Електронний підпис, визнання е-документів у ЄС та інші довірчі послуги

У березні команда LIGA ZAKON провела вебінар на тему «Перехід на електронний документообіг: правові засади та практичні рекомендації впровадження». У цьому блозі я б хотів дати відповіді на найактуальніші питання від учасників заходу. 

Що робити, якщо під час воєнного стану немає можливості перевипустити КЕП?

Під час війни не потрібно перевипускати КЕП – нові сертифікати відкритих ключів будуть сформовані автоматично. При цьому файл вашого особистого ключа не зміниться і буде діяти ще один рік.

Постанова Кабінету Міністрів України від 17 березня 2022 року № 300 «Деякі питання забезпечення безперебійного функціонування системи надання електронних довірчих послуг» установила таку можливість на період дії воєнного стану на території України та протягом місяця з дня його припинення чи скасування.

Чи є зрушення в питанні строків зберігання документів і їх обов’язковості до дублювання в папері? 

Наказ Міністерства юстиції України № 1886/5 «Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання» від 11.11.2014 року встановлює необхідність дублювання електронного документу постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання в паперову форму. Це не менше 20 видів документів, які визначені в Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій.

Але зрушення є, адже члени ІКТ Комітету СУП, останній рік дуже активно працюють над питанням скорочення строків та переліку документів. І в січні цього року Державна архівна служба презентувала новий проєкт нормативно-правових актів, які регулюють це питання. Наразі проєкт ще в розробці, але чекаємо вирішення питання найближчим часом.

Чи можна вести трудові книжки в електронному вигляді і як це робити? 

Так, можна. 15 липня 2022 року набули чинності оновлені правила, затверджені постановою правління Пенсійного фонду від 01.06.2022 N 8-3 «Про порядок та черговість подання відомостей для створення електронних трудових книжок».

Відомості про трудову діяльність працівника можна подати через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України в електронній формі з обов’язковим накладанням КЕП. Це може зробити працівник, страхувальник або представник страхувальника.

Отже, що для цього потрібно:

• - Увійдіть до особистого кабінету на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України, авторизуйтеся зручним для вас способом.

• - Внесіть відомості про трудову діяльність у розділі «Відомості про трудові відносини» (це можуть робити самі працівники та/або їхні роботодавці). Додайте скановані кольорові копії усіх сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та відповідних документів, до яких внесено записи з оригіналів трудової або інших документів, що підтверджують стаж. 

• - Щоб перевірити записи про ваші трудові відносини, оберіть у меню зліва розділ «Електронна трудова книжка». 

Важливо: 

• - Зарахування стажу до 01.01.2004 здійснюється на підставі записів у трудовій книжці та інших документів.

• - До електронної трудової книжки треба завантажити всі документи, що впливають на розрахунок стажу. Окрім трудової книжки, це можуть бути документи про набуття освіти, свідоцтво про народження дитини (для жінок), військовий квиток та інші документи.

• - Щодо власної підприємницької діяльності ФОП жодних записів в електронній трудовій книжці робити не потрібно.

Якщо роботодавець не мав можливості подати повідомлення про прийняття працівника на роботу під час воєнного стану — відповідальності за порушення законодавства не буде. Але він зобов’язаний за першої ж можливості завершити процедуру укладання трудового договору з працівником.

Чи можна вести електронний документообіг у трудовій сфері під час воєнного стану?

24 березня 2022 року набув чинності Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», який визначив тимчасові особливості організації кадрового діловодства та архівного зберігання кадрових документів.

Стаття 7 Закону передбачає, що на період дії воєнного стану роботодавці самостійно визначають порядок організації кадрового діловодства та архівного зберігання кадрових документів у районах активних бойових дій. 

Для застосування цієї норми мають виконуватися дві умови:

• - роботодавець має знаходитись в районі активних бойових дій;

• - самостійно визначений порядок ведення кадрового діловодства має бути організований таким чином, щоб забезпечити достовірний облік виконуваної роботи та витрат на оплату праці.

Але при цьому немає документа, який би чітко визначав перелік районів бойових дій. Існує перелік територіальних громад, що розташовані в районі проведення воєнних (бойових) дій або які перебувають в тимчасовій окупації, оточенні (блокуванні). Але він ведеться з метою виплати допомоги на проживання внутрішньо переміщеним особам та не пов'язаний з веденням кадрового діловодства.

Детальніше про зміни в законодавстві та особливості кадрового діловодства в умовах війни читайте за посиланням: https://bit.ly/3YDZAk2 

На якому етапі зараз знаходиться взаємне визнання електронних довірчих послуг з ЄС?

Кабмін затвердив постанову щодо експериментального проєкту про взаємне визнання електронних довірчих послуг між Україною та Європейським Союзом. Проєкт мають реалізувати до 20 серпня 2024 р. 

Які результати повинен забезпечити цей проєкт:

- В Україні будуть визнаватися європейські кваліфіковані електронні підписи;

• - Європейський Союз може визнавати українські кваліфіковані електронні підписи як удосконалені;

• - Україна може визнавати електронні підписи, створені в державах, що забезпечують належний захист персональних даних аналогами власноручних підписів.

Взаємовизнання електронних підписів має на меті спростити отримання певних послуг та ідентифікацію особи для українців, які перебувають за кордоном, а також підписання електронних документів із використанням ЕЦП між українськими та іноземними контрагентами, які входять до списку держав, які можуть забезпечити належний захист персональних даних.

Наразі проект на етапі реалізації і вже декілька кроків було зроблено: 29.12.2022 Верховна Рада ухвалила законопроєкт № 6173 про взаємне визнання кваліфікованих електронних довірчих послуг та застосування законодавства Європейського Союзу у сфері електронної ідентифікації.

Тепер в ЄС зможуть тимчасово визнавати український кваліфікований електронний підпис як удосконалений до укладення Угоди з ЄС, а після – як кваліфікований електронний підпис. Попередньо норми вступлять в дію 31.12.2023.

Ми бачимо, що надання електронних довірчих послуг невпинно розвивається, а держава прагне створити сприятливе середовище для електронного документообігу та цифровізації. Це створює сприятливі умови для розвитку економіки та забезпечення більшого рівня комфорту для громадян і бізнесу.

Наразі зазнає змін не тільки сфера електронного документообігу, а взагалі всі сфери життя та бізнесу. Адже часи війни та шлях до євроінтеграції вносять свої корективи до регуляції законодавства, де особливе місце займає діджиталізація процесів роботи. Тому ЕДО стає актуальнішим із кожним днем, адже це вже не новинка, а необхідність, яка полегшує та покращує як умови ведення бізнесу, так і взаємодію бізнесу та держави.

Отже, варто завжди цікавитися останніми змінами в законодавстві, щоб актуалізувати свою діяльність у відповідності із чинними нормами. З цим вам завжди може допомогти Ліга:Закон, а експерти з питань електронного документообігу компанії Intecracy Deals із задоволенням нададуть всі необхідні консультації щодо використання ЕДО, регулювання цієї сфери, вибору системи ЕДО, документів для впровадження у вашій компанії тощо.