Зачем нам нужна автоматизация бизнес-процессов
Преимущества форматизированных бизнес-процессов над ручным управлением
Далеко не все предприниматели уделяют достаточно внимания автоматизации бизнес-процессов в своих компаниях. И на это есть объективные причины, которые в основном связаны с ограничением финансовых ресурсов. Ведь инвестиции в автоматизацию на начальном этапе построения бизнеса достаточно существенные. При комплексном подходе к автоматизации сумма может составлять от $2000 и больше. И позволить их может не каждый предприниматель.
К тому же, на этапе формирования бизнеса вложения в автоматизацию не всегда оправдывают ожидания. В основном это связано с отсутствием понимания как должны работать процессы, в следствии чего системы не всегда соответствуют задачам бизнеса и приходится их постоянно адаптировать.
Одним из сдерживающих факторов является негативный опыт, например, неправильный выбор системы, которая не позволяет охватывать все процессы и требует дополнительного внедрения модулей либо доработок.
И всё же, будущее успешного бизнеса — за автоматизацией бизнес-процессов, ведь необходимо обладать конкурентными преимуществами на рынке с самого старта своей деятельности.
Когда же все-таки стоит задуматься об автоматизации бизнес-процессов?
Ответ однозначен: еще на старте, так как для большинства сотрудников это и есть основное орудие труда, и конечно, все что внедряется на старте, как правило, наиболее эффективное, ведь научить всегда проще чем переучить.
На что необходимо обратить внимание в первую очередь?
1. При выборе программных продуктов убедитесь в том, что учетная система соответствует базовым потребностям бизнеса и предусматривает возможность интеграции. Это позволит минимизировать затраты на дополнительную доработку ПО.
2. Максимально используйте возможности масштабного продукта, иногда из-за недостатка знаний сотрудники не имеют представления о всех решениях программных продуктов.
3. Очень важен структурированный подход к вводу данных, таких как заполнение справочников контрагентов, договоров, номенклатур, статей и т.д. Это основа архитектуры, которая в дальнейшем позволит эффективно простаивать бизнес-процессы, получать качественную аналитику и оценку деятельности компании.
4. Необходимо определить ключевые области, где в первую очередь могут понадобиться дополнительные услуги по автоматизации. Проанализируйте максимально повторяющиеся операции. В данном случае минимизация человеческого фактора позволит уменьшить ошибки и повысить пропускную способность бизнеса, а также максимально эффективно использовать рабочее время уже имеющегося персонала, без привлечения и обучения новых сотрудников.
5. Если в компании нет достаточно ресурсов для автоматизации деятельности, можно воспользоваться наработанными практиками. Например, при передаче функций на аутсорсинг вы пользуетесь уже отработанными процессами поставщика услуг, при необходимости и их программными продуктами. Ведь работа аутсорсинговой компаний изначально направлена на максимальную автоматизацию бизнес-процессов, так как одновременная работа с компаниями разных направлений, разной величины и разных отраслей в режиме удаленного доступа требует автоматизации и адаптации в самые сжатые сроки.
Исходя из моей практики, отмечу, что сдерживающим фактором в части эффективных продаж (что в основном и является целью бизнеса) являются процессы закупки, управление запасами и финансовая функция. Самая главная составляющая для продаж — это полное понимание менеджером наличия ассортимента (что есть в наличии, что должны поставить в ближайшее время), а также понимание взаимоотношений с покупателем и существующей задолженности клиента.
В нынешних условиях развития эффективность — это, в первую очередь, скорость, а ее нельзя достичь при ручном управлении.
Для эффективного управления компании все чаще используют непрерывную цепочку процессов от «Заказа поставщику до оплаты» и от «Заказа покупателя до подступившего платежа», в котором оцифруют все этапы движения заказа. В части складской логистики в помощь приходит ячеечное хранение запасов и возможность резервирования товаров. В части продаж — использование CRM-систем, автоматизированные подход к ценообразованию и учету скидок. Бухгалтерские службы используют электронный документооборот, автоматизацию казначейский функций и заполнения справочников.
У нас планирование платежей происходит в онлайн режиме без затрат труда сотрудников. Оплаты осуществляются через формирование заказов. Разделив циклические договора (постоянно повторяющиеся), мы пришли к тому что 90% заказов формируются в один клик. Время, затрачиваемое на набор, отправление и утверждение платежного реестра и непосредственно осуществление платежей, занимают максимум 10 секунд (с учетом всех необходимых средств защиты информации). Такие же подходы используются и в части разнесения банковской выписки — в системе осуществляется несколько кликов и нет необходимости заходить в «Клиент банк».
В связи со сложившейся в мире экономической ситуацией, необходимо принять, что все рутинные процессы (постоянно повторяющиеся операции) заменяются роботами, а задача людей — это поиск наилучших решений и развитие компетенций.
- Європейські спонсори тероризму Володимир Горковенко вчора о 23:46
- ВЛК ограниченно пригодным, нужно ли проходить Віра Тарасенко вчора о 22:01
- Компанії втрачають мільйони через неефективну логістику: як оптимізувати процеси та бюджет Сергій Кочергін вчора о 18:38
- Президентський законопроєкт: відповідальність за обхід санкцій Дмитро Зенкін вчора о 15:49
- Зміна імені (прізвища, власного імені, по батькові) дитини Леся Дубчак вчора о 15:24
- Новий закон про європротокол: що змінилось і як тепер діяти? Світлана Приймак вчора о 12:51
- Чи дійсно можна омолодити шкіру обличчя без дороговартісних процедур та інʼєкцій Вікторія Жоль вчора о 10:03
- Переваги й недоліки статусу АЕО: як це насправді працює в Україні та для кого актуально? Олександр Федоришин 13.01.2025 16:26
- Ханукальна менора в Києві та Львові: символ світла і тест на толерантність Олег Вишняков 13.01.2025 14:39
- Шлюбний договір чи договір про поділ майна подружжя: що обрати? Соломія Йосипенко 13.01.2025 12:28
- Шлях України до ЄС: Де ми зараз? Штефан Сабау 13.01.2025 11:48
- Окремі аспекти завершення приватизації ДП "Укрспирт" Віталій Жадобін 13.01.2025 11:29
- Прийняття рішень на основі даних, а не емоцій: ключ до ефективного управління Катерина Мілютенко 13.01.2025 10:22
- Трансплантація органів в Україні: відродження надії чи етичний виклик? Дмитро Зенкін 12.01.2025 16:40
- Американські спонсори російського тероризму Володимир Горковенко 11.01.2025 23:52
- Про пенсії і справедливісь 459
- Нові правила ліцензування у 2025 році: що зміниться для бізнесу? 319
- Переваги й недоліки статусу АЕО: як це насправді працює в Україні та для кого актуально? 147
- Як ірландський досвід (не)резонує українську драму 146
- Трансформація ринку нерухомості: що принесе 2025 рік 87
-
Від волонтерства до бізнесу: як ветлікар став партнером Нової пошти у прифронтовому місті
Бізнес 4366
-
Удар по ядерній тріаді Путіна. В Енгельсі догорає нафтобаза – чому це важливо для України
3932
-
Військова та спортсменка Лариса Жалінська виїхала до Росії та дала пропагандистам інтерв’ю
Життя 1855
-
БЕБ зупинило масштабне виробництво підробленої кави відомих світових брендів — фото
Бізнес 1810
-
Сімка модних провалів на "Золотому глобусі": як фасон штанів може зіпсувати образ — фото
Життя 1706