Бизнес в изоляции. Электронный документооборот против коронавируса

Пандемия и карантин, которые частично парализовали бизнес в Украине, могут и должны способствовать ускорению цифровой трансформации нашей страны.

Диджитализация, о которой так много говорят в последнее время, все еще находится в зачаточном состоянии, но она стремительно развивается. У нас появилось Министерство цифровой трансформации, которое занимается переводом в онлайн государственных реестров и услуг. Уже сейчас можно не выходя из дома, открыть бизнес, зарегистрировать ФОП, закрыть его при необходимости и открыть новый. Направление верное.

Однако, инициативы только на государственном уровне мало. Должен измениться менталитет самих представителей бизнеса. Сейчас многие компании столкнулись с тем, что сотрудники вынуждены работать удаленно. Затруднилась коммуникация. Кроме того, бумажные документы, такие как договора, счета, акты стали настоящим тормозом бизнеса. Как их передавать, подписывать, согласовывать, если и сотрудники, и контрагенты сидят по домам?

Буквально вчера одному моему знакомому пришлось нарушить карантин и приехать в офис для того, чтобы просто подписать бумажный документ. Сам он давно уже пользуется электронной подписью, но у контрагента ее не оказалось. Он потратил 300 гривен на такси и два с половиной часа своего времени. Все эти действия можно было совершить практически бесплатно, не выходя из дома, за 5 минут, если бы у двух сторон были цифровые подписи. Уверен, что это — не единичный случай.

Сейчас особенно остро встал вопрос внедрения уже существующих электронных сервисов, которые дают возможность коммуницировать с коллегами, клиентами, партнерами, поставщиками, государственными органами онлайн.

Почему об этом серьезно задумались только сейчас? Многие интересовались, консультировались, планировали, но лишь 10% украинских компаний перевели документацию в электронный формат. Законодательная база Украины была давно к этому готова. Еще в 2003 году появилась возможность подписывать документы в электронном виде. Документы с электронной подписью имеют ту же юридическую силу, что и бумажные, а подключиться к системе электронного документооборота можно онлайн, находясь где угодно.

Электронный документооборот — это удобно, быстро и, кроме того — безопасно. Во всех смыслах этого слова. Защищены не только ваши данные, но и сотрудники, которые при обработке бумажных документов вынуждены контактировать друг с другом, с курьерами, бумагой, на которой коронавирус живет до 24 часов.

С чего начинается любой бизнес? Он начинается со сделки. Мы о чем-то договорились, оформили это на бумаге и подписали. Все это можно делать сейчас в электронном виде. На порядок быстрее, комфортнее и безопаснее.

Стоимость конверта и марки — 10 гривен. Это — минимальная цена отправки документа почтой, без услуги курьера. Стоимость одного документа, если мы отправляем его с курьером, возрастает до 40-50 грн. При этом стоимость подписания одного электронного документа — всего 90 копеек. Это — выгодно финансово. Это — экономит время. Можно загрузить в систему файл и в течение трех минут получить документ подписанный с двух сторон. И работать с ним откуда угодно, 7/24. При переходе на электронный документооборот расходы сокращаются по меньшей мере в десять раз.

В электронном виде, при помощи веб-интерфейса программного продукта, можно обсуждать и утверждать документ, что минимизирует вероятность появления ошибок. Даже если ошибка была выявлена после подписания, можно в течение пяти минут ее исправить. Ситуация, когда, например, машина с товаром и неправильно оформленными бумажными документами поехала в другой конец страны, может привести к тому, что груз застрянет на несколько суток до тех пор, пока не придут исправленные документы. В случае с электронными документами, ошибка будет исправлена за считанные минуты.

Уже давно никто не отрицает, что электронный документооборот нужен. В сложившейся в сейчас ситуации, он стал просто необходим.