Бізнес-процеси після карантину: шукаємо точки росту

Кілька трендів, які з'явились в бізнес-процесах під час карантину.

Коли ми проводимо тренінги по впровадженню процесного управління, то завжди акцентуємо увагу на тому, що бізнес-процеси існують завжди. Існують в різних форматах — описані і не описані, на папері, в програмному забезпеченні тощо. Це означає, що як не крути, а бізнес-процеси всіх компаній змінились під час карантину. В той же час розуміємо, що деякі бізнеси можуть навіть цього не усвідомлювати. 

Карантин в Україні поступово послаблюється. З 5 червня вже повноцінно будуть працювати заклади харчування, авіакомпаніям дозволено здійснювати внутрішні рейси, церквам — богослужінням, а літнім людям старше 60-ти років — покидати оселю. 

Ряд компаній вже розробляють плани повернення до старих форматів роботи (наскільки це є можливим), переглядають стандартні процедури ухвалення рішень, зустрічей тощо. Ситуація однозначно змінилась, тож ми вирішили виокремити кілька трендів, які помітили в бізнес-процесах під час карантину. Скоріш за все, більшість з них супроводжуватиме бізнес і в “післякарантинний” період: 

1. Більш детальний опис поточних бізнес-процесів

Уявімо ситуацію, що вам потрібно передати рахунок в бухгалтерію. Раніше можна було зайти в кабінет і віддати його. Тепер же, в умовах карантину, вам потрібно знати ім'я та контакти відповідальної особи, якій треба передати ваш документ. Коротко кажучи, наразі для ефективної роботи нам потрібно знати до кого і з яким питанням звертатись. Виходом з цієї ситуації і служить опис процесів. Він дозволяє зрозуміти логіку процесу, відповідальних і критерії прийняття тих чи інших рішень. 

2. Поєднання клієнтського досвіду і бізнес-процесів 

Це стало для нас особистим приємним відкриттям! Наші клієнти стали більш уважними та вибагливими до бізнес-процесів. Вони акцентують увагу на тому, щоб всі бізнес-процеси злагоджено працювали і клієнт отримував свій гарний клієнтський досвід.

Це прекрасно  поєднується з бізнес-процесами, адже ми можемо ідентифікувати всі точки дотику з клієнтами і проаналізувати, які процеси впливають на це. Як наслідок — покращити їх та проконтролювати важливі показники.

3. Побудова бази знань і її актуалізація в реальному часі

Наразі багато команд переформатовують: хтось залишає компанію, хтось запускає нові напрямки роботи і проекти, проте ці всі процеси доволі динамічні. Для того, щоб не втратити  найцінніше — інформацію — компанії активно працюють над базами знань, їх наповненням та актуалізацією.

 4. Діджиталізація процесів

Наразі в фокусі прискорення процесів та перехід на дистанційний формат. Тому паралельно з описом процесів і їх налаштуванням, компанії часто їх і автоматизовують. Проте, щоб автоматизація не стала ще однією з проблем, спочатку беріться за процеси і їх розуміння, а тоді вже за їхню автоматизацію.

5. Сценарний підхід до роботи в компанії і адаптація процесів в залежності від обраного сценарію

Зараз багато бізнесів будують плани на осінь з урахуванням ризику другої хвилі захворюваності на коронавірус. В фокусі різні сценарії по відкриттю кордонів, зміни планів продажів тощо. Компанії формують кілька можливих сценаріїв розвитку подій.

6. Збільшується швидкість процесів

Один з основних наших запитів від бізнесу наразі — це прохання переглянути поточні показники і пошукати точки росту і пришвидшення.

7. Орієнтація на цифри і дані

Компанії починають все більше уваги приділяти даним, їх достовірності, швидкості їх отримання та аналізу. Це потрібно для того, щоб розуміти картинку в режимі реального часу, а не по завершенню звітного періоду. Часто для цього крім структури даних варто розуміти і з яких процесів ми їх отримуємо, що впливає на ту чи іншу цифру, щоб свідомо цим керувати.

8. Оптимізація процесів через призму переглядів процесів саме власниками і першими особами компанії

Все більше власників та керівників компаній розуміють, що неважливих процесів не існує. А ще те, що перед тим, як якийсь процес комусь делегувати, його треба спершу налаштувати.

 9. Аутсорсинг процесів

Для того, щоб віддати деякі процеси на аутсорс, нам варто спершу зрозуміти, яким чином вони побудовані і як відбуваються в компанії. Це дозволить нам формувати адекватні вимоги, визначити точки контролю і розрахувати, наскільки це для нас є вигідним. 

10. Фокус на human resources

Одночасно з фокусом на бізнес-процесах, компанії переглядають і HR. З усвідомленням конкретних процесів, ролей в команді і відповідальності кожного з її членів, становиться ясним і той факт, хто відповідає цим вимогам. Так можуть змінюватись певні ролі в команді, чи навпаки — ви зрозумієте, хто цим вимогам не відповідає.

 Насправді нам подобаються наведені вище тенденції. Адже ми спостерігаємо, як бізнес стає більш зрілим, відповідно змінюються і запити до нас — стають більш складними. А коли розвиваються і зростають наші замовники, то зростаємо разом з ними і ми. Карантин став для багатьох бізнесів тією точкою росту, яка змінила багато бізнес-підходів на краще.