Система и Личность. Как объединить людей и процессы на производстве

Масштабирование бизнеса возможно, когда выстроена система и бизнес-процессы.

Построить их можно двумя способами. Первый - взять должностную инструкцию и прописать в ней алгоритмы действий, а затем внедрить и контролировать  их выполнение. Второй - автоматизировать процессы. Компания «Экипаж», входящая в тройку лидеров оконного бизнеса, выбрала для себя второй путь. Это сократило постройку новых заводов и выход на новые рынки с запланированных восьми лет  до двух.  

И вот как им это удалось: 

1. Формирование “костяка” команды 

Ни одна система не работает без людей. И люди либо участвуют в процессах, либо саботируют их. Поэтому, первой задачей стало формирование проактивных и лояльных сотрудников, которые смогут поддерживать, внедрять и разрабатывать изменения. Раньше на предприятии было так,  что рабочие могли себе позволить просто не прийти на смену, потому что им не понравилась внедрение графика работы и перекуров. 30% сотрудников производства просто уволились после таких незначительных изменений. Еще часть сотрудников ушла, когда компания запустила серию корпоративных обучений по Лидерству. С первого корпоративного тренинга часть сотрудников просто встала и ушла. Но, по классике жанра, в такой ситуации себя смогли проявить более перспективные и готовые к изменениям сотрудники. Когда на критическом для компании количестве зон ответственностей появились нужные люди, компания начала выстраивать систему из программных продуктов и оборудования. Как любит говорить собственник: “Я очень несистемный человек, если не будет системы, будет хаос”. 

2. Внедрение первого программного продукта 

Первым программным продуктом, который внедрила компания, была самая простая программа для рисования окон, за которой сидел один технолог, рисовал окно и сформировал заявку на снабжение. Весь бизнес подстраивался под его темп работы. Кроме того, очевидным минусом такой схемы был тот факт, что сотрудников с экспертностью инженера тяжело тиражировать, да и точность расчетов низкая, допускается много ошибок во внесении данных в программу. Следующим этапом стало приобретение программы по расчету окон Курбацкого. Благодаря ей убрали ограничение на скорость просчета окон. Выбор пал на программу Курбацкого потому, что большая часть операций была автоматизирована и программа была самой передовой на тот момент. Для нее уже не нужны компетенции инженера и она не позволяет вносить некорректную информацию, что минимизировало ошибки.  

При выборе программного продукта стоит обращать внимание на следующее: 

• “Свежесть” и новизна программы на рынке. Важно ставить ту программу, которая не в зените своего века, а в зарождении, чтобы программа не потеряла актуальность.

• Насколько сложно эту программу администрировать в процессе работы

• Насколько программа любима разработчиками и  долго ли будет поддерживаться

• Для производства важно учесть, какую глубину информации программа позволяет анализировать

• Для бухгалтерии - насколько быстро можно получить аналитику. 

В бухгалтерском учете до 1с компания пользовались тетрадями и в них фиксировала все чеки. 10 дней было нужно на то, чтобы свести весь месяц. После внедрения 1с и обновление его с каждой новой версией (последней версией стала ERP), руководство сосредоточились на автоматизации самого производства. 

3. Внедрение программного продукта на производстве и на складе. Связь новой программы с 1с

До автоматизации производства на заводе были «царьки»: самые компетентные рабочие, которые прибегали к простым формам шантажа.  Они были “узким горлышком” всего предприятия. После автоматизации каждого участка  обнаруживается новое “тонкое место”, следующее в очереди на автоматизацию. 

4. Внедрение бухгалтерских программ, переход с 1с на ERP для быстрой и точной финансовой аналитики

После внедрения новой программы, принятие решений происходит очень быстро. В ERP системе (аналог 1с) есть телеграм-бот, в котором за 2 клика собственник может посмотреть, какие оплаты нужно согласовать, что подтвердить. В платежном календаре на сервере в режиме онлайн всегда есть информация по оплатам. Главная задача программы - за 10 минут дать понимание собственнику всей “температуры” на предприятии. 

5. Внедрение программы “Муравьиная логистика” и привязка ее к ERP для расчета эффективной логистики

Планирование производства в компании выстраивается от логистики (в компании свои 53 автомобиля). Программа позволяет выстраивать оптимальный маршрут исходя из двух критериев: срока монтажа конструкции и производительности производства. Именно эта программа и выстроенная транспортная логистика задает пульс всему заводу.  

6. Внедрение системы онлайн обучения по продукту и системное обучение по личностному росту

В компании есть онлайн программа, в которой сотрудник на старте своей работы проходит обучение по всем деталям продукта, затем сдает экзамен и допускается к работе. Личностное обучение проходит каждый месяц в формате тренинга от компании OLOS-Academy на каждом заводе.

Компания все время внедряет изменения, придумывает и оптимизирует процессы, покупает заводы, благодаря этому самые зрелые и профессиональные сотрудники, носители ДНК компании, все время решают сложные задачи, придумывают и экспериментируют с идеями. С одной стороны есть система, с другой стороны - огромное количество новых задач, в которых сотрудники проявляют свое творчество и компетенции. Творческие задачи – это не про рисунки или танцы. Творчество в бизнесе – это внедрение новых и нестандартных идей для решения задач бизнеса.  Это можно сравнить с ездой по Альпам на идеальном поезде по идеальным рельсам, но, в определенный момент, поезд останавливается, ключевые сотрудники выходят, надев треккинговые ботинки, идут исследовать и покорять Монблан. Сотрудники, которые все время решают сверхзадачи, не превращаются в винтики системы, а берут ее в подсобники. 

При внедрении любой программы, самое сложное - это недопонимание между звеньями и неоднородная некомпетентность. Сотрудники с разными скоростями разбираются в программе. Очень сложно создать универсальную инструкцию, чтобы все сразу поняли каждый нюанс работы. Но и эту проблему компания решила: при внедрении новой программы проходит обучение силами ее разработчиков, а руководители отделов и сотрудники получают KPI показатель к заработной плате, зависящий от результатов внедрения программы и минимума ошибок при работе в ней.  

7. Внедрение CRM системы для отдела продаж

Как это ни странно, к систематизации отдела продаж подошли в последнюю очередь. Выбор пал на программу CRM от Terrasoft Creatio, потому что она позволяет собрать полноценную аналитику по продажам и удобна в эксплуатации.  

Если коротко описать стратегию компании, то это продуктовое и территориальное расширение при правильном балансе развития системы и личности.  

Очень распространена проблема, когда компания так заигрывается в бизнес-процессы, что в ней умирает Личность. Бюрократия, гаджеты, общение с «мертвыми» программами и другие «отрыжки» системы убивают творчество, поэтому самые талантливые и свободные сотрудники уходят. А отсутствие системы приводит к тому, что компания не может масштабироваться. Суметь выстроить систему, но не «задушить» творчество Личности внутри – это очень правильная эклектика для бизнеса. Компании «Экипаж» это удалось благодаря равновесию автоматизации и постоянным творческим сверхзадачам для сотрудников.  

Нет никакой программы, которая могла бы заменить человека, который занимается ключевыми вопросами: какие продукты выбираем, на что делаем ставку, что покупаем? Например, при покупке завода в Киеве, все вокруг говорило о том, что это не лучшее решение: рентабельность всего бизнеса падала, продажи в карантин просели, курс доллара вырос. Но собственник увидел поддержку этой идеи от ключевых сотрудников и решение было принято в течение трех часов. Программная аналитика дает только адекватную оценку текущей ситуации, но не может принять решение. Решения всегда принимаются интуитивно, людьми. Поэтому, бизнесу важно соединять людей и процессы, а не делать ставку только на что-то одно.