Спільна онлайн-робота та спільне онлайн-редагування документів: що потрібно знати
Як швидко та ефективно оптимізувати процес погодження нових документів, особливо в умовах дистанційної роботи? Який функціонал сучасних автоматизованих рішень може бути корисним для цього?
Процес погодження нових документів навіть в умовах повністю цифрового офісу та добре налагодженої системи документообігу, на жаль, і досі продовжує відбирати дуже багато часу у працівників будь-яких компаній. Це стосується організацій абсолютно різної галузевої спрямованості та будь-якого масштабу. Особливо ж середнього та великого бізнесу, де процес погодження документів, як правило, відбувається на декількох рівнях – у різних, відокремлених структурних одиницях організації (наприклад, юридичному, фінансовому, IT-департаментах, відділах закупок, HR і под.), перш ніж бути остаточно акцептованим на найвищому управлінському рівні.
Чому організація спільної онлайн роботи з документами з будь-якого місця 24/7 сьогодні як ніколи актуальна?
Надто гостро часомісткість погоджувальних процесів документів стала відчутна в постковідний період, коли чимало підприємств перейшли на віддалену роботу – «домашній офіс», який, як відомо, не завжди показав себе як найкраще рішення для збереження операційної ефективності й продуктивності компаній. Тож сьогодні, як ніколи, особливо актуально постає потреба в таких автоматизованих рішеннях, які б дозволяли організувати спільну онлайн роботу з документами з будь-якого місця та водночас забезпечували захищене середовище для співпраці всього персоналу, гранульовану систему контролю за правами доступу до документів і конфіденційної інформації, що відповідала б встановленим у конкретній компанії стандартам захисту інформації.
Який базовий функціонал повинен бути в системі документообігу для створення успішних передумов спільної онлайн-роботи з документами?
На сьогодні більшість сучасних систем документообігу мають достатній потрібний мінімум для забезпечення успішних передумов спільної онлайн-роботи із цифровими документами. Зокрема, оснащені таким базовим функціоналом, що уможливлює:
- створення різних типових форм документів;
- пов’язування документів між собою за типом контенту (наприклад, основний і додаткові договори, рахунки й акти, що стосуються відповідної угоди);
- оповіщення виконавців про надходження в роботу документів та встановлення термінів їх виконання;
- перегляд та схвалення / підписання документів відповідальними бізнес-користувачами, наділеними на це відповідними правами;
- гранульоване управління правами доступу до документів залежно від типу документа, призначених на роботу з документом виконавців та / або виконуваних бізнес-користувачами ролей в організації;
- моніторинг або відстеження процесу роботи над документами в режимі реального часу;
- збереження (архівування) документів та пошук необхідного документа в архіві тощо.
Усі ці функції, взяті у своїй сукупності, створюють, потрібний базис для забезпечення спільної із членами вашої команди роботи над документами. Однак чи достатньо цього при сучасних можливостях розвитку інформаційних технологій для повноцінної онлайн-співпраці над документами та оптимізації процесу погодження документів на різних рівнях організації? Певно, що вже ні.
Які додаткові переваги для підвищення операційної ефективності дає функція спільного онлайн-редагування документів?
Менш розповсюдженою в сучасних системах документообігу, однак надзвичайно корисною та тепер уже (без перебільшення) незамінною функцією для організації ефективної співпраці над документами є можливість спільного онлайн редагування документів. Саме на ній хотілося б зупинитись докладніше.
Вбудована в платформи електронного документообігу функція онлайн-редагування забезпечує можливість не тільки створювати різноманітні форми нових документів, пов’язувати їх між собою, миттєво ділитися ними для перегляду з колегами, відстежувати актуальний статус роботи над ними та архівувати, а й співпрацювати над документами разом з іншими членами вашої команди як співавтори та співредактори в режимі реального часу.
Завдяки цьому функціоналу можна редагувати один і той самий документ одночасно з іншими колегами, керувати версіями документів за допомогою можливостей контролю версій документів, надаючи при цьому доступ до редагування документів лише уповноваженим членам вашої команди.
Усі внесені користувачами зміни й правки в документ миттєво відображаються у всіх інших авторизованих користувачів. Окрім того, співавтори та співредактори документа мають можливість залишати свої нотатки й коментарі до внесених змін / правок та обговорити пов’язані з документом питання у спеціальному онлайн чаті. Надалі документ відправиться на наступний етап виконання / погодження відповідно до призначеного порядку роботи над ним. Погодьтесь, дуже зручно й оптимально виконувати всі ці дії в межах однієї платформи?..
Спільне онлайн-редагування документів – це лише одна з BPM-функцій, без якої нині важко уявити сучасну платформу для спільної онлайн роботи з документами, що дозволяє керувати документами через персоналізований електронний офіс та забезпечує можливість командної роботи з будь-якого робочого місця. Рішення з документообігу з кожним роком стають все досконаліші й мають дуже потужні можливості не тільки з погляду традиційного / класичного управління документами та бізнес-процесами (Business Process Management, BPM), а й для вирішення складних нетривіальних завдань – розпізнавання та зчитування даних з різних типів і форм документів з використанням можливостей інтелектуальної обробки документів (Intelligent Document Processing, IDP).
- Альтернативи децентралізації енергогенерації в Україні не існує Олексій Гнатенко вчора о 15:31
- Відкриті дані: прозорість проти корупції Діана Граділь вчора о 13:39
- Способи захисту прав власника від самочинного будівництва на земельній ділянці Євген Морозов вчора о 10:45
- Власть, наука, интеллект – инвестиции в средний и малый бизнес и устойчивое развитие Вільям Задорський вчора о 04:01
- Прифронтовий Миколаїв. Яку допомогу можна отримати у місті, де лінія фронту зовсім близько Галина Скіпальська 25.07.2024 13:53
- На що дивляться інвестори? Олександр Висоцький 25.07.2024 12:22
- Де нормальний начпрод, там якісні продукти харчування Дана Ярова 25.07.2024 12:06
- Розвиток європейського ринку водню: Нові ініціативи та перспективи Олексій Гнатенко 25.07.2024 10:17
- Внесіть зміни у свій щоденний "to do list" Катерина Кошкіна 25.07.2024 09:59
- Гранти на відновлення та енергоефективність житла: можливості від Фонду енергоефективності Єгор Фаренюк 24.07.2024 21:44
- Порушення прав власника земельної ділянки внаслідок самочинного будівництва Євген Морозов 24.07.2024 19:48
- Як застосувати методи відбору постачальників НАТО у наших реаліях? Євгеній Сільверстов 24.07.2024 18:00
- Кого підтримуватиме Ізраїль під час виборів у США? Олег Вишняков 24.07.2024 13:22
- Європейська рада схвалила висновки щодо інфраструктури електромережі ЄС Олексій Гнатенко 24.07.2024 12:30
- Спільна власність чоловіка та жінки, які проживають без реєстрації шлюбу Євген Морозов 23.07.2024 19:26
- Boris Johnson: Запрошення до усвідомлення – домовлянь з РФ не буде 1883
- Суди проти рф – реалії, фантазії, міфи. Перспективи Арбітражу 299
- Як застосувати методи відбору постачальників НАТО у наших реаліях? 91
- Чому конкурентні закупівлі – це більше ніж просто вимога закону 65
- Дизайн дитячого простору 63
-
11 млрд доларів тому, кого немає. На що просила гроші Україна в Берліні
Бізнес 87050
-
У Харкові обрали нові назви для трьох станцій метро
Бізнес 11258
-
Помпео виклав своє бачення мирного плану Трампа: лендліз на $500 млрд і реальні санкції
Бізнес 9249
-
Криза мобільного зв’язку. Скільки коштуватиме подовження зв'язку під час відключень
Бізнес 5719
-
Київський підприємець почав розбирати Tesla, щоб заряджати оселі – FT
Технології 5427