Выбор системы внешнего электронного документооборота
Системы внешнего электронного документооборота (ЭДО) от разных вендоров имеют свои особенности. На что следует обратить внимание, прежде чем сделать выбор в пользу одной из них?
Простота и удобство интерфейса
Первое, на что следует обратить внимание: простота и удобство интерфейса. Если за 30 минут вам не удалось разобраться в основных функциях системы — попробуйте другую. Разумеется, для того, чтобы разобраться во всех тонкостях работы потребуется время и инструкция пользователя, но основные принципы работы должны быть понятны сразу.
Поддержка всех КЭП
Система должна поддерживать все КЭП, которые выдают Квалифицированные поставщики электронных доверительных услуг Украины. Возможность регистрации и входа в систему с помощью КЭП или Mobile Id тоже существенно облегчают жизнь.
Последовательное согласование
В системе ЭДО должно быть реализовано последовательное согласование. Если, к примеру, бухгалтер не утвердил документ и отправил его на доработку, то юристу не надо время тратить на ознакомление с ним. Он приступит к работе после того, как документ будет согласован предыдущей инстанцией.
Пакетное подписание
Есть документы с мелкими суммами, незначительные или стандартные, подписывать которые даже в самой удобной системе ЭДО долго и утомительно. Так что наличие функции пакетного подписания будет большим плюсом.
Наличие встроенного чата
Чтобы объяснять причину неподписания документа, внесения корректив и обсуждения прочих моментов можно использовать почту или телефон. Но удобнее делать это не выходя из системы документооборота, во встроенном чате, как с сотрудниками компании, так и с внешними контрагентами.
Удобство работы с архивом
В системе должен быть удобно реализован архив, в возможностью поиска по атрибутам, реквизитам, сумме и так далее.
Административная панель и настройки системы
В системе должна быть удобная административная панель, с помощью которой можно настраивать систему исходя из потребностей компании. В ней должна быть возможность создать структуру организации и департаменты, у каждого из которых будет свой документооборот. Тогда документопотоки разных отделов не будут пересекаться. Важна еще возможность настраивать маршрутизацию документов в департаментах и распределять роли сотрудников: загружать, согласовывать, утверждать и подписывать документы или просто ознакамливаться с ними.
Мобильное приложение
Системы внешнего ЭДО — это веб-решения, работа в них происходит в браузере. Тем не менее, наличие приложения для смартфона/планшета добавит вам мобильности. Это просто и удобно. Даже если интерфейс системы в мобильном устройстве будет лишен части функционала, ознакомиться с документом, согласовать и подписать его в приложении будет удобнее, чем в браузере.
Онсайт/онлайн
Наличие онсайт версии системы — это то, что может заинтересовать средний и крупный бизнес. Онлайн система универсальна и работает «из коробки». Онсайт система может быть развернута на сервере клиента, кастомизированная и даже брендирована.
Безопасность
Провайдер сколько угодно может рассказывать о надежности системы, но без доказательств — это будут просто слова. Есть компании, которые специализируются на проверке программных продуктов на уязвимость. Они пытаются взламывать системы, используя все возможные сценарии хакерских атак. Это называется penetration test. И если у вендора есть документ об успешном прохождении подобного теста — значит на продукт стоит обратить внимание. Соответствие требованиям GDPR тоже будет плюсом.
Возможность интеграции с другими системами
И еще один важный момент: возможность интеграции решения внешнего ЭДО с другими системами автоматизации предприятии. Это необходимо для того, чтобы информация из внешней и внутренней систем беспрепятственно попадали из одной в другую. Чем проще интегрировать эти системы с помощью API интерфейса — тем лучше.
Практически у всех систем внешнего электронного документооборота есть тестовый период. Не поленитесь поработать в нескольких из них, чтобы оценить все достоинства и недостатки.
- Альтернативи децентралізації енергогенерації в Україні не існує Олексій Гнатенко вчора о 15:31
- Відкриті дані: прозорість проти корупції Діана Граділь вчора о 13:39
- Способи захисту прав власника від самочинного будівництва на земельній ділянці Євген Морозов вчора о 10:45
- Власть, наука, интеллект – инвестиции в средний и малый бизнес и устойчивое развитие Вільям Задорський вчора о 04:01
- Прифронтовий Миколаїв. Яку допомогу можна отримати у місті, де лінія фронту зовсім близько Галина Скіпальська 25.07.2024 13:53
- На що дивляться інвестори? Олександр Висоцький 25.07.2024 12:22
- Де нормальний начпрод, там якісні продукти харчування Дана Ярова 25.07.2024 12:06
- Розвиток європейського ринку водню: Нові ініціативи та перспективи Олексій Гнатенко 25.07.2024 10:17
- Внесіть зміни у свій щоденний "to do list" Катерина Кошкіна 25.07.2024 09:59
- Гранти на відновлення та енергоефективність житла: можливості від Фонду енергоефективності Єгор Фаренюк 24.07.2024 21:44
- Порушення прав власника земельної ділянки внаслідок самочинного будівництва Євген Морозов 24.07.2024 19:48
- Як застосувати методи відбору постачальників НАТО у наших реаліях? Євгеній Сільверстов 24.07.2024 18:00
- Кого підтримуватиме Ізраїль під час виборів у США? Олег Вишняков 24.07.2024 13:22
- Європейська рада схвалила висновки щодо інфраструктури електромережі ЄС Олексій Гнатенко 24.07.2024 12:30
- Спільна власність чоловіка та жінки, які проживають без реєстрації шлюбу Євген Морозов 23.07.2024 19:26
- Boris Johnson: Запрошення до усвідомлення – домовлянь з РФ не буде 1883
- Суди проти рф – реалії, фантазії, міфи. Перспективи Арбітражу 299
- Як застосувати методи відбору постачальників НАТО у наших реаліях? 91
- Чому конкурентні закупівлі – це більше ніж просто вимога закону 65
- Дизайн дитячого простору 63
-
11 млрд доларів тому, кого немає. На що просила гроші Україна в Берліні
Бізнес 87051
-
У Харкові обрали нові назви для трьох станцій метро
Бізнес 11261
-
Помпео виклав своє бачення мирного плану Трампа: лендліз на $500 млрд і реальні санкції
Бізнес 9252
-
Криза мобільного зв’язку. Скільки коштуватиме подовження зв'язку під час відключень
Бізнес 5719
-
Київський підприємець почав розбирати Tesla, щоб заряджати оселі – FT
Технології 5436