Захист документів від підроблення

Основними способами підроблення документів, захист від яких оглядається в статті, є:

1) Підчистка - видалення штрихів, знаків або слів механічними засобами (тертям гумки, голкою, лезом).

2) Додрукування - нанесення нових штрихів, букв, слів чи текстів на попередньо видалені тексти чи поверх них.

3) Заміна аркушів - зміна початкового змісту документа, який містить декілька аркушів.

З метою захисту документу від недобросовісних контрагентів, застосовуються наступні способи.

І. НЕСТАНДАРТНІСТЬ ШРИФТУ.

Захищає від підчистки та додрукування тексту. 

Використовується нестандартний шрифт, нерівні по висоті та ширині букви.

Наприклад, застосування схожих шрифтів, які відрізняються при детальному порівнянні (засічки на буквах, коми, апострофи) - "Georgia" замість "Times New Roman".

ІІ. ГЛИБОКОПРОНИКАЮЧА ФАРБА.

Захищає від підчистки тексту.

Використовується фарба, яка глибоко проникає в папір та унеможливлює знищення тексту без видимого пошкодження паперу.

ІІІ. НЕСТАНДАРТНИЙ КОЛІР ФАРБИ.

Захист від підчистки, додрукування тексту та копіювання з подальшою заміною аркушів.

Застосовується колір фарби, який не розпізнається та не відтворюється копіювальними пристроями. Наприклад, друк тексту темно-синім, близьким до чорного, кольором.

IV. ПАРАФУВАННЯ.

Захищає від заміни аркушів.

Проставлення печатки, ПІБ та підпису сторін внизу кожної сторінки документу.

V. ВІЗУВАННЯ ДОКУМЕНТУ.

Захищає від заміни аркушів.

Проставлення спеціальної печатки чи друк на зворотному боці кожної сторінки форми, що містить:

- назву організації;

- уповноважену особу;

- ПІБ, підпис, відтиск печатки;

- номер аркушу документу із загальної їх кількості ("Аркуш №3 із 7 аркушів").

Можливе в односторонньому порядку.

VІ. ПРОШИВАННЯ.

Захищає від заміни аркушів.

Прошивання документу на три-п'ять проколів стрічкою, міцними нитками з приклеюванням папірця на вузол ниток або лише на їх кінці, на якому міститься напис "Прошито, пронумеровано, скріплено печаткою ___ (прописом) аркушів" та проставляються підписи, печатки сторін, які мають виходити за межі наклеєного папірця.

VІІ. НЕСТАНДАРТНІ СКРІПКИ.

Захищає від заміни аркушів.

Документ скріплюється за допомогою люверсу (кільце, що виконує роль скріпки, з отвором у центрі, через який можна прошити документ для додаткового захисту).

VІІІ. ДВОСТОРОННІЙ ДРУК НА ОДНОМУ АРКУШІ.

Унеможливлює заміну сторінок. Застосовується при змісті документу не більше двох сторінок.

Друк документу на одному аркуші з обох сторін.

ІХ. ДВОСТОРОННІЙ ДРУК БАГАТОСТОРІНКОВОГО ДОКУМЕНТА.

Захищає від заміни аркушів.

Звичайний двосторонній друк документу. Варто застосовувати разом з парафуванням.

Х. ВІДТИСК ПЕЧАТКИ НА ВСІХ СТОРІНКАХ ДОКУМЕНТУ.

Захищає від заміни сторінок.

Документ розкривається у вигляді віяла (листи зміщуються на однакову відстань) і на краю всіх аркушів проставляється печатка. В результаті, на кожній сторінці документу буде частина відтиску печатки, а при відповідному зміщенні сторінок документу видно ціле зображення печатки.

ХІ. НОТАРІАЛЬНЕ ПОСВІДЧЕННЯ.

Високий ступінь захисту від підроблення.

Нотаріальне посвідчення угоди для більшості договорів не обов'язкове. Якщо угода важлива, краще її нотаріально посвідчити, що матиме також наслідком зберігання у нотаріальній конторі примірника договору.

ХІІ. ВИКОРИСТАННЯ ЕЛЕКТРОННОГО ЦИФРОВОГО ПІДПИСУ.

Високий ступінь захисту від підроблення.

Накладення на електронний документ ЕЦП. Непомітно змінити електронний документ неможливо, оскільки підпис "прив'язується" лише до початкового стану документа та відповідає тільки йому.

За належного зберігання файлу ЕЦП (на USB-носії) підробити документ майже неможливо.

При втраті ЕЦП необхідно негайно скасувати (відкликати) сертифікат, що не дозволить подальше використання ЕЦП, та отримати новий сертифікат ключа.

Застосування двох і більше способів захисту документів значно зменшить ризик підроблення.

Також варто пам'ятати, що підроблення документів є злочином, передбаченим статтею 358 Кримінального кодексу України.