Як ефективно виконувати роль закупівельника: від базових до стратегічних навичок

Закупівлі – це не лише про виконання процедур, але й про вміння балансувати між суперечливими інтересами держави, суспільства, бізнесу та внутрішніх замовників.

Робота в сфері закупівель є великим викликом для тих, хто свідомо обрав цей шлях або був до нього залучений. Потреби у закупівлях збільшуються та стають все більш різноманітними. Публічна увага до цієї сфери стає все більш сфокусованою та критичною. Суспільні очікування зростають, а разом з ними підвищуються і законодавчі вимоги.

Закупівельник перебуває на перетині впливів та інтересів різних стейкхолдерів. Держава прагне контролю, суспільство вимагає справедливості, бізнес зацікавлений у продажі своїх товарів та послуг, а внутрішньому замовнику потрібне забезпечення необхідної якості й кількості максимально швидко, не рахуючись з витратами.

Ці інтереси часто суперечать один одному. Контроль вимагає дотримання складних процедур, що не сприяє швидкості. Замовник хоче купити те, до чого звик і чому довіряє, що обмежує розгляд альтернативних пропозицій і суперечить інтересам постачальників, які можуть звинуватити закупівельника у дискримінації.

Робота закупівельника – це постійний пошук балансу. Це потребує нетривіальних зусиль, компетенції, професіоналізму, а також комунікаційних та аналітичних навичок.

Кваліфікаційні вимоги для спеціалістів у сфері публічних закупівель в Україні визначає "Професійний стандарт фахівця з публічних закупівель" затверджений Міністерством економіки України. Документ описує основні вимоги, кваліфікаційні характеристики та трудові функції, які повинні виконувати фахівці з публічних закупівель. Професійний стандарт розділяє трудові функції закупівельників на три рівні кваліфікації: базовий, середній та просунутий, враховуючи зростання складності та відповідальності завдань на кожному рівні.

На базовому рівні фахівці виконують основні операційні завдання та дотримуються встановлених процедур. На середньому рівні додаються аналітичні завдання та взаємодія з різними зацікавленими сторонами. На просунутому рівні фахівці виконують стратегічні функції, приймають складні рішення та впроваджують передові практики. Цей підхід, що відображає сучасні світові тенденції, передбачає поступове підвищення компетентності та автономії у прийнятті рішень закупівельника на кожному рівні.

Відповідно до останнього дослідження CIPS виявлено п’ять найбільш важливих навичок у всьому світі для спеціалістів із закупівель і постачання:

1. Переговори (45%)
2. Управління відносинами з постачальниками (44%)
3. Комунікація (41%)
4. Внутрішнє управління зацікавленими сторонами (30%)
5. Вміння знаходити та залучати постачальників (30%)

Отже, робота з документацією та виконання процедур – це необхідний базовий рівень для закупівельника. Для подальшого розвитку кар'єри важливо розвивати вміння планувати та будувати комунікацію як всередині організації, так і з зовнішніми стейкхолдерами. Володійте лідерськими якостями, впроваджуйте стандарти закупівель у всій організації та сприяйте підвищенню компетенції всіх колег, які мають відношення до закупівель.

Поради для кращого професійного розвитку:

• Постійно навчайтесь: навчання впродовж усього життя стало новою базовою вимогою для будь-якого спеціаліста, особливо в такій динамічній сфері, як закупівлі та постачання.
• Розумійте свою цінність і повідомте про це. Нерозуміння функції закупівель в організації та ролі закупівельника призводить до відсутності підтримки від керівництва та колег, а також до необґрунтованих нарікань. Невизнання професіоналізму та внеску уповноваженої особи демотивує та розчаровує. Донесіть розуміння вашої роботи до всіх зацікавлених осіб у вашій військовій частині. Переконайтеся, що вони усвідомлюють важливість виконуваних вами функцій і готові діяти відповідно зі своєї сторони.
  
  
• Міжнародне опитування 2 тисяч фахівців із закупівель і постачання показало, що більшість вважає штучний інтелект ключовим викликом для професії. Не залишайтеся осторонь нових технологій, використовуйте штучний інтелект для ваших повсякденних завдань. ChatGPT може допомогти у підготовці офіційних листів, наданні відповідей на запитання до тендеру та інших комунікацій з учасниками процесу закупівель. Він може робити аналіз ринку, знаходити інформацію в нормативно-правових актах, створювати драфти запитів на цінові пропозиції, тендерної документації або розділів для проєктів договорів.
  
  
• Фокусуйтеся на підвищенні своєї цінності як фахівця у сфері закупівель. В Україні фахівець із закупівель може заробляти як дуже мало, так і дуже солідно. Це залежить від вашої самооцінки, рівня самоповаги, вибору організації, в якій ви працюєте, і готовності інвестувати у власну компетенцію.
  
  
• Піклуйтеся про себе та бережіть своє здоров'я. Робота закупівельника є однією з найбільш стресових. Постійна терміновість завдань, зміни в законодавстві, мінливі ринки й ціни, нерозуміння складнощів роботи закупівельника з боку керівництва, непрофесійність внутрішніх замовників, перевірки та тягар відповідальності – усе це може призвести до вигорання. Вигорання – це реальне захворювання, яке може спричинити депресію, нервовий зрив та загострення соматичних розладів. Щоб зберегти себе, важливо навчитися говорити "ні". Коли на вас тиснуть, підганяють, перекладають свою роботу або маніпулюють вами, важливо окреслити межі своїх обов'язків і вказати на обов'язків інших.

Отже, розвиток професійних навичок, розуміння своєї цінності, використання новітніх технологій та турбота про власне здоров'я є ключовими складовими успіху в сфері закупівель. Ваша здатність ефективно виконувати свої завдання та зберігати баланс між роботою та особистим життям є запорукою довгострокового успіху.

Євгеній Сільверстов
Експерт Проєкту реформи оборонних закупівель за підтримки спеціального радника Великої Британії з питань оборони.