Листування з судом за допомогою електронної пошти

Обов'язок суду перевіряти електронну пошту та реєструвати надіслані на неї документи, підписані ЕЦП

07 грудня 2022 року Верховний Суд у складі колегії суддів Першої судової палати Касаційного цивільного суду в рамках справи № 522/7002/17, провадження № 61-10558св22 (ЄДРСРУ № 107803716) досліджував питання щодо обов'язку суду перевіряти електронну пошту та реєструвати надіслані на неї документи, підписані ЕЦП.

Порядок використання для обміну документами електронної пошти встановлено Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг», в якому зазначено, що порядок електронного документообігу визначається державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності згідно з законодавством.

За загальним правилом, визначеним частиною першою статті 11 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження авторові повідомлення в електронній формі від адресата про одержання цього електронного документа автора.

Пункт 10 розділу ІІ Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України визначає, що приймання та передавання документів електронними засобами зв`язку здійснюється відповідно до Положення про порядок використання ресурсів локальної обчислювальної мережі в Державній судовій адміністрації України, територіальних управліннях Державної судової адміністрації України, місцевих та апеляційних судах загальної юрисдикції, затвердженого наказом Державної судової адміністрації України від 04 грудня 2013 року № 164, та Тимчасового порядку обміну офіційними електронними документами, затвердженого наказом Державної судової адміністрації України від 15 листопада 2016 року № 231.

Відповідно до пункту 8.2.21 Положення про порядок використання ресурсів локальної обчислювальної мережі в Державній судовій адміністрації України, територіальних управліннях Державної судової адміністрації України, місцевих та апеляційних судах загальної юрисдикції користувач зобов`язаний перевіряти електронну поштову скриньку не менше 2 разів на день (на початку першої та другої половини робочого дня).

При цьому, згідно з пунктом 8.2.22 вказаного Положення після отримання нових повідомлень електронною поштою користувач:

- перевіряє на повноту та відповідність реєстраційних реквізитів, вказаних в темі і приєднаних файлах, а також коректність змісту приєднаних файлів;

- у разі отримання електронного листа, який містить комп`ютерні віруси, надсилає відправнику повідомлення про наявність у листі комп`ютерних вірусів та необхідність відправки нового листа і вилучає інфікований електронний лист із папки "Вхідні", після чого очищує папку "Вилучені";

- надсилає електронною поштою підтвердження про отримання повідомлення відправнику (якщо про це є повідомлення в листі) або повідомлення про проблеми з читанням отриманого листа, з накладанням на нього електронного цифрового підпису.

Пунктом 22 Тимчасового порядку обміну офіційними електронними документами також встановлено порядок дій працівника суду в разі отримання електронного листа. Після отримання нових листів електронною поштою відповідальна особа:

1) перевіряє на легітимність ключ електронного цифрового підпису, яким засвідчено електронний лист;

2) у разі якщо електронний лист не засвідчений відповідним ключем електронного цифрового підпису, надсилає відправнику повідомлення про необхідність відправки нового листа, підписаного належним чином;

3) перевіряє на повноту та відповідність реєстраційних реквізитів, указаних в темі і приєднаних файлах, а також коректність змісту приєднаних файлів;

4) у разі отримання електронного листа, що містить комп`ютерні віруси, після його перевірки антивірусним засобом надсилає відправнику повідомлення про наявність у листі комп`ютерних вірусів та необхідність відправки нового листа і вилучає інфікований електронний лист із папки "Вхідні", після чого очищує папку "Вилучені";

5) надсилає електронною поштою відправнику підтвердження про отримання листа або повідомлення про невідповідність листа встановленим вимогам (проблеми з читанням отриманого листа, відсутність електронного цифрового підпису тощо);

6) у разі надходження офіційного листа на паперовому носії після його отримання електронною поштою, на зворотньому боці останньої сторінки паперової копії цього листа зазначається відмітка про прізвище, ім`я, по батькові, дату, час посадової особи, яка здійснила отримання цього листа в електронному вигляді.

Електронну пошту відповідальна особа повинна перевіряти не рідше одного разу на годину протягом робочого дня (пункт 24 Тимчасового порядку обміну офіційними електронними документами).

Альтернативою звернення учасників справи до суду із позовними заявами, скаргами та іншими визначеними законом процесуальними документами, оформленими в паперовій формі та підписаними безпосередньо учасником справи або його представником, є звернення з процесуальними документами в електронній формі з обов`язковим їх скріпленням власним електронним цифрового підписом учасника справи та подання такого документу через Електронний кабінет (21 грудня 2019 року Верховний Суд у складі колегії суддів Касаційного господарського суду в рамках справи № 910/12245/19 (ЄДРСРУ № 86504091).

Крім того, окремо слід вказати, що надсилання судового рішення в електронній формі (за наявності у сторони офіційної електронної адреси) або у паперовій формі (рекомендованим листом) учаснику справи є процесуальним обов`язком суду (19 жовтня 2022 року Верховний Суд у складі колегії суддів Другої судової палати Касаційного цивільного суду в рамках справи № 369/16324/20, провадження № 61-2912св22 (ЄДРСРУ № 106881888)

ВИСНОВОК: Наведене свідчить про обов`язок працівників апарату суду перевіряти електронну пошту на наявність повідомлень та передавати їх для реєстрації.

Такі висновки узгоджуються з висновками Верховного Суду, викладеними у постанові від 22 листопада 2022 року у справі № 911/1808/21 (ЄДРСРУ № 107461108) та від 07 грудня 2022 року у справі № 709/3/22 (провадження № 61-9192св22, ЄДРСРУ № 107963117).