих днів. Якщо цей строк перевищено – ви маєте право вимагати зупинення перевірки;

- інспектор має право перевіряти тільки те, що стосується предмета перевірки;

- якщо ви не згодні з актом перевірки, підпишіть його із зауваженнями. Прямо в документі зазначте, що не погоджуєтесь з висновками інспектора, а зауваження надішлете окремо.

 Якщо інспектор все ж зафіксує порушення і накладе штраф, у вас є 2 варіанти. Перший – оскаржувати результати перевірки до керівництва Держпраці та у судовому порядку. Другий – сплатити 50% штрафу у строк 10 банківських днів з моменту винесення постанови. Тоді буде вважатися, що ви сплатили штраф у повному обсязі.   

 У будь-якому випадку все, що ви маєте зробити після перевірки – отримати від інспектора документи з результатами інспекційного відвідування та показати їх своєму юристу. Саме він зможе оцінити перспективи оскарження та обрати найкращий вихід із ситуації.