Как работать меньше, но все успевать
Лекарство от прокрастинации.
«На когда это нужно?» – «На вчера!» - такая постановка задачи наверняка знакома каждому. Систематические авралы на работе, постоянное чувство усталости и разбитости от вала незавершенных дел подтачивают силы организма – причем не только психологически, но и на физическом уровне. Самые продвинутые из нас уже прочитали множество книг по организации личного времени, и пытаются упорядочить свой график по принципу квадрата «важное – срочное». Но даже и этот правильный и простой инструмент не всегда помогает. Почему и что делать?
Почему? Ответ на этот вопрос – противное слово «прокрастинация». Только редких из нас не затрагивает этот страшный вирус. Причем он настигает ни в чем не повинного менеджера как при решении сложных и непонятных задач, так и мелких. Осознать это – уже половина успеха. Как развивается болезнь? Например, сотрудник, записав со слов уставшего и раздраженного руководителя что-то про бюджет, стесняется спросить, что, когда, и в каком виде надо сделать. Придя на свое рабочее место, отвлекается на звонок телефона, письмо, вопрос коллеги. Через час вспоминает, что была непонятная задача «бюджет» - и начинаются попытки вспомнить, что же говорил начальник или что делали в прошлом месяце/квартале, не было ли каких-нибудь изменений в форме за этот период… и т.д. В голове сумбур – это верный предвестник того, что надо покурить или попить чаю. Время идет – ничего не делается – напряжение растет. В итоге потеряна куча времени, задача выполнена «на авось», и следующий день мы тратим на переделывание и дорабатывание. Остальные задачи – ждут.
В случае с небольшой задачей часто включается наш «студенческий синдром»: если задачу я могу сделать за 5 минут, то я начну ее делать за 5 минут до срока. Таким образом, мы сами себя подставляем под риски невыполнения сроков.
Что делать?
1. Крупные задачи необходимо делить на мелкие шаги. Таким образом все, что от вас нужно прямо сейчас - определите первый шаг и сделать его. Как разбить задачу на шаги? Если я чего-то не понимаю, то я начинаю рисовать в голове картину, как бы это могло выглядеть в идеале, затем продумываю разницу между тем, что сейчас и затем записываю все мысли о том, что надо сделать в виде мелких задач. Помогает!
2. Выполнение одной задачи должно укладываться в 30 минут. Все, что больше, - надо делить на части. Доказано, что человек может работать с максимальной концентрацией не более 30 минут, дальше следует переключиться или сделать перерыв.
3. Чтобы иметь возможность работать хоть 30 минут подряд, необходимо
отключить все всплывающие подсказки на компьютере и включить беззвучный режим на телефоне. Не брать трубку при входящем звонке (если это не руководитель или другой экстренно важный абонент). Вы заняты! За 30 минут ничего не произойдет – потом сразу перезвоните.
4. Важно то, КАК мы формулируем задачу в ежедневниках! Начните с глагола действия – «проверить», «обновить», «консолидировать» и т.д. Затем укажите объект действия и максимально уточните: «оперативный бюджет на июнь 2016 года по предприятию». В конце - срок: «к 09:00 завтра». Только в такой форме есть шанс выполнить задачу в срок, качественно и быстро!
По сути, эти правила – и есть принципы бережливого производства, только для офисных сотрудников, которые производят документы, мысли и идеи.
Также очень рекомендую посмотреть видео Максима Дорофеева «Джедайская техника 2.0», в котором автор очень доходчиво рассказывает и показывает, как бороться с прокрастинацией, повышать личную эффективность и понижать личный и производственный уровень стресса.
- Самотність, яка нищить Людмила Євсєєнко 14:17
- На що насправді здатен ретинол Вікторія Жоль 11:26
- Хто повинен платити за судову експертизу у сфері інтелектуальної власності? Сергій Барбашин 11:18
- Бізнес-ризики та кризові ситуації – 2025: виклики, загрози і стратегії виживання Ігор Шевцов 11:13
- Як ринок програмних фіскалізаторів змінює економіку України Андрій Сухов вчора о 14:51
- Принцип "легітимних очікувань": зміст та застосування в судовій практиці України Леся Дубчак вчора о 14:50
- Як інфляція змінює вартість електроенергії та газу у світі: аналітика та перспективи Ростислав Никітенко вчора о 10:42
- Як залишатися мотивованим, коли все йде не так? Катерина Мілютенко вчора о 03:06
- Обзор изменений в налоговом законодательстве для ФЛП с 2025 года Віра Тарасенко 09.02.2025 21:40
- Персональні дані пацієнта в маркетингу: зміни Анастасія Полтавцева 09.02.2025 16:01
- Нехтування сигналу "Повітряна тривога" суддями і прокурорами - під час ракетних атак Лариса Криворучко 09.02.2025 00:21
- Що зміниться із скасуванням Господарського кодексу України? Олеся Романенко 08.02.2025 21:03
- Справа на мільярд Євген Магда 07.02.2025 09:57
- Коли спадщина стає відумерлою: юридичні тонкощі та судова практика Дмитро Зенкін 07.02.2025 09:00
- Військовослужбовець при виписці має право отримати комплект форми Дана Ярова 07.02.2025 07:49
- "Великий", який хоче здаватися "малим", або як ресторанний бізнес мінімізує податки 293
- Справа на мільярд 118
- Що зміниться із скасуванням Господарського кодексу України? 102
- Гроші, люди, хаос. Що стримує розвиток бізнесу в Україні? 100
- Бізнес-ризики та кризові ситуації – 2025: виклики, загрози і стратегії виживання 99
-
Операція "Чисте місто". НАБУ показало знайдені під час обшуків мільйони доларів – фото
Бізнес 2885
-
"Умовте українців продовжити транзит". Чим завершиться енергокриза у Молдові
Бізнес 2779
-
Комарницького оголосили в розшук. НАБУ вважає, що він намагається втекти з України
оновлено Бізнес 2427
-
"Відбувається щось нездорове". Виробники молока і молокозаводи посперечалися через ціни
Бізнес 2272
-
12 найромантичніших міст Європи до свята закоханих
Життя 1988