Автоматизація бізнес-процесів: коли панацея, а коли пастка?
Коли прийшов карантин, майже кожен бізнес усвідомив те, що бізнес-процеси не можуть розвиватись хаотично.
Для когось стало відкриттям, що їх треба час від часу переглядати, налаштовувати, оптимізовувати чи автоматизувати. Коли ми говоримо про бізнес-процеси, то маємо на увазі певний вже усталений порядок дій, необхідних для досягнення певного результату. Наприклад, для найму фахівця в команду, чи виводу нового товару на ринок, чи відкриття ще одного магазину тощо.
Правильно побудована робота в напрямку налаштування бізнес-процесів допоможе вашому бізнесу. Ви можете впливати на внутрішні процеси в компанії та налаштовувати їх. Відтоді процеси стануть стандартизованими та зрозумілими. Це зекономить час вам і вашій команді, покращить мікроклімат в компанії. Члени команди зрозуміють, яка робота виконується, де, ким, як саме і з якою метою. Всі вам будуть тільки вдячні за це.
Коли ви починаєте роботу з налаштуванням бізнес-процесів, може виникнути спокуса одразу все автоматизувати. Справа ж в тому, що автоматизація хаосу призведе до ще більшого хаосу. До всіх змін бізнесу необхідно готуватись і мати відповідний рівень зрілості своїх процесів. Отже, перший крок, який ви маєте зробити — це формалізувати бізнес-процеси. Як? Сісти, виокремити всі бізнес-процеси, які відбуваються в компанії і описати їх та формалізувати. Скажете важко? Так, подекуди ця задача здається дуже об’ємною, довготривалою і може навіть непосильною. Проте, є чимало методик, які дозволяють це зробити. Врешті-решт, є бізнес-консультанти. Повірте, краще виділити певний період часу під формалізацію процесів, чим втратити час, ресурси, поки бізнес продовжуватиме їхати старими рейками, втрачаючи свої позиції.
Я так впевнено про це говорю тому, що мій досвід — це понад 13 років в IT та консалтингу. І бажання власників бізнесу почати не з формалізації, а з автоматизації — доволі частий кейс. До 2016 року я очолювала ІТ компанію і займалась автоматизацією процесів середнього та крупного бізнесу в Україні. Після 2016 року заснувала агенцію, що займається власне налагодження процесів та підготовкою компаній і її процесів до автоматизації.
Кілька цифр, які дозволять вам побачити користь від першочергової формалізації бізнес-процесів у всій красі. Уявімо, що ми виносимо на тендер запит про автоматизацію бізнес-процесів. Так-от:
- запит з описаними процесами економить нам від 30 до 45% бюджету на автоматизацію у порівнянні з аналогічним, в якому бізнес-процеси неформалізовані.
- також запит із описаними процесами подарує нам економію часу у 3-5 місяців, а про менший спротив персоналу годі й казати, адже з ним ми вже пройшлися всіма процесами.
Сьогодні в тренді говорити про те, що коронавірус зробив діджитальну революцію і всі, кого ще не було в online, тут нарешті опинились. Але зверніть увагу на якість цих явищ! Наприклад, на те, як стало складно компаніям з неналаштованими бізнес-процесами проводити наради. Адже щоденні чи щотижневі наради — це бізнес-процес, який теж треба налаштувати. А щоб це зробити, потрібно побудувати успішну схему з таких основних атрибутів:
- адженда для наради
- ведучий чи модератор
- різні типи нарад
- культура ознайомлення з матеріалами до наради
- протоколи і розподіл завдань після наради і контроль за їх виконанням
- таймінги для різних видів нарад тощо.
На противагу у компанії, в якій все склалось з цим бізнес-процесом, ситуація матиме такий вигляд:
- є шаблони нарад
- ведучий знає свою роль
- секретар може записати екран, щоб потім було зручніше сформувати протокол
- економія по часу, всі виступають по суті
- запрошуємо тих, кого стосується нарад і т.д
- всі наради зафіксовані в календарі.
На такому простому прикладі ми бачимо підхід з описаними і не описаними процесами. А уявіть, який відбувається хаос в інших процесах: в погодженнях бюджету, візуванні договорів, оплаті рахунків і всьому тому, що не так давно відбувалось в ручному режимі.
З чого починати — з оптимізації чи автоматизації — вирішувати вам. Я ж пропоную відштовхуватись від того, що є важливішим: логіка процесу, чи система в якій він має бути автоматизованим.
- Лідерство розгортання: коли стратегія виходить за межі кабінету Жанна Кудрицька вчора о 19:06
- Як навчитися ухвалювати рішення на перемовинах? Розглядаємо на прикладі покеру Владислав Пʼявка вчора о 14:57
- Встигнути до штормів: чи готові інвестори до українських податкових гірок? Сергій Дзіс вчора о 10:40
- Від парової тяги до цифрової етики: як змінювалось людство й корпоративна безпека Ігор Шевцов вчора о 08:54
- "Справедливість" судді Канигіної Лариса Гольник 12.05.2025 18:43
- Нові правила для енергонакопичувачів: як зміняться контракти через кіберризики з 2025 Ростислав Никітенко 12.05.2025 15:01
- Як довести вину стоматолога у суді: практика відшкодування шкоди за неякісне лікування Артур Кір’яков 12.05.2025 13:59
- Форензик як інструмент захисту, діагностики та зростання бізнесу в умовах ризиків Артем Ковбель 12.05.2025 03:29
- Вбивчі цифри: як звички й випадки скорочують життя Христина Кухарук 11.05.2025 13:54
- Відповідальна особа з питань захисту персональних даних: новий гравець у структурі бізнесу Анастасія Полтавцева 10.05.2025 14:43
- Як зруйнувати країну Андрій Павловський 10.05.2025 14:34
- Інтелектуальна власність як актив бізнесу Сергій Пагер 10.05.2025 14:21
- Стейкхолдери – основний локомотив сучасної якісної освіти Сергій Пєтков 09.05.2025 10:49
- "Спорт внє палітікі?". Як би ж то! Країна-агресор хоче повернутися у міжнародний спорт Володимир Горковенко 09.05.2025 10:10
- Землі заказника "Лівобережний" у Дніпрі: історія зміни статусу та забудови Павло Васильєв 08.05.2025 22:23
- Як зруйнувати країну 367
- Вбивчі цифри: як звички й випадки скорочують життя 212
- Безбар’єрність у лікарнях: чому доступ до медичних послуг виходить за межі пандусів 153
- Від парової тяги до цифрової етики: як змінювалось людство й корпоративна безпека 129
- Кабальні "угоди Яресько" блокують економічне відновлення України 117
-
Угорщина готується до війни? Що стоїть за "шпигунами Орбана" на Закарпатті
37829
-
Експерти з психіатрії назвали п’ять речей, які ніколи не роблять щасливі пари в стосунках
Життя 12466
-
Підготовка піхотинців: державна некомпетентність і приватна ініціатива
Думка 11888
-
"ЗСУ знищили російську армію. Путін будував її 10 років", – генерал армії США Дуґлас Лют
11864
-
На стамбульській розтяжці – як Путін нарешті змушений зіткнутися з реальністю
Думка 11214