Автор
Управляющий Партнёр компании "DMS Solutions"
Архив автора
Кнопки

Роботикс: Новый взгляд на электронный документооборот

 
31.01.2018 17:11

Автоматизация бизнес-процессов и внедрение систем электронного документооборота уже давно стали нашей повседневностью. Утихли даже дискуссии на тему целесообразно или нецелесообразно их внедрять, особенно когда речь идёт о крупных предприятиях, где документы продуцируются в больших количествах ежедневно. Те компании, которые ввели у себя электронный документооборот, уже имели возможность ощутить все неоспоримые преимущества и удобства этого способа обмена документами и вряд ли согласились бы сегодня вернуться к традиционным бумажным носителям. В тех же организациях, которые еще только решаются перейти на СЭД, сомнения появляются преимущественно на этапе выбора наиболее подходящей для них системы среди имеющихся на рынке.

Функционал многих современных СЭД выверен многолетней практикой шлифовки и совершенствования в соответствии с конкретными потребностями конечных потребителей. Практически все системы имеют свою устоявшуюся структуру, набор шаблонов и функциональных возможностей, равно как и свои преимущества и недостатки. Казалось бы, сейчас СЭД достигли верхней границы своих возможностей и обречены только на совершенствование удобства и простоты для пользователей.

Однако с появлением в информационном мире таких новых технологий, как роботизация бизнес-процессов (Robotic Process Automation, RPA), машинное обучение (Machine Learning, ML), применения в программировании элементов искусственного интеллекта (Artificial Intelligence, AI) и совершенствования технологий OCR (Optical Character Recognition) даже старый добрый электронный документооборот имеет все шансы получить «второе дыхание» и кардинально новый виток развития. Современные технологии вполне позволяют интегрировать программного работа в СЭД с тем, чтобы последний принял на себя часть рутинных механических действий с документом, которые до этого выполнял человек.

Каким же образом технология роботизации бизнес-процессов может усилить и улучшить имеющуюся функциональность систем электронного документооборота, можно наглядно проиллюстрировать на одном простом примере – обработке входящей документации, её утверждении и архивировании.

Как выглядит процесс использования человеческого ресурса в классической схеме СЭД?

Действия сотрудника-человека определённого структурного подразделения:

  • Получает по электронной почте данные в виде сканированного документа.
  • Обрабатывает входящие электронные сообщения, сохраняя документы в соответствующих (временных) электронных каталогах.
  • Открывает поочерёдно документы и вносит данные из них во внутренние системы для дальнейшей обработки документов или данных из них в СЭД.

Автоматизированные действия в СЭД:

  • Инициированные сотрудником документы автоматически рассылаются на согласование, утверждение и проверку соответствующим уполномоченным лицам с наложением необходимых резолюций.
  • После обработки и утверждения документы размещаются в соответствии с заданными регламентами в архиве.

Во время обработки документов нередко возникают случаи, когда в документах отсутствуют данные или любая другая ключевая информация, без которой невозможна их дальнейшая обработка. Поэтому на этом этапе сотрудник идентифицирует, какой информации не хватает, и выполняет соответствующий запрос путем направления электронного почтового сообщения на контрагента / клиента / партнера с целью получения необходимой информации, чтобы завершить инициированный процесс.

Как же может выглядеть такой процесс без привлечения человеческого ресурса, только с использованием технологии роботизации бизнес-процессов и СЭД?

Все очень просто. Конфигурируется программный робот, интегрированный в СЭД, который способен выполнить вышеперечисленные действия, совершаемые сотрудником за пределами системы электронного документооборота. К тому же, выполнить их намного быстрее человека и без ошибок. 


Artificial-Intelligence-Robot-Hand-Source-Getty-from internet.jpg


Таким образом, вопрос заключается не столько в том внедрять или не внедрять автоматизированные решения для организации документооборота. Речь идет о получении наибольших инновационных выгод от этого процесса, которые сегодня открывают современные технологии роботизации. На СЭД нужно взглянуть сейчас под несколько иным ракурсом – с точки зрения неоспоримых и даже двойных выгод от их интеграции с возможностями программных роботов. По сравнению с классическими версиями электронного документооборота такие роботизированные СЭД имеют сегодня неоспоримые конкурентные преимущества.


Авторские блоги и комментарии к ним отображают исключительно точку зрения их авторов. Точка зрения редакции портала ЛІГА.net и Информационного агентства "ЛІГАБізнесІнформ" может не совпадать с точкой зрения авторов блогов и комментариев к ним. Редакция портала не отвечает за достоверность таких материалов, а портал выполняет исключительно роль носителя
Популярные теги
Iryna Berezhna IT PR ProZorro адвокат Адвокат Морозов адвокатура Азаров Александр Прогнимак АТО банк банки банкротство бизнес бізнес будущее украины бюджет бют валюта Васильев ВВП Верховна Рада Верховная Рада вибори війна влада власть война выборы газ Газпром геннадий балашов Гонтарева государство гривна Гройсман гроші ГФС демократия деньги депозит депозиты держава децентралізація доллар Донбас Донбасс доходы ДТП ДФС евроинтеграция евромайдан европа економіка ЕС євромайдан ЄС жизнь ЖКГ жкх закон законодательство законопроект зарплата земля импорт инвестиции инвестиции в экономику интернет ипотека Ирина Бережная Ігор Ткачук Ірина Бережна кабмин кадры карьера киев Київ Китай Кличко Кодекс законів про працю України конституция Конституція Конституція України коррупция корупція кредит кредиты кризис Крим Крым культура курс люстрация люстрація майдан маркетинг маркетинг юридических услуг МВФ менеджмент налоги налоги украина налоговые споры Налоговый кодекс народ НАТО наука Нафтогаз НБУ НДС недвижимость Николай Гольбин образование общество одесса Олександр Горобець оппозиция отмена налогов охрименко Павло Петренко парламент партия регионов ПДВ персонал податки податкові спори политика политики политтехнологии політика Порошенко правительство право право на працю працедавець працівник президент Прогнимак прогноз Программа социально-экономического развития Украины прокуратура психология денег психология успеха публічний аудит Путин Путін работа революция режим Януковича рейдерство реклама рекрутинг Реформа реформи реформы Росія россия Руслан Сольвар рынки свобода сепаратизм СМИ соціально-економічні права строительство студент суд судебная практика судова практика судова реформа судовий захист США таможня тарифи тарифы Тигипко Тимошенко ТКАЧУК трудовий договір трудовий договір. трудові відносини УКБС Украина украина будущее україна Укрпочта Укрпошта управление уровень жизни людей Уряд финансы экология экономика Экономика Украины эксперт по миграции экспорт энергетика юрист Ющенко янукович Яценюк