Как оптимизировать работу бухгалтерской службы?
Часто бухгалтера сетуют на нехватку кадров, поэтому склонны нанимать дополнительный персонал и думают, что процессы заработают лучше. Эта парадигма мышления крайне обманчива.
Немногие руководители украинского бизнеса задумываются об оптимизации бизнес процессов в компании. Одни не понимают или не видят в этом ценности, другие предпочитают финансовые показатели, как показатель успешности. Есть и такие, которым просто некогда. Правду сказать, бухгалтерия – это самое последнее, что интересует среднестатистического украинского бизнесмена. Думаю, именно поэтому профессия бухгалтера сильно недооценена в нашей стране.
Иногда я спрашиваю предпринимателей, прибыльный ли у них бизнес. И понимаю, что финансовую отчетность они не смотрят, прибыльный бизнес или убыточный - абсолютно неважно, куда важнее выручка и ликвидность. Простыми словами – деньги есть или их нет. Именно поэтому вопрос оптимизации работы бухгалтерии – дело самой бухгалтерии. Думаю, многие столкнулись с проблемой нехватки профессиональных кадров на рынке. А значит оптимизация бизнес процессов как никогда кстати.
Итак, если вы устали гоняться за квалифицированными кадрами, если осознанно пришли к тому, что пора заняться оптимизацией процессов бухгалтерской службы, если вы готовы вести этот проект самостоятельно, то следует разработать план улучшений и имплементировать его с соблюдением четко обозначенных временных рамок.
Основные этапы на стадии разработки должны включать следующие шаги:
Определение цели
На этом этапе важно ответить на вопрос «Зачем?». Иными словами, что мы хотим получить в результате реализации данного проекта? Как правило, поиск ответа лежит в плоскости существующих проблем – перегруженность сотрудников бухгалтерии или наоборот раздутый штат, низкий контроль за документооборотом, отсутствие актуальных данных для принятия решений руководством, низкая автоматизация и, как результат, нарастающее количество ошибок, отсутствие предупреждающих действий, направленных на диагностирование возможных финансовых потерь и т.д. Говорят, осознание проблемы – первый шаг к ее решению. Так и есть, возьмите лист бумаги и выпишите все проблемы, с которыми вам приходится ежедневно сталкиваться. Это поможет вам определить ключевые цели – вашу мотивацию для будущих изменений.
Анализ существующих бизнес процессов
Часто бухгалтера сетуют на нехватку кадров, поэтому склонны нанимать дополнительный персонал и думают, что процессы заработают лучше. Эта парадигма мышления крайне обманчива. Я убеждена, начинать надо именно с анализа существующих бизнес процессов, как все работает сегодня (as-is), причем на каждом этапе учета и отчетности. Важно понять, кто чем занят, насколько автоматизированы процессы и какова вероятность ошибки от ручного труда. Постепенно, начиная с самых простых участков учета, следует перейти к более сложным вопросам ответственности и контроля. Главный бухгалтер должен уметь делегировать не только задачи, а и ответственность.
Я рекомендую детально прописать существующие бизнес процессы в блок-схемах, указать, насколько процесс автоматизирован, кто за него ответственный и кем конкретно он контролируется. Это позволит увидеть как имеющиеся проблемы, так и зоны для развития и оптимизации. Кроме того, такая работа откроет для вас те 20% людей, которые дают 80% результата. Закон Парето используется как базовый инструмент в анализе факторов эффективности любой деятельности.
Разработка новых процессов или улучшение существующих
На данном этапе хорошо было бы изучить лучшие практики (best-in-class), к примеру, как построена бухгалтерская служба в иностранных компаниях. А потом сравнить лучшие практики с существующими бизнес моделями с одной лишь целью – увидеть то лучшее, что можно позаимствовать для вашей компании.
Далее я рекомендую создать рабочую группу, задачей которой будет наработка идей, которые позволят решить выявленные проблемы в существующих бизнес процессах. А потом и доработать или создать новые процессы с нуля, как это должно быть (to be). Снова таки, в блок-схемах, а позднее и в описании до деталей, как это должно работать.
В рабочую группу я рекомендую включить не только ключевых сотрудников бухгалтерии, задействовать следует и ІТ специалистов, юристов, финансового директора, возможно и других руководителей подразделений (маркетинг, логистика и т.д.) – всех, с кем непосредственно работает бухгалтерская служба. Такая синергия позволит наиболее точно построить эффективный документооборот в компании.
Упростить и качественно изменить существующие бизнес процессы позволят следующие шаги:
– прозрачная и понятная структура ведения бизнеса;
– отказ от наличных расчетов и упрощение кассовой дисциплины;
– грамотная учетная политика, которая обеспечит применение единых подходов и принципов учета;
– переход на единый программный продукт, особенно для группы компаний, возможно с использованием искусственного интеллекта;
– применение единых стандартов - IFRS, если бизнес представлен не только в Украине;
– использование инвойса, как единого первичного документа, законодательство Украины это позволяет;
– электронный документооборот;
– полная автоматизация и отказ от ручного труда.
План действий или Матрица ответственности
Все, что нужно для достижения цели – это качественное управление проектом. Именно проектное управление позволяет добиться успеха в четко отведенное время и с утвержденным бюджетом. В мире не существует идеальной системы управления проектом, однако есть эффективные подходы. Я рекомендую создать план действий на основании матрицы ответственности. По сути это таблица Excel, в которую заносятся все этапы проекта, сроки реализации, ответственные лица и точки контроля. Здесь важна детализация, чем больше ее будет, тем успешнее будет реализован проект.
Помните, успешность имплементация проекта будет напрямую зависеть от качественно подготовленного плана действий и перманентного контроля за его реализацией.
- Відсутність у міськради коштів на сплату судзбору як підстава для звернення прокурора Євген Морозов 10:17
- Самопредставництво юридичної особи: Право чи привілей? Дмитро Зенкін вчора о 14:11
- Адмінарешт майна платника податків це публічно-правовий спір, а не спір про право Євген Морозов вчора о 13:11
- Чи декриміналізовані дрібні крадіжки в Україні? Рішення Верховного Суду Світлана Приймак вчора о 12:39
- Виклики та можливості у процесі відновлення України Сильвія Красонь-Копаніаж 17.10.2024 15:49
- Інтеграція та інновації: шлях розвитку Реєстру судових рішень Леонід Сапельніков 17.10.2024 14:01
- Технологічний обмін як основа відновлення та модернізації енергетичної системи України Олексій Гнатенко 17.10.2024 14:00
- Політика і психологія: як заперечення та раціоналізація формують державні рішення Валерій Козлов 17.10.2024 13:49
- Медіація у господарських спорах Наталія Ковалко 17.10.2024 13:40
- Безтурботна старість? Як не втратити якість життя, виходячи на пенсію Інна Бєлянська 17.10.2024 13:09
- Навіщо компанії ERP-система Віталій Курдюмов 17.10.2024 11:24
- Доцільність та правомірність розірвання договору після закінчення строку його дії Євген Морозов 17.10.2024 10:20
- Нові вимоги до подання даних нотаріусами: зміни для спадщини, дарування та купівлі-продажу Золтан Русанюк 16.10.2024 23:10
- "Джокер" залишається в рукаві Євген Магда 16.10.2024 18:04
- Податки підняли, питання залишилися Любов Шпак 16.10.2024 11:54
- "Джокер" залишається в рукаві 5536
- Безтурботна старість? Як не втратити якість життя, виходячи на пенсію 737
- Криве дзеркало доброчесності: чи єдині стандарти для суддів і прокурорів? 378
- Кожен українець за кордоном – амбасадор своєї країни: місія, відповідальність і майбутнє 220
- AI Risk: як штучний інтелект формує нові горизонти корпоративної безпеки 215
-
СЗЧ та дезертирство зросли вп'ятеро — дані за областями
Інфографіка 35306
-
Реакція на викриття 49 прокурорів наштовхує на висновок – робити, як в Росії. Але це не вихід
Думка 33883
-
Львівський автобусний завод вийшов з 10-річного банкрутства
Бізнес 25782
-
"Путін витрачає на війну до $130 млрд на рік. Диво, що ми тримаємось". Що розказав Залужний
8333
-
Департамент охорони культурної спадщини вимагає зафарбувати мурал з Будановим на Подолі
Життя 7918