Цілком законно: первинні документи в електронному вигляді

На сьогодні бізнес подає податкову звітність в електронному вигляді, але первинну документацію веде на папері. Проте й останню можна оформляти в електронному вигляді. Для цього є всі законні підстави, про що свідчить позиція податкових органів, яка виражена у відповідних офіційних документах.

Ще в 2011 році Державна податкова служба України своїм листом № 10406/7/18-4017 від 26.12.2011р., адресованим Державним податковим адміністраціям, надала роз’яснення щодо визнання органами ДПС електронних первинних документів. В листі зазначається, що чинним законодавством України передбачено створення та обіг первинних документів у електронному вигляді. При оформленні таких документів для цілей оподаткування слід дотримуватися вимог: Податкового кодексу України, Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», Закону України «Про електронний цифровий підпис», Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

В той же час наказом Міністерства фінансів України № 1040 від 20.11.2015 р. затверджено «Порядок подання платником податків заяви про проведення документальної невиїзної позапланової електронної перевірки та прийняття рішення контролюючим органом про проведення такої перевірки». В документі зазначається, що електронна перевірка проводиться на підставі заяви платника податків про проведення електронної перевірки, в якій, крім загальних облікових даних, в обов'язковому порядку зазначається інформація про:

1) податкові періоди господарської діяльності, що підлягають електронній перевірці;

2) систему оподаткування, що застосовується платником податків;

3) перелік податків, які будуть перевірені під час проведення електронної перевірки;

4) ведення в електронному вигляді бухгалтерського обліку;

5) ведення в електронному вигляді первинних документів, які підтверджують правомірність ведення бухгалтерського обліку;

6) надання платником податків разом із Заявою до контролюючого органу в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації електронного підпису підзвітних осіб документів, які відповідно до Податкового кодексу пов'язані з обчисленням та сплатою податків і зборів.

Також на сьогодні чинний Лист Міністерства фінансів України від 24.11.2009 р. № 31-34000-20-17/31818 щодо первинних документів в електронному вигляді. В цьому листі говориться, що первинні документи в електронному вигляді створюються відповідно до Закону «Про електронні документи та електронний документообіг » та Закону «Про електронний цифровий підпис ». Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.

При цьому існує ряд листів Державної фіскальної служби України в яких роз’яснюється, з цитуванням відповідних норм чинного законодавства, питання можливості ведення первинної документації в електронному вигляді.

Листом ГУ ДФС в м. Києві від 07.04.2016 р. № 2849/К/26-15-13-02-1 5 прямо передбачається, що якщо первинний документ, зокрема акт приймання-передачі, оформлено відповідно до вимог чинного законодавства, то такий створений в електронному вигляді документ буде мати юридичну силу. Невиконання платником податку зазначених у законодавстві вимог до первинних документів та інших документів, пов'язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, що ведуться в електронному вигляді, необхідних для їх визнання територіальними органами ДФС України, є підставою для невизнання їх підтверджуючими документами такими органами.

У Листі ГУ ДФС у м. Києві від 03.03.2017 р. № 4451/6/99-99-14-03-03-15 щодо використання документів, створених в електронному вигляді та в Листі ДФС від 04.01.2017 р. № 30/6/99-99-15-02-02-15 щодо можливості ведення платниками податків виключно в електронному вигляді документів з обліку доходів, витрат та інших показників, пов'язаних із визначенням об'єктів оподаткування (податкових зобов'язань), первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, використання документів, створених в електронній формі, порядку використання електронного цифрового підпису, а також вимог до електронних документів та порядку їх зберігання, платникам податків надається наступне роз’яснення.

П. 2 статті 9 Закону України від 16 липня 1999 року N 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні » (далі - Закон N 996) визначено, що первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати обов'язкові реквізити, визначені цим пунктом, а саме:

- назву документа (форми);

- дату складання;

- назву підприємства, від імені якого складено документ;

- зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

- посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Також пунктом 6.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 № 88 , передбачено, що первинні документи, облікові регістри та бухгалтерська звітність, створені у формі електронного документа, повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях, та протягом строку, що не повинен бути меншим від строку, встановленого для відповідних документів на папері.

Статтею 1 Закону «Про електронний цифровий підпис » визначено, що електронний цифровий підпис є різновидом електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача.

Отже, електронний документ, який складено відповідно до вимог чинного законодавства та який містить усі необхідні реквізити, має таку ж юридичну силу, як і документ, складений у паперовому вигляді.

Обов’язковість друку

У разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку з використанням електронних засобів оброблення інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогуінших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами (пункт 6 статті 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»).

Крім того, посадова (службова) особа контролюючого органу, яка проводить перевірку, у випадках, передбачених Кодексом, має право отримувати від платника податків або його законних представників копії документів, що належать до предмета перевірки. Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності) (пункт 85.8 статті 85 Податкового кодексу).

Отже, платники податків, які здійснюють ведення документів з обліку доходів, витрат та інших показників, пов'язаних із визначенням об'єктів оподаткування (податкових зобов'язань), первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів у електронному вигляді, зобов'язані при проведенні перевірок надати посадовим особам контролюючого органу на їх вимогу копії документів, що належать до предмета перевірки.

При цьому копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством (стаття 7 Закону «Про електронні документи та електронний документообіг»). Порядок засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 26 травня 2004 р. № 680. Перевірка цілісності електронного документа проводиться шляхом перевірки електронного цифрового підпису відповідно до статті 12 Закону «Про електронні документи та електронний документообіг».

Як бачимо, ДФС визнає ведення бізнесом первинної документації в електронному вигляді, та посилається на чинні норми законодавства, які дозволяють це робити.