Нові вимоги до фіскальних чеків з 1 березня 2025 року: що потрібно знати підприємцям

Про зміни у формі фіскального чеку, як підготуватися до змін, та яка відповідальність за порушення

З 1 березня 2025 року в Україні змінюється форма та зміст фіскальних чеків, які формуються через реєстратори розрахункових операцій (РРО) та програмні РРО (ПРРО). Ці зміни затверджені наказом Міністерства фінансів України № 601 від 22.11.2024, а перехідний період до їх впровадження був продовжений наказом № 674 від 30.12.2024.

Мета нововведень – зробити фінансові операції більш прозорими та спростити контроль як для податкових органів, так і для покупців.

Розберемо, що саме змінюється у формі фіскального чеку, як підготуватися до змін, та яка відповідальність за порушення.

Які зміни вносяться до фіскальних чеків з 1 березня 2025 року?

З фіскальних чеків виключені реквізити:

- номер ID картки;

- підпис касира;

- підпис держателя електронного платіжного засобу.

Нові обов’язкові реквізити фіскальних чеків:

1. Податковий номер або паспортні дані покупця

Кого стосується? Цей реквізит є обов’язковим лише для магазинів безмитної торгівлі (duty-free), які продають алкогольні напої та тютюнові вироби.

Як це працює? Під час покупки таких товарів система повинна автоматично додавати до чека податковий номер покупця (якщо він є) або дані його паспорта (наприклад, серію та номер).

Навіщо це потрібно? Такі дані допоможуть відстежувати операції в безмитній зоні та уникати зловживань.

Важливо: Для звичайних магазинів чи інших типів бізнесу це поле НЕ потрібне, тому не всі РРО чи ПРРО потребують налаштування для внесення цього реквізиту.

2. Валюта розрахунку

Кого стосується? Для магазинів безмитної торгівлі (duty-free).

Для чого це потрібно? Можна приймати оплату в іноземній валюті та відображати такі платіжні операції у фіскальному чеку.

3. QR-код

Кого стосується? Усіх користувачів РРО та ПРРО.

Що це? QR-код – це графічний елемент, який містить пошуковий запит до Системи обліку даних реєстраторів розрахункових операцій (СОД РРО). Покупець може відсканувати його за допомогою смартфона й одразу перевірити чек онлайн.

Як це працює? QR-код генерується автоматично вашим обладнанням або програмним забезпеченням після оновлення.

Навіщо це потрібно? Це спрощує перевірку справжності чека та підвищує прозорість операцій.

4. Код автентифікації повідомлення (MAC)

Кого стосується? Лише користувачів класичних (апаратних) РРО.

Що це таке? MAC (Message Authentication Code) – це унікальний код, який підтверджує цілісність і справжність даних у чеку.

Як це працює? Він автоматично додається до чека після оновлення програмного забезпечення вашого РРО.

Навіщо це потрібно? Код захищає від підробки і забезпечує надійність передачі даних до податкової служби.

5. Деталізована інформація щодо підакцизних товарів

Кого стосується? Продавців підакцизних товарів та магазинів безмитної торгівлі (duty-free).

Що зміниться? У розрахунковому документі обов'язково зазначається вага одиниці тютюнового виробу (для сигарил, тютюну та тютюнових виробів, що реалізуються в наборі) та кількість тютюнових виробів в одиниці товару (пачці), міцність алкогольних напоїв та об’єм (у літрах) одиниці товару (пляшки) (для алкогольних напоїв) при продажу у магазинах безмитної торгівлі.

6. Засіб оплати

Кого стосується? Усіх користувачів РРО та ПРРО.

Що зміниться? У випадку реалізації товару за жетони, купони, сертифікати тощо це потрібно зазначити у фіскальному чеку.

7. Решта

Кого стосується? Усіх користувачів РРО та ПРРО.

Що зміниться? У розрахунковому документі після суми до сплати зазначається решта.

Чому ці зміни відклали до 1 березня 2025 року?

Спочатку нові вимоги до фіскальних чеків планували запровадити з 1 січня 2025 року, але бізнесу потрібен був час для адаптації. Тому Міністерство фінансів видало наказ № 674 від 30.12.2024, яким перенесло дату набуття чинності змін на 1 березня 2025 року.

Цей перехідний період дозволяє підприємцям оновити обладнання, протестувати програмне забезпечення та підготувати персонал. До цієї дати ви можете продовжувати видавати чеки за старою формою, але з 1 березня кожен чек повинен відповідати новим вимогам.

Які штрафи за невідповідність?

Якщо з 1 березня 2025 року бізнес видаватиме чеки, які не відповідають новій формі та змісту, це вважатиметься порушенням, за яке передбачено фінансові санкції.

Розмір штрафів:

Для юридичних осіб:

Перше порушення: штраф у розмірі 100% вартості проданих товарів чи послуг, указаних у неправильному чеку.

Кожне наступне порушення: 150% вартості проданих товарів чи послуг.

Для фізичних осіб-підприємців (ФОП) на спрощеній системі:

Перше порушення: 25% вартості проданих товарів чи послуг.

Кожне наступне порушення: 50% вартості.

Як підготуватися до змін?

Щоб ваш бізнес без проблем перейшов на нову форму фіскальних чеків, виконайте наступні кроки:

1. Оновіть програмне забезпечення

Зверніться до постачальника вашого РРО чи ПРРО і перевірте, чи підтримує ваша система нові вимоги.

Для програмних РРО оновлення зазвичай відбувається автоматично через інтернет, але краще уточнити це у вашого провайдера.

Для класичних РРО може знадобитися ручне оновлення прошивки – домовтеся про це заздалегідь із постачальником.

2. Перевірте обладнання

Переконайтеся, що ваш РРО чи ПРРО автоматично додає QR-код до всіх чеків.

Якщо ви використовуєте класичний РРО, перевірте, чи генерується код MAC.

Для магазинів безмитної торгівлі: налаштуйте систему так, щоб вона автоматично додавала податковий номер або паспортні дані покупця при продажу алкоголю та тютюну.

3. Навчіть персонал

Розкажіть касирам чи іншим співробітникам, як виглядатиме новий чек і на що звертати увагу (наявність QR-коду та інших обов'язкових реквізитів).

Поясніть, що робити в разі технічних збоїв: наприклад, якщо чек не друкується або відсутній один із нових обов'язкових реквізитів.

4. Проведіть тестування

Зробіть кілька тестових операцій після оновлення, щоб переконатися, що всі нові реквізити відображаються коректно.

Збережіть ці чеки для порівняння та перевірки.

5. Почніть підготовку завчасно

Чим раніше ви оновите системи, тим більше часу матимете на виправлення можливих помилок.

Поради для підприємців

Не панікуйте: Зміни не такі складні, як здаються. Більшість оновлень зробить ваш постачальник обладнання чи програмного забезпечення.

Зверніться за допомогою: Якщо ви не впевнені, чи готові ваші системи, проконсультуйтеся з технічними спеціалістами або постачальником РРО/ПРРО.

Стежте за новинами: Перевіряйте офіційні сайти Мінфіну та ДПС, щоб бути в курсі можливих уточнень.