Как уничтожить бухгалтерские документы

Статья 44 Налогового кодекса Украины не двузначно определяет, что учет доходов и затрат осуществляется только на основании первичных документов бухгалтерского учета.

Та же статья закона предусматривает, что первичные документы должны храниться не менее 1095 дней с дня подачи отчетности, для составления которой они использовались.

Приведенные формулировки могут создать впечатление, что по истечении 3 лет после закрытия соответствующего отчетного периода, налогоплательщик может спокойно уничтожить бухгалтерские документы.

Но это не так!

Стоит обратить внимание на сразу не заметные слова названой статьи 44: «…не менее…». Следовательно, срок хранения бухгалтерской документации может быть и более 1095 дней.

Как же определить реальный срок хранения документации?

Ответ на этот вопрос можно найти в приказе Министерства юстиции Украины №578/5 от 12.04.2012 г., которым утвержден перечень документов и сроков их хранения. Данный приказ зарегистрирован в том же Минюсте и является нормативным.

Раздел 4.2 названого перечня предусматривает сроки хранения бухгалтерских документов в зависимости от вида и содержания. Первичным бухгалтерским документам отведен срок 3 года при условии закрытия соответствующего периода проверкой ГНИ.

Если совместить условия приказа и статьи 44 Налогового кодекса, то срок хранения первичных документов будет звучать так:

«3 года после подачи налоговой отчетности, для составления которой они использовались, при условии закрытия периода проверкой ГНИ».

При этом, не стоит пренебрегать словами «…после подачи отчетности…». Данные слова являются двузначными. Так, использование данных одних и тех же первичных документов для составления отчетности часто многократно. Стоит хотя бы сказать о нарастающей отчетности по налогу на прибыль предприятий. Например, данные приходных документов на товар, полученный в 1-м квартале, так же участвуют в формировании цифр 4-го квартала и даже следующего года (для плательщиков налога на прибыль). Однако, законодательство не содержит разъяснения что делать в такой ситуации. По моему мнению, в таких случаях стоит отталкиваться от последней отчетности, так как не будет сомнений соблюдения установленных сроков. Так что, для большинства налогоплательщиков к установленному сроку вполне можно добавить точно год.

Говоря об уничтожении «первички» нельзя не упомянуть и об особом порядке этого процесса. Согласно Закона Украины «О национальном архивном фонде и архивных учреждениях» уничтожение документов юридическими лицами без прохождения соответствующей экспертизы запрещено. Этим же законом создана достаточно разветвленная и запутанная сеть архивных учреждений, которые проводят эту экспертизу.

Предприятия частной формы собственности могут самостоятельно проводить экспертизу и готовить соответствующие документы. Однако, на практике хочется порекомендовать этого не делать, а лучше сразу заказать услуги архивных учреждений. За плату они квалифицировано и быстро сделают эту работу. Ближе всего, конечно, отделы районных госадминистраций и городских советов.

К сожалению, полное соблюдение условий хранения и уничтожения бухгалтерских документов не может гарантировать отсутствие претензий ГНИ, но поможет защитить предприятие в суде.