Электронный документооборот: стратегия внедрения в крупной компании
Маленькая компания может подключиться системе внешнего электронного документооборота легко. Другое дело — внедрение на крупном предприятии. В этом случае надо придерживаться особой стратегии.
Одна и та же система внешнего, юридически значимого электронного документооборота от одного разработчика может иметь две версии.
Первая — Online версия. Чтобы воспользоваться ей, необходимо купить лицензию, зарегистрировать организацию в системе, создать профили компании и департаментов (если система позволяет). Затем следует зарегистрировать в системе сотрудников, которые имеют право загружать, согласовывать, утверждать и подписывать документы. И можно сразу приступать к работе в системе.
Вторая — Onsite версия. Это решение больше подходит для крупных и очень крупных предприятий. Компания получает не только возможность внедрить у себя готовое веб-решение, но и развивать его исходя из потребностей предприятия. В этом случае можно адаптировать систему электронного документооборота под свои нужды, добавлять шаблоны новых документов, внедрять собственные решения и даже брендировать систему.
Какую бы версию ни выбрала компания, внедрение должно проходить постепенно и поэтапно.
После того, как компания определилась с системой электронного документооборота, следует провести ее тестовое внедрение в одном из подразделений. Имеет смысл создать группу сотрудников, которые получив квалифицированные электронные подписи (КЭП), будут учиться работать в системе. На первом этапе они могут подписывать и обмениваться документами внутри организации и только после этого начинать работать с внешними контрагентами.
Несмотря на простоту систем внешнего электронного документооборота, вопросы у сотрудников и контрагентов возникают всегда. Поэтому небольшой тестовый период просто необходим, чтобы понять все тонкости работы и разобраться с функционалом системы. После окончания тестового периода именно эта группа сотрудников сможет обучать и консультировать остальную часть персонала компании.
Тест системы пилотной группой необходим еще для того, чтобы понять, какие инструкции, распоряжения и приказы по предприятию надо подготовить. Следует определить, кто из сотрудников и какие документы имеет право подписывать от лица компании. Это надо оформить документально. Соответствующие доверенности впоследствии будут загружены в систему, чтобы контрагенты всегда имели возможность проверить права подписи документов.
Также необходимо четко прописать во внутренних инструкциях компании правила использования и хранения квалифицированных электронных подписей. Это — важно. Электронная подпись не должна храниться просто на столе сотрудника, тем более, с приклеенным к ней стикером с паролем (были и такие прецеденты). Всем сотрудникам надо точно знать, как хранить электронные подписи, какие документы ими подписывать, что делать в случае потери и так далее.
Следующий этап — получение квалифицированных электронных подписей для остальной части сотрудников. И не важно, что, к примеру, у вашего нового бухгалтера уже есть личная электронная подпись. КЭП выдается конкретному сотруднику для подписания определенного типа документов предприятия. Подпись отзывается в случае увольнения или перехода на другую должность.
Только после этого этапа стоит начинать внедрение системы документооборота на всем предприятии и приступать к процессу обучения персонала компании тонкостям работы. Проводить его будут представители провайдера или даже сотрудники из тестовой группы, которые уже досконально разобрались во всем. По большому счету, обучение работе в системе электронного документооборота занимает минут 40, но в процессе эксплуатации вопросы будут возникать неизбежно.
Следующий этап — рассылка контрагентам электронных писем с подробными инструкциями о том, как зарегистрироваться в системе, как в ней работать и так далее. Контрагентам следует сообщить контактные данные ответственных лиц в компании, которые смогут дать ответы на вопросы о работе в системе.
Если придерживаться подобной стратегии, внедрение пройдет легко и безболезненно для самой компании и для контрагентов.
- Что грозит отсрочке студентов от мобилизации: анализ законопроекта №13193 Віра Тарасенко вчора о 22:13
- На сцену виходить Дональд Федорович, в руках тримає череп Дана Ярова вчора о 19:35
- Неочевидні деталі, від яких залежить успіх івенту Олексій Куліков вчора о 13:46
- Судова експертиза для адвокатів: як не програти справу через неправильний вибір експерта Юрій Григоренко вчора о 12:46
- Невидимий бізнес не заробляє Олеся Стойко вчора о 09:43
- Скандал з мобілізацією на Буковині: багато питань та шокуючі зізнання Дана Ярова 09.06.2025 19:06
- Коли справедливість перестає бути спільною мовою Андрій Мазалов 09.06.2025 18:00
- Ліміт 10% у закупівлях електричної енергії: чому позиція ВС є дискусійною? Віталій Булат 09.06.2025 15:41
- Освітня реформа: діти без освіти чи освіта без дітей? Любов Шпак 09.06.2025 15:09
- Професія, якої не вчать: як закупівельникам здобути знання? Дмитро Соловей 09.06.2025 11:37
- Скасування Господарського кодексу України. Головні положення змін Павло Пирков 09.06.2025 11:13
- CBAM ЄС: як українському бізнесу підготуватись до вуглецевого кордону у торгівлі Ростислав Никітенко 09.06.2025 09:20
- Євроінтеграція, права людини та ЛГБТІК+: виклик для України та історичне вікно можливостей Анастасія Чеботарьова 07.06.2025 19:28
- Форензик у бізнесі: інструмент викриття шахрайства, повернення активів і контролю Артем Ковбель 07.06.2025 18:03
- 5 путінських олігархів остаточно програли суд ЄС щодо санкцій Володимир Горковенко 07.06.2025 11:01
- Особисті заощадження під час війни: чому важливо продовжувати інвестувати 155
- Реформа лісової галузі: коли чесні правила не для всіх 126
- Скандал з мобілізацією на Буковині: багато питань та шокуючі зізнання 89
- Instagram-усмішка, яка шкодить. Що не розповідають ті, хто рекламує вініри 83
- Участь батьків у вихованні дитини після розлучення: правові механізми та обов’язки 80
-
Путін готує засідання Ради безпеки – якими є вірогідні сценарії його дій
Думка 32437
-
Відставка Драпатого і призначення Мадяра: аналіз кадрових перестановок у ЗСУ
12131
-
Батьківський контроль та емоційний тиск – як не зламати довіру дитини
Життя 4866
-
Збройовий експорт на мільярди: між монополією, корупцією та потребами фронту
Бізнес 4459
-
Ринок сонячних панелей: другий гігант у США оголосив про банкрутство
Бізнес 3950