Запит контролюючого органу з "похилою рискою" біля посади керівника

Уніфікована система документації:

Пунктом 5.22 Національного стандарту України "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ДСТУ 4163:2020", затвердженого наказом ДП "Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості" від 01.07.2020 №144, передбачено таке: 

- підпис має містити найменування посади особи, яка підписує документ (у повній формі, якщо документ надрукований не на бланку, у скороченій на документі, надрукованому на бланку), особистий підпис (окрім електронних документів), власне ім`я і прізвище;

- у разі відсутності посадової особи, найменування посади, власне ім`я і прізвище якої зазначено в документі, його підписує особа, яка виконує її обов`язки, або її заступник. У цьому разі обов`язково зазначають фактичну посаду, власне ім`я, прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати);

- не дозволено під час підписання документа ставити прийменник "За" чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Слова «Виконувач обов`язків» або "В. о." до найменування посади керівника юридичної особи додають лише в разі його заміщення на підставі розпорядчого документа.

Міністерства, інші центральні та місцеві органи виконавчої влади:

Міністерство юстиції України у листі «Щодо підпису документів особою, яка виконує обов’язки відсутнього керівника» від 05.02.2019 № 4249/Н-539/7.1.2 наголошує, що у разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціал імені якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов’язки, або її заступник. У такому разі обов’язково зазначають фактичну посаду, ініціал імені і прізвище особи, яка підписала документи, при цьому виправлення вносить рукописним способом особа, яка підписує документ. Не допускається під час підписання документа ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. У разі заміщення керівника за наказом до найменування посади додають символи «В. о.».

Так, Постановою Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 №55 затверджено, у т.ч. Типову інструкцію з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади (надалі - Інструкція).

Відповідно до пунктів 48, 53 Інструкції, порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності керівника установи та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати, визначається наказом (розпорядженням) керівника установи. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, власне ім`я якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов`язки, або її заступник. У такому разі обов`язково зазначаються фактична посада, власне ім`я і прізвище особи, яка підписала документ, при цьому виправлення вносить рукописним способом особа, яка підписує документ. Не допускається під час підписання документа ставити прийменник "За" чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. У разі заміщення керівника за наказом (розпорядженням) до найменування посади додаються символи "В. о.".

Відповідно до п.10 розділу 7 Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених Наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2005 №1000/5, у разі відсутності посадової особи, назва посади, прізвище, ініціали (ініціал імені) якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, яка виконує її обов`язки, або її заступник. У такому разі обов`язково зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені), прізвище особи, яка підписала документ. При цьому виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати. Не допускається під час підписання документа ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед назвою посади.

Державна податкова служба України:

Відповідно до Інструкції з діловодства у Державній фіскальній службі України затвердженої наказом Державної фіскальної служби України від 06.06.2018 №365 (підпункт 2.2.3.28. розділу «Підпис»: «…у разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціал імені якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов`язки, або її заступник. У такому разі обов`язково зазначаються фактична посада, ініціали імені і прізвище особи, яка підписала документ, при цьому виправлення вносить рукописним способом особа, яка підписує документ. Не допускається під час підписання документа ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. У разі заміщення керівника за наказом до найменування посади додаються символи «В.о.»».

Національне антикорупційне бюро України:

Відповідно до п. 41 Інструкції з діловодства у Національному антикорупційному бюро України, затверджена Наказом Директора НАБУ №26 від 19.02.19 не допускається під час підписання документа ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади.

Державне бюро розслідувань:

Відповідно до п. 69 розділу «Загальні вимоги до створення документу»  Інструкції з діловодства у центральному апараті Державного бюро розслідувань, затверджена Наказом Державного бюро розслідувань №859 від 22.12.20 р. не допускається під час підписання документа ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади.

ВИСНОВОК: Підписувати документ із прийменником «за» або ставити правобічну похилу риску перед назвою посади не дозволено.  Отже, якщо отримали запит від контролюючого органу  де біля зазначення назви посади підписанта міститься «правобічна похилу риска» можна стверджувати, що документ підписано невстановленою особою з порушенням правил документообігу.