Електронний документ: як з ним бути при перевірці. Позиція податківців

Державна Фіскальна служба України у своєму листі від 05.05.2016 №10089/6/99-99-14-03-03-15 повідомила, що при проведенні податкових перевірок у платників податків, які складають та зберігають первинні документи та регістри бухгалтерського обліку на машинних носіях відповідно до умов законодавства України про електронні документи та електронний документообіг,зобов'язані за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу контролюючого органу.

Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності) (пункт 85.8 статті 85 Кодексу).

Слід зазначити, що документи надаються лише ті,які пов'язані з предметом перевірки, а обов’язок щодо їх надання виникає у платника податків після початку перевірки.

Таким чином, платники податків, які здійснюють ведення документів з обліку доходів, витрат та інших показників, пов'язаних із визначенням об'єктів оподаткування (податкових зобов'язань), первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів у електронному вигляді, зобов'язані при проведенні перевірок надати посадовим особам контролюючого органу на їх вимогу копії документів, що належать до предмета перевірки.

При цьому, копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством (стаття 7 Закону України від 22 травня 2003 року № 851-IV “Про електронні документи та електронний документообіг”).

Так, Постановою Кабінету міністрів України від 26.05.2004 №680 затверджено “Порядок засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу”.

Постановою №680 встановлено, що послуги фіксування часу надаються акредитованими центрами сертифікації ключів та центрами сертифікації ключівна договірних засадах. Час, який використовується в позначці часу, встановлюється акредитованим центром сертифікації ключів та центром сертифікації ключів за київським часом на момент її формування та синхронізований із Всесвітнім координованим часом (UTC) з точністю до однієї секунди. Виключається будь-яка можливість вносити зміни до документів після фіксування часу.

Своє юридичне розуміння фіксування часу висловило ще Міністерство доходів і зборів України у Листі від 25.12.2013 №6793/Ч/99-99-18-03-01-14 “Щодо паперових копій електронних первинних документів” в якому зауважило, що використання позначки часу (послуги фіксування часу) відноситься перш за все для визначення правового статусу електронного цифрового підпису, накладеної на набір електронних даних, а не до електронного документа в цілому. При цьому, з огляду на те, що електронний цифровий підпис підтверджує цілісність набору електронних даних (електронного документа), відмітка часу може використовуватися для доведення факту існування зазначених електронних даних в момент накладення електронного цифрового підпису. Міністерство доходів і зборів також зробило акцент на тому, що платники податків можуть самостійно і між собою встановлювати локальні правила створення, обробки, відправлення, передавання, одержання та зберігання електронних документів. При цьому електронний документообіг між платниками податків та органами державної влади здійснюється в порядку, передбаченому цими органами.

Великим платникам податків слід звернути увагу на Лист Міжрегіонального головного управління ДФС - Центральний офіс з обслуговування великих платників від 10.09.2015 №21705/10/28-10-06-11 “Щодо порядку взаємодії платника податків з органами фіскальної служби під час надання документів в електронній формі та їх копій”. У цьому листі детально розписані вимоги до електронних документів з їх нормативним обгрунтуванням та зроблено висновок, що невиконання платником податку зазначених у законодавстві вимог до первинних документів та інших документів, пов'язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, що ведуться в електронному вигляді, необхідних для їх визнання територіальними органами ДФС України, є підставою для невизнання їх підтверджуючими документами такими органами.

Нагадаємо, що Платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених у п. 44.1 ст. 44 Податкового кодексу України, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання - з передбаченого Кодексом граничного терміну подання такої звітності (абз. перший п. 44.3 ст. 44 Податкового кодексу України).