Професія, якої не вчать: як закупівельникам здобути знання?

Чому не навчають людей, які витрачають мільярди гривень державних коштів.

Усім нам для роботи потрібні товари або допоміжні послуги. Але якщо бізнес платить за це з власного рахунку, то школи, лікарні, міністерства чи держпідприємства розпоряджаються коштами з бюджету, тобто з податків громадян. Саме тому до публічних закупівель є інші, суворіші вимоги. Тут усе має бути прозоро, обґрунтовано, економно й ефективно.

У системі публічних закупівель наразі працює понад 29 тисяч замовників. Одні купують стандартні товари кілька разів на рік, а інші регулярно замовляють специфічне обладнання чи, скажімо, будівельні роботи. Але будь-яка закупівля — це не просто «натиснути кнопку й оплатити».

Державні установи зобов’язані проводити закупівлі відповідно до закону. І це зовсім не проста операція. Потрібно чітко визначити потребу, описати технічні характеристики, перевірити постачальників, укласти договір і прозвітувати — і все це відповідно до вимог законодавства, яке постійно змінюються. І кожна помилка може обернутися перевіркою, штрафом, адміністративною чи навіть кримінальною відповідальністю.

Публічні закупівлі — фах без профільної освіти

Попри те, що публічні закупівлі — складна та відповідальна сфера, в Україні досі немає системної освіти для тих, хто цим займається. Університети не готують таких фахівців. У деяких випадках студенти проходять окремий курс в межах спеціальності «Фінанси та облік». Але цього критично мало.

На практиці закупівлями в держустановах часто займаються бухгалтери, економісти чи навіть заступники директора. Хоч спеціальні посади уповноважених із закупівель і передбачені, їх мають далеко не всі. Причини прості: бракує людей, грошей і, відверто кажучи, не всі вважають це справді потрібним.

У результаті багато працівників змушені поєднувати кілька функцій одночасно: від нарахування зарплати до укладення договорів на закупівлю, скажімо, харчів. При цьому практично всі закупівельники набувають знань «в процесі»: самі читають закон, слухають поради колег, дивляться вебінари або просто вчаться на своїх помилках.

Держава, зі свого боку, намагається максимально спростити процеси там, де це можливо. Для закупівель стандартних товарів працює електронний каталог Prozorro Market. У ньому вже доступна готова технічна специфікація, перевірені постачальники та шаблони договорів. Замовнику достатньо вибрати необхідне — і в середньому вже за 9 днів він отримує підписаний договір. Це у кілька разів швидше, ніж традиційна процедура відкритих торгів.

До того ж Prozorro Market допомагає уникати помилок. Навіть якщо замовник не має глибоких знань, він може провести все правильно: обрати стандартні характеристики товару і підписати типовий договір. Це значно зменшує ризики порушень.

Але Prozorro Market — це рішення для стандартних і типових потреб. У реальному житті часто виникають складніші ситуації: коли потрібно закупити роботи, послуги чи товари зі специфічними вимогами. У таких випадках жодна система не замінить компетентного фахівця. Потрібно вміти орієнтуватися в ринку, прописувати потрібні умови до договорів, а ще бути в курсі змін законодавства та вимог щодо звітності.

Закупівлі — це не тільки про правила, а й про підхід

Просто дотримуватися всіх правил — замало. Можна знати всі етапи, правильно оформлювати документи, нічого не порушувати — і водночас ухвалювати рішення, які не приносять реальної користі.

Щоб працювати ефективно, потрібні не лише технічні знання, а й соціальні навички. Щодня закупівельники спілкуються з бізнесом, а це вимагає вміння комунікувати, вести переговори, врегульовувати конфлікти — і водночас дотримуватися доброчесності. Передусім треба розуміти суть: як забезпечити прозорість, конкуренцію та ефективність.

А ще важливо постійно навчатися та тримати руку на пульсі. До 2022 року законодавство у сфері закупівель було відносно стабільним. Але повномасштабна війна, санкції, нові джерела фінансування та курс на євроінтеграцію кардинально змінили правила гри. Тепер замовники повинні регулярно оновлювати документи, стежити за обмеженнями та швидко адаптуватися до нових норм. Це постійна робота, яка потребує часу, зусиль і підтримки.

Україна рухається в бік інтеграції з Європейським Союзом — і це означає, що вимоги до закупівель будуть тільки посилюватися. Щоб відповідати новим стандартам, потрібні інвестиції в освіту та розвиток закупівельників — з боку держави, установ і фахової спільноти.

То де ж навчитися закупівель?

Зараз професійне навчання здебільшого відбувається точково: у формі курсів, вебінарів або внутрішніх програм у великих компаніях. Але цього недостатньо.

Публічні закупівлі — це складна й відповідальна робота. Від неї щодня залежить критично важливе: чи будуть ліки в лікарнях, харчування в школах і дороги в громадах.

І якщо ми хочемо, щоб це дійсно працювало — одних технічних рішень чи змін у законі недостатньо. Потрібно інвестувати в освіту, підтримку і розвиток фахівців.

Наразі є реальний запит на обмін досвідом, розбір кейсів, професійного середовища, де можна радитися, ділитися та зростати. То, може, саме час це створити?