Электронный документооборот: стратегия внедрения в крупной компании
Маленькая компания может подключиться системе внешнего электронного документооборота легко. Другое дело — внедрение на крупном предприятии. В этом случае надо придерживаться особой стратегии.
Одна и та же система внешнего, юридически значимого электронного документооборота от одного разработчика может иметь две версии.
Первая — Online версия. Чтобы воспользоваться ей, необходимо купить лицензию, зарегистрировать организацию в системе, создать профили компании и департаментов (если система позволяет). Затем следует зарегистрировать в системе сотрудников, которые имеют право загружать, согласовывать, утверждать и подписывать документы. И можно сразу приступать к работе в системе.
Вторая — Onsite версия. Это решение больше подходит для крупных и очень крупных предприятий. Компания получает не только возможность внедрить у себя готовое веб-решение, но и развивать его исходя из потребностей предприятия. В этом случае можно адаптировать систему электронного документооборота под свои нужды, добавлять шаблоны новых документов, внедрять собственные решения и даже брендировать систему.
Какую бы версию ни выбрала компания, внедрение должно проходить постепенно и поэтапно.
После того, как компания определилась с системой электронного документооборота, следует провести ее тестовое внедрение в одном из подразделений. Имеет смысл создать группу сотрудников, которые получив квалифицированные электронные подписи (КЭП), будут учиться работать в системе. На первом этапе они могут подписывать и обмениваться документами внутри организации и только после этого начинать работать с внешними контрагентами.
Несмотря на простоту систем внешнего электронного документооборота, вопросы у сотрудников и контрагентов возникают всегда. Поэтому небольшой тестовый период просто необходим, чтобы понять все тонкости работы и разобраться с функционалом системы. После окончания тестового периода именно эта группа сотрудников сможет обучать и консультировать остальную часть персонала компании.
Тест системы пилотной группой необходим еще для того, чтобы понять, какие инструкции, распоряжения и приказы по предприятию надо подготовить. Следует определить, кто из сотрудников и какие документы имеет право подписывать от лица компании. Это надо оформить документально. Соответствующие доверенности впоследствии будут загружены в систему, чтобы контрагенты всегда имели возможность проверить права подписи документов.
Также необходимо четко прописать во внутренних инструкциях компании правила использования и хранения квалифицированных электронных подписей. Это — важно. Электронная подпись не должна храниться просто на столе сотрудника, тем более, с приклеенным к ней стикером с паролем (были и такие прецеденты). Всем сотрудникам надо точно знать, как хранить электронные подписи, какие документы ими подписывать, что делать в случае потери и так далее.
Следующий этап — получение квалифицированных электронных подписей для остальной части сотрудников. И не важно, что, к примеру, у вашего нового бухгалтера уже есть личная электронная подпись. КЭП выдается конкретному сотруднику для подписания определенного типа документов предприятия. Подпись отзывается в случае увольнения или перехода на другую должность.
Только после этого этапа стоит начинать внедрение системы документооборота на всем предприятии и приступать к процессу обучения персонала компании тонкостям работы. Проводить его будут представители провайдера или даже сотрудники из тестовой группы, которые уже досконально разобрались во всем. По большому счету, обучение работе в системе электронного документооборота занимает минут 40, но в процессе эксплуатации вопросы будут возникать неизбежно.
Следующий этап — рассылка контрагентам электронных писем с подробными инструкциями о том, как зарегистрироваться в системе, как в ней работать и так далее. Контрагентам следует сообщить контактные данные ответственных лиц в компании, которые смогут дать ответы на вопросы о работе в системе.
Если придерживаться подобной стратегии, внедрение пройдет легко и безболезненно для самой компании и для контрагентов.
- Кенселінг як штучний контроль Михайло Зборовський 13:21
- Промптинг як нова необхідна навичка: чому вона важлива для кожного Станіслав Нянько 13:13
- Експертне дослідження шахрайських схем: практичні аспекти для адвокатів Юрій Григоренко 12:55
- Тимчасове вилучення майна у кримінальному провадженні Сергій Пагер 08:27
- Рівність у регламентах, асиметрія на практиці: дебютні уроки конкурсу в апеляцію Тетяна Огнев'юк вчора о 18:24
- Китай, Індія, Польща, Угорщина: сперечаємося чи торгуємо? Любов Шпак вчора о 16:03
- Вдячність, як ключ до власного життя Алла Заднепровська вчора о 12:59
- Оцінка доказів в аудиті та кримінальному процесі: точки дотику з точки зору ШІ Ольга Рубітель 26.05.2025 22:13
- Cмарт контракти в енергетиці: чи готова Україна до диджиталізації ринку Ростислав Никітенко 26.05.2025 12:54
- Акт догляду: коли держава перетворює турботу на бюрократію Світлана Приймак 25.05.2025 00:57
- Війна змінила правила гри: Україна на першому місці за передачами озброєння (2022–2024) Христина Кухарук 24.05.2025 16:22
- Как оформить наследство в Украине, если вы находитесь за границей: пошаговая инструкция Віра Тарасенко 24.05.2025 14:50
- Централізація закупівель: як Україна та ЄС підвищують ефективність державних витрат Олена Усеінова 23.05.2025 17:38
- Обмеження переказів між картками: що зміниться з 1 червня? Денис Терещенко 23.05.2025 15:07
- Як уникнути блокування податкових накладних? Сергій Пагер 23.05.2025 08:47
- Хто вбив Андрія Портнова? 3744
- Рівність у регламентах, асиметрія на практиці: дебютні уроки конкурсу в апеляцію 902
- Обмеження переказів між картками: що зміниться з 1 червня? 198
- Війна змінила правила гри: Україна на першому місці за передачами озброєння (2022–2024) 129
- Оцінка доказів в аудиті та кримінальному процесі: точки дотику з точки зору ШІ 117
-
Вітчизняний Patriot. Чи міг ЗРК "Кільчень" захистити українське небо
Технології 81126
-
Український defence-стартап, який розробляє системи deep strike, отримав $5 млн інвестицій
Технології 36537
-
У Раді запропонували знизити нештрафований поріг перевищення швидкості до 10 км/год
Бізнес 7745
-
Литва, яка відмовилася від російського газу, досі купує вироблений з нього аміак
Бізнес 5733
-
Кухонний чекап: що насправді небезпечно в посуді і як це впливає на мозок, IQ і гормони
Життя 4320