Досить часто бізнесу доводиться мати справу із значним обсягом документів. І постає питання щодо можливості правомірного використання факсиміле у первинних, бухгалтерських та інших документах.
Коли допускається використання факсимільного відтворення підпису.
Частиною 3 ст. 207 Цивільного кодексу України передбачено, що використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного, електронного або іншого копіювання, електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів.
Пунктом 2.5 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88 передбачено, що використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства.
З урахуванням законодавчих норм, в господарських операціях сторони можуть використовувати факсиміле, попередньо надавши йому юридичну силу як особистого підпису. Для цього, в угоді сторони погоджують порядок використання факсиміле, відображають зразки справжнього та факсимільного підписів представників сторін договору.
Зазначений порядок неодноразово підтверджував і Верховний Суд, зокрема у постановах від 28 квітня 2020 року у справі № 902/452/19, від 21 серпня 2019 року у справі № 910/4292/13.
Щодо документів, у яких не допускається проставлення факсиміле.
У листі ДФС від 04.05.2016 № 4582/Л/99-95-42-01-14 зазначається, що використання факсимільного відтворення підпису при оформленні первинних документів за письмовою угодою сторін, в якій містяться зразки відповідного аналога їх власноручних підписів, не порушує законодавства України, крім випадків застосування первинних документів типових і спеціалізованих форм, якими не передбачено використання факсимільного відтворення підпису.
Як приклад, такими документи є акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів (Форма ОЗ-1), акт на списання основних засобів (Форма ОЗ-3).
Підпунктом 12 п. 7 розділу 2 Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, передбачено, що факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.
Міністерством фінансів у листі від 03.08.2009 № 31-34000-20-16/20991 зазначається, що Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» застосування факсиміле для підпису первинних документів не передбачено. Зазначені документи підписуються особисто та/або із застосуванням електронного підпису відповідно до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», Закону України «Про електронний цифровий підпис».
Таким чином, не допускається використання факсиміле у первинних документах спеціалізованих та типових форм, а також в організаційно-розпорядчих (положення, накази, рішення тощо), фінансових, бухгалтерських документах.
