Роботикс: Новый взгляд на электронный документооборот
Вопрос заключается не столько в том внедрять или не внедрять автоматизированные решения для организации документооборота. Речь идет о получении наибольших инновационных выгод от этого процесса.
Автоматизация бизнес-процессов и внедрение систем электронного документооборота уже давно стали нашей повседневностью. Утихли даже дискуссии на тему целесообразно или нецелесообразно их внедрять, особенно когда речь идёт о крупных предприятиях, где документы продуцируются в больших количествах ежедневно. Те компании, которые ввели у себя электронный документооборот, уже имели возможность ощутить все неоспоримые преимущества и удобства этого способа обмена документами и вряд ли согласились бы сегодня вернуться к традиционным бумажным носителям. В тех же организациях, которые еще только решаются перейти на СЭД, сомнения появляются преимущественно на этапе выбора наиболее подходящей для них системы среди имеющихся на рынке.
Функционал многих современных СЭД выверен многолетней практикой шлифовки и совершенствования в соответствии с конкретными потребностями конечных потребителей. Практически все системы имеют свою устоявшуюся структуру, набор шаблонов и функциональных возможностей, равно как и свои преимущества и недостатки. Казалось бы, сейчас СЭД достигли верхней границы своих возможностей и обречены только на совершенствование удобства и простоты для пользователей.
Однако с появлением в информационном мире таких новых технологий, как роботизация бизнес-процессов (Robotic Process Automation, RPA), машинное обучение (Machine Learning, ML), применения в программировании элементов искусственного интеллекта (Artificial Intelligence, AI) и совершенствования технологий OCR (Optical Character Recognition) даже старый добрый электронный документооборот имеет все шансы получить «второе дыхание» и кардинально новый виток развития. Современные технологии вполне позволяют интегрировать программного работа в СЭД с тем, чтобы последний принял на себя часть рутинных механических действий с документом, которые до этого выполнял человек.
Каким же образом технология роботизации бизнес-процессов может усилить и улучшить имеющуюся функциональность систем электронного документооборота, можно наглядно проиллюстрировать на одном простом примере – обработке входящей документации, её утверждении и архивировании.
Как выглядит процесс использования человеческого ресурса в классической схеме СЭД?
Действия сотрудника-человека определённого структурного подразделения:
Получает по электронной почте данные в виде сканированного документа.
Обрабатывает входящие электронные сообщения, сохраняя документы в соответствующих (временных) электронных каталогах.
Открывает поочерёдно документы и вносит данные из них во внутренние системы для дальнейшей обработки документов или данных из них в СЭД.
Автоматизированные действия в СЭД:
Инициированные сотрудником документы автоматически рассылаются на согласование, утверждение и проверку соответствующим уполномоченным лицам с наложением необходимых резолюций.
После обработки и утверждения документы размещаются в соответствии с заданными регламентами в архиве.
Во время обработки документов нередко возникают случаи, когда в документах отсутствуют данные или любая другая ключевая информация, без которой невозможна их дальнейшая обработка. Поэтому на этом этапе сотрудник идентифицирует, какой информации не хватает, и выполняет соответствующий запрос путем направления электронного почтового сообщения на контрагента / клиента / партнера с целью получения необходимой информации, чтобы завершить инициированный процесс.
Как же может выглядеть такой процесс без привлечения человеческого ресурса, только с использованием технологии роботизации бизнес-процессов и СЭД?
Все очень просто. Конфигурируется программный робот, интегрированный в СЭД, который способен выполнить вышеперечисленные действия, совершаемые сотрудником за пределами системы электронного документооборота.
Таким образом, вопрос заключается не столько в том внедрять или не внедрять автоматизированные решения для организации документооборота. Речь идет о получении наибольших инновационных выгод от этого процесса, которые сегодня открывают современные технологии роботизации. На СЭД нужно взглянуть сейчас под несколько иным ракурсом – с точки зрения неоспоримых и даже двойных выгод от их интеграции с возможностями программных роботов. По сравнению с классическими версиями электронного документооборота такие роботизированные СЭД имеют сегодня неоспоримые конкурентные преимущества.
- Захист дітей від насильства: як працює модель Барнахус в Україні та Польщі Галина Скіпальська вчора о 17:02
- ПРРО як шлях до детенізації бізнесу та збільшення надхожень у бюджет Андрій Сухов вчора о 11:59
- Cпеціальні військові операції – міжнародна політика кремля Сергій Пєтков вчора о 10:18
- 100 днів, які не повернули мир в Україну Дмитро Пульмановський вчора о 10:15
- За фасадом новобудови: як виявити ризики перед купівлею Юрій Бабенко 22.04.2025 15:32
- Як енергетичні компанії оптимізують КІК: досвід ЄС та українські реалії Ростислав Никітенко 22.04.2025 11:46
- 4 помилки, які заважають власнику бізнесу побудувати сильну компанію Олександр Висоцький 22.04.2025 10:27
- Где покупать жилую недвижимость и какую? Володимир Стус 21.04.2025 23:53
- ТЦК – треш, хайп, фейк або соціальна допомога військовим та їх сім’ям Сергій Пєтков 21.04.2025 19:52
- Китай закручує "рідкоземельну гайку". Як Україні скористатися своїм шансом? Ксенія Оринчак 21.04.2025 16:53
- Компенсація 1,5 млн грн моральної шкоди з рф на користь киянина за "повітряні тривоги" Світлана Приймак 21.04.2025 10:20
- Розпоряджання землею під час війни: поради юриста Сергій Пагер 21.04.2025 08:57
- Стажування і підвищення кваліфікації: сенси та підходи Сергій Пєтков 20.04.2025 19:43
- Рішенням суду з працівника (водія) стягнуто упущену вигоду Артур Кір’яков 19.04.2025 18:25
- Чому корпоративний стиль – це більше, ніж просто форма Павло Астахов 19.04.2025 12:09
- Як комплаєнс допомагає громадським організаціям зміцнити довіру та уникнути ризиків 233
- Модель нової індустріалізації України 184
- Омріяна Перемога: яким українці бачать закінчення війни? 146
- Стажування і підвищення кваліфікації: сенси та підходи 137
- Ілюзія захисту: чим загрожують несертифіковані мотошоломи 124
-
Львів планує відкрити заміський тролейбусний маршрут до сусіднього села
Бізнес 31973
-
Казахстан заявив, що видобуватиме стільки нафти, скільки потрібно йому, а не ОПЕК
Бізнес 9769
-
Хто такі світчери і чому вік — не привід боятись почати з нуля
Життя 6164
-
"Останній інгредієнт отруйного коктейлю". У Швейцарії стривожені різким зростанням франка
Фінанси 5943
-
"Я приніс вам мир". Чому зірвались мирні переговори у Лондоні і що далі – сценарії
5645