Коректні юридичні механізми і бренд роботодавця. Частина перша

Досліджую такий юридичний аспект роботи з персоналом як прийом на роботу, як зробити це юридично коректно і що це дасть для підприємства та як вплине на бренд роботодавця

Порушення роботодавця при прийомі на роботу: найпоширеніші випадки

Питання порушень при прийомі на роботу, як правило, виникає не тоді, коли «все добре» між працівником та роботодавцем, а тоді, коли відбувся конфлікт, зміна обставин, за яких почалися трудові відносини. Також питання порушень при прийомі на роботу піднімаються, коли працівника звільняють за іншими, аніж за власним бажання чи угодою сторін, підставами.

В цьому разі часто невдоволені колишні працівники не лінуються звернутися до Держпраці чи інших контролюючих органів зі скаргами, як з реальними, так і не зовсім, підставами.

Приведемо і проаналізуємо приклади помилок роботодавців при прийомі на роботу, які можна уникнути, щоб не сплачувати сотні тисяч гривень за штрафи Держпраці, мінімізувати судові позови від працівників (як колишніх, так і дійсних).

- Неоформлення працівника. Оформити працівника означає: укласти з працівником письмовий трудовий договір; оформити наказ (розпорядження) про прийняття на роботу; повідомити орган ДФС про прийняття працівника на роботу. Всі документи мають встановлену законодавчу форму, трудовий договір має відповідати КЗпП України, галузевим нормативно-правовим актам. Якщо для працівника це перше місце роботи, то роботодавець зобов’язаний завести трудову книжку.

 Важливість взагалі оформлювати працівників підкреслюється цифрами:  в 2019 році за одного неоформленого працівника – штраф у розмірі 30 мінімальних зарплат – 125 190 гривень. У 2020 році попри лібералізацію підходів до фінансових санкцій в сфері праці – за повторне правопорушення у вигляді неоформленого працівника - 141 690 гривень.

Практика судових спорів за позовами роботодавців по Держпраці про скасування даних штрафів колосальна. Держпраці виконує розпорядження Кабінету Міністрів України від 05 вересня 2018 року №649-р «Про заходи, спрямовані на детінізацію відносин у сфері зайнятості населення». Звісно, є можливості при сукупності обставин і порушень з боку Держпраці при перевірці скасувати ці штрафи, але доведеться судитися.

З практики зазначимо, що часто роботодавці на ніби-то випробувальний термін не здійснюють оформлення, щоб «не псувати трудову». Але випробувальний термін регулюється трудовим законодавством однаково як і постійна робота. При адекватних відносинах завжди при закінченні випробувального терміну, який працівник не пройшов, є можливість запропонувати йому звільнення за власним бажанням чи за угодою сторін. Тобто не застосовувати формулювання підстави звільнення п. 2 ст. 43-1: розірвання трудового договору з ініціативи у випадку незадовільного результату випробування, обумовленого при прийнятті на роботу, яке дійсно негативно впливає на трудову книжку, особливо молодих спеціалістів. 

- Недотримання правил захисту персональних даних. Роботодавцям рекомендується розробляти уніфіковані положення про збір, обробку та використання персональних даних (ПД) та ознайомлювати з ним під підпис своїх працівників. При прийому на роботу працівників надавати під підпис заяву про надання згоди на обробку ПД. З резюме кандидатів на вакантні посади теж потрібно бути обережними. Як правило, основні майданчики пошуку роботи вже на стадії реєстрації претендента вимагають у нього згоди на обробку ПД. Але такі портали в першу чергу страхують себе, а не роботодавця, якому в підсумку потрапляє інформація про ПД шукача роботи. Тому багато роботодавців в своїх оголошеннях про вакансії вже почали вказувати вимоги в резюме надавати згоду на обробку ПД кандидата, навіть надаючи текст такої заяви. Поки прецеденти суперечок між кандидатами і роботодавцями в цій сфері невідомі, але ситуація може змінитися. Звісно велику роль в цьому відіграють недавно посилені штрафи GDPR, під сферу дії якого підпадають майже всі компанії України.

Власне на практиці в момент прийняття на роботу інтересах роботодавця ознайомити під підпис з угодою про конфіденційність, посадовою інструкцією, згодою на обробку персональних даних та іншими документами специфіки галузі.

- Порушення роботодавцем правила проінструктувати працівника і визначити йому робоче місце. Штраф за порушення цього правила в 2019 році складає 1 мінімальну зарплату = 4173 грн. Але особливо ця вимога має бути дотриманою на небезпечних роботах, на висоті, зі струмом, напругою, під землею тощо. У випадку настання нещасного випадку ці документи є вагомими для слідства. Їх відсутність або неналежність умовно матиме обтяжуючий характер для роботодавця, потягне додаткові перевірки.

- Вимагання при прийнятті на роботу відомостей та документів, подання яких не передбачено законодавством. Згідно ст. 25 КЗпП України при укладенні трудового договору забороняється вимагати від осіб, які поступають на роботу, відомості про їх партійну і національну приналежність, походження, реєстрацію місця проживання чи перебування та документи, подання яких не передбачено законодавством. Дане правило часто нехтується роботодавцями навіть при здійсненні оголошення про вакансію. Штраф за порушення цього правила в 2019 році  також складає 1 мінімальну зарплату = 4173 грн.

- Трапляються ще і такі випадки: здійснення роботодавцем описок в трудовій книжці, підписання документів «наперед» або «пройденою датою», помилки в наказі про прийняття на роботу, інших кадрових документах щодо працівника, невідповідність штатного розпису введеній посаді, відсутність професії (посади)  в класифікаторі професій тощо.  Кожен випадок індивідуальний і потребує конкретного вивчення і вирішення.

При виникненні конфліктних ситуацій з працівниками щодо їх невірного оформлення радимо спочатку спробувати мирно вирішити питання, оскільки часто працівником можуть керувати «емоції», проблему можна залагодити і далі продовжити працювати.

Отож, коректно вжиті юридичні механізми  в роботі з людьми взагалі і при прийомі на роботу зокрема посилюють бренд роботодавця, впливають на сприйняття фірми як такої, що працює в правовому полі і має певні високі стандарти.