Спільна онлайн-робота та спільне онлайн-редагування документів: що потрібно знати
Як швидко та ефективно оптимізувати процес погодження нових документів, особливо в умовах дистанційної роботи? Який функціонал сучасних автоматизованих рішень може бути корисним для цього?
Процес погодження нових документів навіть в умовах повністю цифрового офісу та добре налагодженої системи документообігу, на жаль, і досі продовжує відбирати дуже багато часу у працівників будь-яких компаній. Це стосується організацій абсолютно різної галузевої спрямованості та будь-якого масштабу. Особливо ж середнього та великого бізнесу, де процес погодження документів, як правило, відбувається на декількох рівнях – у різних, відокремлених структурних одиницях організації (наприклад, юридичному, фінансовому, IT-департаментах, відділах закупок, HR і под.), перш ніж бути остаточно акцептованим на найвищому управлінському рівні.
Чому організація спільної онлайн роботи з документами з будь-якого місця 24/7 сьогодні як ніколи актуальна?
Надто гостро часомісткість погоджувальних процесів документів стала відчутна в постковідний період, коли чимало підприємств перейшли на віддалену роботу – «домашній офіс», який, як відомо, не завжди показав себе як найкраще рішення для збереження операційної ефективності й продуктивності компаній. Тож сьогодні, як ніколи, особливо актуально постає потреба в таких автоматизованих рішеннях, які б дозволяли організувати спільну онлайн роботу з документами з будь-якого місця та водночас забезпечували захищене середовище для співпраці всього персоналу, гранульовану систему контролю за правами доступу до документів і конфіденційної інформації, що відповідала б встановленим у конкретній компанії стандартам захисту інформації.
Який базовий функціонал повинен бути в системі документообігу для створення успішних передумов спільної онлайн-роботи з документами?
На сьогодні більшість сучасних систем документообігу мають достатній потрібний мінімум для забезпечення успішних передумов спільної онлайн-роботи із цифровими документами. Зокрема, оснащені таким базовим функціоналом, що уможливлює:
- створення різних типових форм документів;
- пов’язування документів між собою за типом контенту (наприклад, основний і додаткові договори, рахунки й акти, що стосуються відповідної угоди);
- оповіщення виконавців про надходження в роботу документів та встановлення термінів їх виконання;
- перегляд та схвалення / підписання документів відповідальними бізнес-користувачами, наділеними на це відповідними правами;
- гранульоване управління правами доступу до документів залежно від типу документа, призначених на роботу з документом виконавців та / або виконуваних бізнес-користувачами ролей в організації;
- моніторинг або відстеження процесу роботи над документами в режимі реального часу;
- збереження (архівування) документів та пошук необхідного документа в архіві тощо.
Усі ці функції, взяті у своїй сукупності, створюють, потрібний базис для забезпечення спільної із членами вашої команди роботи над документами. Однак чи достатньо цього при сучасних можливостях розвитку інформаційних технологій для повноцінної онлайн-співпраці над документами та оптимізації процесу погодження документів на різних рівнях організації? Певно, що вже ні.
Які додаткові переваги для підвищення операційної ефективності дає функція спільного онлайн-редагування документів?
Менш розповсюдженою в сучасних системах документообігу, однак надзвичайно корисною та тепер уже (без перебільшення) незамінною функцією для організації ефективної співпраці над документами є можливість спільного онлайн редагування документів. Саме на ній хотілося б зупинитись докладніше.
Вбудована в платформи електронного документообігу функція онлайн-редагування забезпечує можливість не тільки створювати різноманітні форми нових документів, пов’язувати їх між собою, миттєво ділитися ними для перегляду з колегами, відстежувати актуальний статус роботи над ними та архівувати, а й співпрацювати над документами разом з іншими членами вашої команди як співавтори та співредактори в режимі реального часу.
Завдяки цьому функціоналу можна редагувати один і той самий документ одночасно з іншими колегами, керувати версіями документів за допомогою можливостей контролю версій документів, надаючи при цьому доступ до редагування документів лише уповноваженим членам вашої команди.
Усі внесені користувачами зміни й правки в документ миттєво відображаються у всіх інших авторизованих користувачів. Окрім того, співавтори та співредактори документа мають можливість залишати свої нотатки й коментарі до внесених змін / правок та обговорити пов’язані з документом питання у спеціальному онлайн чаті. Надалі документ відправиться на наступний етап виконання / погодження відповідно до призначеного порядку роботи над ним. Погодьтесь, дуже зручно й оптимально виконувати всі ці дії в межах однієї платформи?..
Спільне онлайн-редагування документів – це лише одна з BPM-функцій, без якої нині важко уявити сучасну платформу для спільної онлайн роботи з документами, що дозволяє керувати документами через персоналізований електронний офіс та забезпечує можливість командної роботи з будь-якого робочого місця. Рішення з документообігу з кожним роком стають все досконаліші й мають дуже потужні можливості не тільки з погляду традиційного / класичного управління документами та бізнес-процесами (Business Process Management, BPM), а й для вирішення складних нетривіальних завдань – розпізнавання та зчитування даних з різних типів і форм документів з використанням можливостей інтелектуальної обробки документів (Intelligent Document Processing, IDP).
- Велике крадiвництво № 4 Володимир Стус вчора о 19:53
- Наша війна надовго.... Володимир Горковенко вчора о 14:03
- Мезонінне інвестування в девелопмент: як не стати власником недобудови Роман Бєлік 19.06.2025 21:04
- Реформа ДПП як шанс залучити приватний капітал до відбудови Галина Янченко 19.06.2025 16:22
- Піксель на мільйони: історія про схеми, які не зникають Дана Ярова 19.06.2025 15:17
- Юридичні аспекти ЕДО: що варто врахувати бізнесу перед запуском Олександр Вернигора 18.06.2025 19:37
- Цифрова зрілість компанії: як зрозуміти, де ви зараз і що робити далі Станіслав Нянько 18.06.2025 16:02
- Міністерство мовчить. А небо – кричить Дана Ярова 18.06.2025 15:09
- Комплаєнс по-американськи: уроки для фінтех-стартапів, які хочуть вийти в США Микола Мироненко 18.06.2025 14:55
- Ціль – не ядерна програма, а режим Олег Вишняков 18.06.2025 12:24
- Множинне громадянство: що змінює новий закон і які ризики він несе Україні Кирил Іорданов 18.06.2025 12:07
- Зміни без змін: про новий фасад старої влади Любов Шпак 18.06.2025 11:19
- Там, де померла емпатія, проросла лють Дана Ярова 17.06.2025 15:30
- Що робити, якщо БЕБ прийшли з обшуком, а адвоката поруч немає: інструкція для бізнесу Богдан Забара 17.06.2025 14:28
- Проблема компенсації за землі, зайняті під оборонні споруди під час війни Олександр Мінкін 16.06.2025 15:59
- Середній вік материнства: які країни визначатимуть світову народжуваність у 2050 році 274
- Множинне громадянство: що змінює новий закон і які ризики він несе Україні 217
- Мезонінне інвестування в девелопмент: як не стати власником недобудови 99
- Проблема компенсації за землі, зайняті під оборонні споруди під час війни 96
- Цифрова зрілість компанії: як зрозуміти, де ви зараз і що робити далі 64
-
Бізнесмен Фісталь уник арешту: йому призначили заставу 200 млн грн
Бізнес 38562
-
Втрати врожаю пшениці в Україні сягають до 100%. Аграрії звернулись до Шмигаля по допомогу
Бізнес 28567
-
Шалений дефіцит ракет. Чому чиновники гальмують розвиток системи ППО-ПРО України
23363
-
Множинне громадянство – спроба закріпити за українцями статус глобальної нації
Думка 19150
-
Битва за Укрбуд. Як грузинський холдинг обійшов Супруненка і що це означає для Києва
Бізнес 15525