Дует безпеки: як комплаєнс та служба безпеки захищають компанію

Тема взаємодії між комплаєнсом і безпекою — одна з ключових для сучасного корпоративного управління.

У сучасному корпоративному середовищі внутрішні розслідування — невід’ємна частина ефективного управління ризиками: від витоків інформації до конфлікту інтересів чи шахрайства. Проте ізольовані дії окремих підрозділів часто призводять до неповних висновків або затягування процесу. Тільки синергія комплаєнсу та служби безпеки забезпечує повну картину подій, законність рішень та інформаційну захищеність. Така співпраця дозволяє не лише виявляти порушення, а й формувати превентивну культуру відповідальності.

Роль внутрішніх розслідувань у компанії

Внутрішні розслідування — це не просто формальна процедура, а справжній інструмент збереження стабільності та довіри всередині компанії. Вони допомагають виявляти порушення, запобігати шахрайству та своєчасно реагувати на потенційні ризики. Завдяки системним розслідуванням керівництво отримує чітку картину того, що відбувається всередині організації, а працівники відчувають, що будь-які порушення не залишаться непоміченими. Особливо важливу роль у цьому процесі відіграє ефективна взаємодія між підрозділом комплаєнсу та службою безпеки. Комплаєнс оцінює відповідність дій співробітників політикам компанії та законодавству, тоді як служба безпеки забезпечує збір та аналіз доказової бази, охорону інформації та контроль за дотриманням процедур. Разом вони створюють надійний механізм, який не лише виявляє порушення, а й мінімізує ризики для всієї організації.

Ініціатори розслідувань: умови та підстави

Ініціювати внутрішнє розслідування може як підрозділ комплаєнсу, так і служба безпеки, а також інші департаменти чи керівництво компанії. Важливо, щоб кожен ініціатор діяв у межах своїх компетенцій і з урахуванням внутрішніх процедур. Такий підхід дозволяє уникнути хаотичних або необґрунтованих перевірок, а також забезпечує прозорість процесу для всіх учасників.

Ініціація розслідування відбувається на конкретних підставах: підозрі на порушення політик компанії, виявленні аномалій у процесах, отриманні сигналів від співробітників або зовнішніх джерел. Комплаєнс оцінює правові ризики та доцільність проведення розслідування, а служба безпеки визначає, які фактичні дані необхідно перевірити. Такий баланс забезпечує своєчасне реагування на потенційні загрози без порушення процедур і законів.

Етапи внутрішнього розслідування

1. Підготовка до розслідування. 

Підготовка — це фундамент успішного внутрішнього розслідування. На цьому етапі визначаються цілі, обсяг робіт та основні підозрілі процеси чи події, що потребують перевірки. Комплаєнс оцінює правові та регуляторні аспекти розслідування, визначає рамки, у яких можна діяти без порушення законів та внутрішніх політик. Служба безпеки водночас планує логістику збору інформації, забезпечує захист джерел даних та розробляє попередні сценарії перевірок. Саме на цьому етапі закладається чітка стратегія, яка дозволяє уникнути хаосу і дублювання дій у подальшому.

2. Збір доказів

Цей етап є серцем розслідування. Служба безпеки займається збором фактичних даних, документів, електронної інформації та свідчень, контролює, щоб усе відбувалося конфіденційно і без шкоди для бізнес-процесів. Комплаєнс паралельно аналізує отримані матеріали на предмет порушень політик та законодавства, готує юридичні висновки і рекомендації. Взаємодія обох підрозділів дозволяє формувати повну картину подій, не упускаючи жодної деталі та зберігаючи баланс між оперативністю та законністю.

3. Аналіз і оцінка ризиків

Після збору інформації обидві команди об’єднують зусилля для ретельного аналізу. Комплаєнс визначає, які дії порушують внутрішні правила або закони, а служба безпеки оцінює ймовірність повторення інцидентів, потенційні загрози для компанії та слабкі місця в системі безпеки. На основі цього формуються рекомендації щодо коригуючих заходів, а також план превентивних дій на майбутнє.

Спільні інструменти та методи

Сучасні внутрішні розслідування неможливі без ефективних технологій. Комплаєнс та служба безпеки використовують системи моніторингу бізнес-процесів, цифрові платформи для збору та аналізу даних, а також спеціальні інструменти для відстеження аномалій у документах і транзакціях. Це дозволяє швидко і точно виявляти потенційні ризики, одночасно зберігаючи конфіденційність інформації та контролюючи її достовірність. Окрім технологій, ключовим фактором ефективності є наявність узгоджених процедур і стандартів. Комплаєнс та служба безпеки працюють за спільними протоколами, які регламентують порядок проведення розслідувань, розподіл ролей і відповідальності, формування звітів та документування результатів. Чітко прописані правила дозволяють уникнути дублювання дій, зберегти прозорість процесу і гарантувати юридичну чистоту результатів.

Виклики та рішення

Під час внутрішніх розслідувань можуть виникати конфлікти інтересів — наприклад, коли співробітник підрозділу комплаєнсу або служби безпеки має особисті стосунки з учасниками розслідування. Щоб уникнути суб’єктивності та упередженості, важливо заздалегідь визначати ролі та відповідальність, залучати незалежних фахівців для перевірки критичних моментів і дотримуватися принципу прозорості у всіх процесах. Прозорість і неупередженість — ключові принципи, які забезпечують довіру до результатів розслідування. Для цього застосовуються стандартизовані протоколи, документообіг із фіксацією всіх кроків, а також регулярні звіти для керівництва компанії. Спільна робота комплаєнсу та служби безпеки дозволяє підтримувати баланс між конфіденційністю та відкритістю, гарантує точність висновків і мінімізує ризик внутрішніх суперечок.

Висновок

За умов узгодженої співпраці комплаєнсу та служби безпеки внутрішні розслідування перестають бути лише інструментом реагування на інциденти й перетворюються на ознаку управлінської зрілості компанії. Така взаємодія дозволяє виявляти не лише фактичні порушення, а й системні прогалини в процесах, формуючи культуру прозорості, відповідальності та превентивного мислення.

У результаті посилюється стійкість організації до внутрішніх загроз, зміцнюється внутрішня довіра, а зовнішні стейкхолдери отримують сигнал про зрілість системи управління.

Щоб така модель працювала ефективно, організаціям варто:

• Формалізувати взаємодію між комплаєнсом та безпекою на рівні політик і процедур.
• Уніфікувати інструменти збору та аналізу даних, забезпечивши єдиний підхід до верифікації інформації.
• Регулярно тестувати ефективність внутрішніх розслідувань через кейсові навчання або зовнішній аудит.
• Закріпити механізми нейтралізації конфліктів інтересів і незалежного контролю в критичних точках.
• Інвестувати в розвиток soft skills фахівців обох підрозділів — від етичної обізнаності до навичок комунікації в чутливих ситуаціях.

У довгостроковій перспективі саме узгоджена, стандартизована взаємодія між ключовими підрозділами дозволяє побудувати не лише дієвий механізм контролю, а й сформувати корпоративну культуру відповідальності, правової доброчесності та безпеки як цінності.

Опублікована у "Юридична газета" (жовтень 2025)