Время путешествий. Веское слово о пользе выездных зарубежных конференций и мероприятий.

Весна - прекрасное время, чтобы совместить приятное с полезным - а именно провести давно запланированную дилерскую или партнерскую конференцию на берегу теплого моря, развлечь дорогих партнеров экзотическим путешествием и тем самым закрепить деловые связи.

В многообразии существующего событийного рынка трудно найти что-то необычное. Для всех разновидностей мероприятий есть десятки интересный идей, мест проведения, технических новинок. Уже проведены тысячи ковбойских вечеринок, десятки сотен межпланетных путешествий, множество мафиозных слетов и пионерских зарниц. Что же может сделать событие удивительным и неповторимым для Ваших гостей, с чем стоит экспериментировать, добиваясь ярких впечатлений именно от Вашего события, что заставит Ваших гостей говорить и делиться впечатлениями именно о Вашем ивенте? Ответ прост. Это одно довольно недавно появившееся в нашем обиходе и еще не всем понятное слово – ИНСЕНТИВ.

Инсентив – популярный сейчас способ командных путешествий. Выражаясь русским языком, это возможность пережить совместное приключение приглашенным Вами гостям на территории другой страны. Весь мир к Вашим услугам!

Сегодня благодаря снижению цен на перелеты и развитию туристической индустрии в целом, мы можем позволить себе то, о чем вчера не могли даже мечтать. Европа, экзотические южные курорты, Индия – весь мир у Вас на ладони. Совмещать приятное с полезным довольно просто – закажите инсентив тур в ивент или турагентстве и тогда Вы сможете провести важную деловую конференцию и отдохнуть на море одновременно.

И, поверьте, никто из ваших гостей никогда не сможет отказаться от посещения такого мероприятия, если его ожидает номер в сказочном отеле в Арабских эмиратах или греческое бунгало на берегу южного моря. Итак, в путь!

По странам и континентам.

Какие же возможности сейчас существуют для групповых путешественников и на что вы можете рассчитывать, собираясь с партнерами в зарубежную поездку?

В первую очередь – безупречный сервис. Южные курорты благодаря экономическому кризису стремятся привлечь к себе внимание отдыхающих низкими ценами и высоким уровнем комфорта, но не отстает и Европа. Благодаря развитию бюджетных перевозчиков в Европе, ранее довольно дорогой отдых и путешествия становятся намного доступнее, а сервис в Европе всегда оставался на уровне.

Если же говорить конкретно, то каждая страна имеет изюминку для проведения мероприятия, и только от организатора зависит сможет ли он эту изюминку грамотно донести до каждого гостя.

Испания.

Кто бы мог подумать, что сегодня коррида – доступна всем! Да – Испания открывает для нас границы и визу получить уже не составляет проблем! Итак – Вы в Европе! К Вашим услугам – лучшие отели, морское средиземноморское побережье, пальмы и берег, встретивший некогда Колумба. Испания – не стареет никогда!

После деловой части, которая, кстати сказать, будет прекрасно организована испанцами на базе любого отеля – конференц-залы, техника – все на высочайшем уровне – Вы с партнерами отправляетесь по историческим местам Барселоны. Прекрасные дворцы испанских королей, крепости и бессмертные произведения Гауди – у Ваших ног! Вечер будет незабываемым благодаря искрометному фламенко.

Что касается шопинга – он в Испании дешевле, чем в Англии или Германии и ему мы советуем посвятить не менее половины дня (а лучше целый день). Так же Вы сможете посетить музеи Пикассо и Сальвадора Дали, насладиться потрясающей испанской архитектурой и попробовать прекрасную средиземноморскую кухню в сочетании с хорошими и довольно недорогими винами.

А для любителей супер-экзотики – «пережиток прошлого» - коррида!!! (с 2012 года в некоторых областях Испании коррида будет отменена, так что спешите) А так же матчи всемирно известной команды Барселоны и экскурсия на стадион где тренируется эта команда.

Прага.

Вот место, где можно ощутить себя в сердце Европы, заплатив за это по практически украинской цене!  Великолепные замки и средневековые дворцы ожидают Вас вместе с узкими улочками, густо населенными пабами с отличным пивом и закусками! Здесь Вы можете часами бродить с фотоаппаратом по переулкам и мостам лакомясь местными яствами и болтая с приветливыми чехами.

Только нужно помнить, что большие конференц-комплексы (кроме Редиссона и Хайата) расположены далеко от центра, поэтому планировать экскурсии стоит так, чтобы возвращаться в отель на автобусе.

Итак, программа может быть следующей – после утренней информационной части, обзорная экскурсия по старому центру и обед в одном из пабов-подвальчиков в старой части города. Вечерняя программа в старинном ресторане под заводную чешскую музыку и море пива в дополнение с колбаскам на гриле. Так же можно заказать ужин на теплоходе, следующему вдоль берегов …, где Вас так же будут сопровождать музыканты в местном колорите, а так же фольклорный ансамбль проведет мастер-класс по старинным национальным танцам. Утром – путешествие в замок в окрестностях Праги, игра «сокровища старого замка» и ужин в рыцарском стиле в одном из старинных винных погребов.

Турция.

Цель турецкого турбизнеса – предоставить бюджетную альтернативу дорогим европейским курортам. На побережьях средиземного и эгейского морей (кстати, бывших греческих территориях) Вы встретите огромный поток немецких, итальянских и других европейских туристов. Естественно – ведь за те деньги, что вы заплатите в Испании только за отель, в Турции Вам предложат питание по программе «все включено», грандиозные шоу0программы каждый вечер и массу дополнительных услуг на территории отеля. Как всем этим пользоваться для инсентива? Заказывайте пакетный тур (так дешевле всего) и наполняйте его приключениями на Ваш вкус! Сервис в Турции поставлен неплохо (хоть и не по-европейски, но вполне удовлетворительно). За пару десятков долларов Вас будут катать на яхтах, танцевать перед вами танец живота (танцовщиц, кстати, довольно много нашихJ), делать Вам массажи и купать в знаменитых турецких банях.

Программу можно построить так:  первую часть дня (когда жарко) – конференция в отеле, упакованном по последнему слову техники, далее – легкий обед и путешествие по историческим развалинам, включая командообразующий квест на территории старинной крепости у моря, какими изобилует побережье, обильный ужин в отеле у бассейна в сопровождении местных музыкантов, на следующий день, после конференц-части путешествие на нескольких яхтах с обедом из свежевыловленной рыбы, гонки на яхтах среди пиратских пещер и ужин в турецком стиле с кальяном и танцем живота. В итоге 2 насыщенных дня – как информацией, так и незабываемыми впечатлениями. Перед посадкой на самолет Вы дарите каждому гостю по небольшому местному сувениру с символикой Вашей компании и брендированный фотоальбом с фотографиями из поездки. Как вы думаете, о чем будут рассказывать Ваши гости неделю после прилета на родную землю? Конечно! О приключениях под знаменем пригласившей их компании! Убедительно? Если нет, то продолжим.

Тунис.

Впервые посетив Тунис я подумала – вот страна, где живется хуже чем у нас! И на душе у меня стало легко. Но так думают не все! Лежа на шикарном морском побережье, не вдалеке от легендарного Карфагена, хочется думать о вечном! Тем более что берега средиземного моря – молчаливые свидетели пролетающих мимо тысячелетий и легендарные места сражений цивилизаций – совершенно рядом с Вами!

Начнем с вечера под открытым небом – небом жаркой Африки. Вечеринка у бассейна под барабан и бубен, велкам-пати в окружении гор под вечным африканским небом. После утренней конференции – путешествие в пустыню, небольшой переезд на верблюдах и ужин в бедуинском селе или неспешная прогулка по морю на шикарной яхте с интересной игрой «Пунические войны», где Ваши партнеры, как дети будут сражаться за право обладать Карфагеном. На следующий день – путешествие в собственно Карфаген и фотоквест по историческим местам, подъем на потрясающую гору Сиди-бу-Саид и шопинг в старинной Медине (так называется восточный базар). Вечером в отеле – на гала-ужине обмен впечатлениями, корпоративная игра «под сенью пальм» и выступление ансамбля бедуинов.

В Иордании Вы сможете покупавшись в море пройти по следам Индианы Джонса посетив древний город-музей Петра. В Израиле, куда упрощен въезд с весны этого года, можно, поселившись на побережье одного из морей, посетить библейские места и проследовать за Христом  и Апостолами вдоль Иордана. Греция побалует нас в этом сезоне понижением цен при высочайшем качестве обслуживания – церкви на островах, пустынные пляжи и потрясающая природа в сочетании с комфортабельными отелями приятно удивят всех путешественников. Болгария, не смотря на бюджетные варианты отелей, так же может предложить интересные маршруты вдоль побережья: ужин на террасе дворца венгерской королевы в городе Балчик, удивительные купальни Варны, крепости на берегу моря – все это приятно дополнит программу любого мероприятия.

Благодаря развитию бюджетных авиа перевозчиков стали доступнее такие страны как Германия (так же множество вариатов квестов в старинных немецких замках, путешествия на кораблях по полноводной Эльбе и множество других приключений), Польша (горнолыжные курорты недалеко от Катовице, а так же древний Краков к услугам туристических групп), Великобритания – колыбель европейской цивилизации – и несравненная Венеция, воспетая в поэмах и прозе.

В этом и прошлых сезонах множество стран изменило визовую политику по отношению к Украине: теперь виза не нужна для въезда в Хорватию, Израиль, упрощена подача документов для получения визы в ОАЭ (ответ в течение 1 дня), так же в течение одного дня отвечает посольство Германии.

При организации инсентив-тура специализированные агентства (такое, как наше) берут на себя всю процедуру оформления документов, составление маршрута, а так же оптимизацию цены согласно пожеланиям Клиента. Таким образом, Вам остается только выбрать страну, сроки, количество человек и очертить рамки предполагаемого бюджета – все остальное за Вас сделают (наши) специалисты.

Под Ваш временной отрезок Вам предложат несколько вариантов проведения программы (включая экскурсии, питание и конференц-сервис), а так же варианты отелей соответствующие Вашим пожеланиям и бюджету. Однако помните, что при подготовке такой информации ведутся международные переговоры, поэтому на подготовку такой информации может понадобиться не менее недели, особенно, если Вы хотите получить интересные ценовые предложения.

Плюсы и минусы зарубежных поездок.

К плюсам однозначно относится оригинальность и яркость эмоциональных переживаний Ваших гостей. Это значит, что если Вы пригласите их на турбазу в Конче Заспе и накормите там до отвала,  а в перерыве расскажете о новинках Вашей продукции за последние пол года, Ваш рассказ, скорее всего благодарные гости благополучно забудут уже через 2 дня (учтите так же то, что до Кончи Заспы, не смотря на близость от Киева и заранее заказанные Вами автобусы с кондиционером доедет не более 50% Ваших партнеров). Если же то же самое Вы расскажите гостям на берегу экзотического моря – во-первых лучше будет воспринято, во-вторых  явка на такое мероприятие будет стремиться к 100 % (лучше выбирать безвизовые страны или страны, где Ваши партнеры еще не проводили мероприятия, а так же учитывать, что на бизнес-поездку в наше время не выделяется более 3-4 дней), так же Вы получите резонанс от мероприятия – Ваши гости будут развешивать в блогах фото из поездки и делиться впечатлением от события с друзьями – одна из разновидностей вирусного маркетинга для Вашего бренда.

К недостаткам же относится, естественно, сравнительная (с киевской областью) дороговизна. Даже поездка в бюджетные страны вроде Болгарии или Польши, обойдется Вам дороже Пущи Водицы или Киевского водохранилища. Буковель – по стоимости уже приближается к зарубежным курортам. При этом явное неудобство – оформление виз. Как известно, посольства не имеют привычки объяснять причину невыдачи визы или быстро пересматривать свое решение. Так же зарубежные поездки стоит планировать заранее – это помогает существенно сэкономить бюджет мероприятия, а так же избежать рисков по оформлению документов, бронированию отелей и перелетов. Соответственно, если Вы хотите презентовать новинки на берегу океана или в пустыне или пригласить партнеров покататься с Вами на лыжах, Вы должны определиться со списком приглашенных не менее, чем за полтора месяца перед выездом. А если поездка является поощрением для партнеров и имена счастливчиков до последнего момента должны оставаться в тайне – будет крайне сложно оформить документы и подготовить поездку, ведь Вам понадобятся копии загра0пастпортов и другие документы по каждому гостю.

К плюсам стоит так же отнести имидживую составляющую мероприятия – все же если Вы – крупный и известный бренд – приглашение на конференцию в Швейцарии добавит солидности Вам и Вашему мероприятию в глазах Ваших  партнеров.

К минусам можно так же отнести то, что не всегда есть возможность заранее воочию увидеть отель, куда Вы едете, просмотреть конференц-залы и возможность подключений – как правило предварительные ознакомительные поездки существенно увеличивают стоимость проекта и увеличивают срок его подготовки на несколько недель.

К плюсам так же относится то, что задумывая мероприятие за рубежем Вам не нужно готовить сногсшибательную шоу0программу и ломать голову над оригинальной идеей, поскольку страна, куда Вы едете, сама по себе является «идеей» Вашего мероприятия и умело демонстрируя национальную специфику, Вы можете добиться в результате того же эффекта, что и от привоза экзотических «звезд» на территорию популярных киевских клубов.

Резюмируя сказанное, можно отметить, что если Вы хотите удивить Ваших гостей, готовым к новым впечатлениям, а так же определенным рискам (путешествие – это всегда более рискованно, чем банальное сидение на месте) – тогда инсентив – Ваш формат мероприятия.  Лучшее время для того, чтобы попробовать мир «на вкус» настало именно сейчас. Туристический бизнес движется вперед семимильными шагами и открывает невиданные раньше возможности совмещать приятный отдых, на который остается все меньше времени, с неотложными бизнес-задачами.

Мир распахнут для удивительных путешествий и новых знакомств, инсентив – ждет Вас!