Загроза для українського бізнесу: 81% закупівельників зіштовхнувся із проф вигоранням

Цей блог я пишу з точки зору власниці бізнесу, який працює в сфері консалтингу закупівель та оптимізує витрати компаній.

Закупівлі – це, мабуть, чи не єдина сфера, яка стосується будь-якого бізнесу. Адже хоча б один спеціаліст із закупівель є майже в кожній компанії, навіть якщо він так і не називається. 

Роль закупівельників у світі з кожним роком стає все важливішою. Сучасні закупівельні відділи здатні як врятувати бізнес у кризовий період, так і навпаки – стати перешкодою для його розвитку. Закупівельна культура в Україні тільки розвивається. Тому, на жаль, українські керівники не завжди до кінця розуміють, наскільки важливими для їх компаній є такі фахівці.

За останні три роки спеціалісти із закупівель взяли на себе основний удар: спочатку два роки пандемії, а потім – війна. У 2022-ому закупівельники 24/7 шукали нових постачальників, знаходили нові логістичні маршрути, здобували сировину, допомагали з релокацією виробництв. І одночасно (як всі ми) –  переживали за власні родини. Звісно, постійно жити «на стресі» та у таких жорстких умовах праці вкрай складно.

Щоб розібратися із загальним станом сфери закупівель в різних секторах та регіонах, наша компанія провела опитування серед українських закупівельників. Опитування проводилось у кілька етапів протягом 2022 року і на початку 2023-го. Ми хотіли зрозуміти, чим «живуть» українські закупівельники сьогодні, побачити болі і здобутки сфери.

Так, половина респондентів змін у ставленні до сфери закупівель у своїй компанії не відчули.

При цьому ~ третина з усіх опитаних відповіли, що відчувають професійне вигорання постійно, а ще  55% зізналися, що так чи інакше зіштовхнулись з професійним вигоранням у 2022 році. Дуже тривожна інформація, на яку мають звернути особливу увагу керівний склад, директори відділів закупівель та HR-спеціалісти. Адже це означає, що 81% українських закупівельників працюють сьогодні на межі своїх емоційних можливостей.

Професійних спеціалістів із закупівель в Україні не вистачало і до війни, а зараз тиск посилився у рази. То ж ми не просто в тренді, ми, на жаль, перегнали людство. Справа в тому, що спеціалісти із постачання потрапили у нереальний шторм з нестабільності, геополітичних потрясінь та інфляції. При цьому такі спеціалісти часто відповідають за мільйони. Тому текучість закупівельників – одна зі стрижневих проблем сучасного бізнесу. Яка стане ще більшою проблемою у майбутньому. На це впливають багато факторів: від вимушеної міграції до вигорання на місцях.

Талантів не вистачає і  на глобальному рівні. У міжнародному дослідженні від Skills Dynamic читаємо, що 99% фахівців з ланцюга постачання стурбовані впливом високої плинності кадрів. І все – через напружені умови праці, побоювання з приводу оплати та відсутність визнання їхньої роботи. Майже чверть (23%) молодших спеціалістів із закупівель заявили, що мають намір піти зі своєї посади в найближчі два року. Збільшення робочого навантаження стало найчастіше згадуваною причиною їх вигорання.

На думку моєї партнерки та СЕО компанії Марини Трепової, професійне вигорання у закупівельній сфері провокує необґрунтовані над-витрати. Адже демотивація та розсіяна увага – найстрашніші вороги для прийняття виважених рішень. Тому емоційне виснаження серед спеціалістів призводить до збільшення витрат на закупівлі у «шахраїв». Наприклад, через спонтанні закупівлі поза затвердженим переліком постачальників.

Вигоряння відбувається, коли людина постійно стикається з робочими завданнями, які перевищують необхідний час та ресурси. ВООЗ повідомляє, що вигоряння призвело до 2,8 мільйонів смертей тільки у 2019 році. Оновлених даних поки немає, проте здогадуюсь вони будуть більш сумними.

Виокремимо 5 основних причин вигоряння:

1. Невиправдано високе робоче навантаження, – через війну.

2. Відсутність контролю за графіком роботи, – вже більше року все треба «на позавчора».

3. «Завжди на зв'язку», – а інакше не буде сировини, чи транспорту, чи новин про родину. Звідси – постійний стрес.

4. Несправедливе ставлення з боку менеджерів, – «ти маєш вибити найкращі умови, тому що ми в Україні, тож старайся» (це реальна цитата).

5. Відсутність соціальної підтримки та своєчасної психологічної допомоги,  – на жаль, більшість українців не вміє вчасно турбуватися про своє психічне здоров’я самостійно, і на робочих місцях  – така ж тенденція.

Щоб вирішити проблему із професійним вигоранням закупівельників, у компанії мають задатися наступними питаннями:

- Чи надається закупівельній команді достатньо свободи дій в управлінні своєю роботою?

- Чи дають їм достатньо часу, щоб вимкнутись від постійного обміну повідомленнями та дійсно вирішити проблеми?

- Чи збирає CPO (ред. директор відділу закупівель) правильних людей у правильні команди, які можуть підтримувати один одного і робити свій внесок у різні навички?

- Чи відчувають члени команди можливість висловитись і попросити про допомогу, коли вони перевантажені і задовго до того, як вони захворіють?

- Чи працюють зі співробітниками професійні психологи?

Також, можна спробувати віддати на аутсорсинг операційні (не стратегічні, рутинні) закупівлі. Тобто найняти сторонніх експертів та вивільнити внутрішній ресурс компанії. Таким чином вам вдасться ефективно знизити вигорання власних кадрів та надати їм більше важливих стратегічних функцій. Одна з причин, чому спеціалісти із закупівель шукають нові ролі, полягає в тому, що вони втомилися від ручних, застарілих і, як правило, розчаровуючих процесів.

Також, ефективним аспектом, який допомагає командам уникати вигорання, є навчання. Адже розвиток, можливі кар’єрні перспективи та підвищення зарплатні – найкраща мотивація. Знаємо не з чуток, що українські закупівельники, на жаль, часто сумніваються у можливості отримати підвищення. Проте – марно. Адже закупівлі – класний трамплін для тих, хто має управлінські амбіції. Тім Кук – виконавчий директор Apple та Мері Барра – виконавчий директор General Motors, також, починали із закупівель. Справа в тому, що закупівельники мають крос-функціональний доступ до всіх інших департаментів у своїй компанії. Тому вони спроможні дослідити роботу кожного гвинтика у великому механізмі цілої організації і, згодом, стати на її чолі.

Добре, що за результатами нашого опитування, 65% керівників розуміють: у навчання закупівельників таки потрібно інвестувати. Обнадійливі результати, та недостатні. Адже необхідність в отриманні нових знань відчувають більше 80% українських спеціалістів із закупівель. Та такі їх потреби задовольняються неповністю. На жаль, у 2022 році лише 16% таких спеціалістів мали змогу відвідати професійні курси. Зрозуміло, що під час війни це важко, але професія стрімко змінюється. Конкурентоспроможність компанії на українському та світовому ринках залежить і від рівня ваших закупівельників.

Сучасна сфера закупівель прагне автоматизувати рутинні задачі  і підвищити ефективність робочого процесу в умовах турбулентності. У світі з’являється все більше цифрових бізнес-рішень. Проте професіоналів не вистачає. Деякі українські закупівельники й досі не до кінця вміють користуватися навіть банальним Excel та ведуть базу постачальників у блокнотах. І ця ситуація викликає певні побоювання.

Ми з вами живемо в епоху штучного інтелекту. Автоматизація покращує прозорість ланцюга постачання та зменшує ризик «людського фактору». Проте це не значить, що спеціалісти із закупівель щезнуть. Ні, навпаки. В них з’являться більше нових цифрових та стратегічних обов’язків. А ось рутинна робота буде мінімізуватися. Тому навчання – необхідне.

На прискорення трансформації функції вплинули наступні фактори: пандемія, війна та зростаюче значення сталості, ризики кібербезпеки, загальна потреба у передових технологіях. Найближчими роками майбутнє роботи у сфері закупівель залежатиме від автоматизації, яка дозволить людям виконувати свою роботу з більшою гнучкістю.

Пропоную компаніям сфокусуватися на стратегічному впливі закупівель на компанію в цілому. Керівникам та СРО раджу стимулювати кар’єрне зростання своїх спеціалістів із закупівель та допомагати їм адаптуватися до нових викликів: від економічної кризи до змін, які відбуваються в їх професії сьогодні (через навчання та вивільнення робочого часу).