Бизнес в изоляции. Электронный документооборот против коронавируса
Пандемия и карантин, которые частично парализовали бизнес в Украине, могут и должны способствовать ускорению цифровой трансформации нашей страны.
Диджитализация, о которой так много говорят в последнее время, все еще находится в зачаточном состоянии, но она стремительно развивается. У нас появилось Министерство цифровой трансформации, которое занимается переводом в онлайн государственных реестров и услуг. Уже сейчас можно не выходя из дома, открыть бизнес, зарегистрировать ФОП, закрыть его при необходимости и открыть новый. Направление верное.
Однако, инициативы только на государственном уровне мало. Должен измениться менталитет самих представителей бизнеса. Сейчас многие компании столкнулись с тем, что сотрудники вынуждены работать удаленно. Затруднилась коммуникация. Кроме того, бумажные документы, такие как договора, счета, акты стали настоящим тормозом бизнеса. Как их передавать, подписывать, согласовывать, если и сотрудники, и контрагенты сидят по домам?
Буквально вчера одному моему знакомому пришлось нарушить карантин и приехать в офис для того, чтобы просто подписать бумажный документ. Сам он давно уже пользуется электронной подписью, но у контрагента ее не оказалось. Он потратил 300 гривен на такси и два с половиной часа своего времени. Все эти действия можно было совершить практически бесплатно, не выходя из дома, за 5 минут, если бы у двух сторон были цифровые подписи. Уверен, что это — не единичный случай.
Сейчас особенно остро встал вопрос внедрения уже существующих электронных сервисов, которые дают возможность коммуницировать с коллегами, клиентами, партнерами, поставщиками, государственными органами онлайн.
Почему об этом серьезно задумались только сейчас? Многие интересовались, консультировались, планировали, но лишь 10% украинских компаний перевели документацию в электронный формат. Законодательная база Украины была давно к этому готова. Еще в 2003 году появилась возможность подписывать документы в электронном виде. Документы с электронной подписью имеют ту же юридическую силу, что и бумажные, а подключиться к системе электронного документооборота можно онлайн, находясь где угодно.
Электронный документооборот — это удобно, быстро и, кроме того — безопасно. Во всех смыслах этого слова. Защищены не только ваши данные, но и сотрудники, которые при обработке бумажных документов вынуждены контактировать друг с другом, с курьерами, бумагой, на которой коронавирус живет до 24 часов.
С чего начинается любой бизнес? Он начинается со сделки. Мы о чем-то договорились, оформили это на бумаге и подписали. Все это можно делать сейчас в электронном виде. На порядок быстрее, комфортнее и безопаснее.
Стоимость конверта и марки — 10 гривен. Это — минимальная цена отправки документа почтой, без услуги курьера. Стоимость одного документа, если мы отправляем его с курьером, возрастает до 40-50 грн. При этом стоимость подписания одного электронного документа — всего 90 копеек. Это — выгодно финансово. Это — экономит время. Можно загрузить в систему файл и в течение трех минут получить документ подписанный с двух сторон. И работать с ним откуда угодно, 7/24. При переходе на электронный документооборот расходы сокращаются по меньшей мере в десять раз.
В электронном виде, при помощи веб-интерфейса программного продукта, можно обсуждать и утверждать документ, что минимизирует вероятность появления ошибок. Даже если ошибка была выявлена после подписания, можно в течение пяти минут ее исправить. Ситуация, когда, например, машина с товаром и неправильно оформленными бумажными документами поехала в другой конец страны, может привести к тому, что груз застрянет на несколько суток до тех пор, пока не придут исправленные документы. В случае с электронными документами, ошибка будет исправлена за считанные минуты.
Уже давно никто не отрицает, что электронный документооборот нужен. В сложившейся в сейчас ситуации, он стал просто необходим.
- Мистецтво переговорів: стратегії win-win для бізнесу та лідерів Олександр Скнар 12:20
- Починаємо обговорювати когнітивні простори, але етичні рамки й інтеграція в GDPR відсутні Ольга Духневич 10:35
- Для чого Росії підбурювати поляків проти українців? Михайло Стрельніков вчора о 19:32
- Виключення з військового обліку через непридатність: порядок та наслідки Вікторія Яремчук вчора о 15:02
- Контракт 18–24: умови, виплати та випадки повернення коштів Анастасія Плаван вчора о 14:42
- 5 інструментів для ефективного делегування продажів у малому бізнесі Олександр Висоцький вчора о 11:55
- Пластична операція без сюрпризів: що зробити заздалегідь Дмитро Березовський вчора о 09:08
- Вигорання керівників: чому талановиті менеджери зникають з бізнесу Марина Кравченко 22.09.2025 14:30
- Енергетичний суверенітет для промисловості Ростислав Никітенко 22.09.2025 10:21
- Медіація в бізнесі: як перетворити конфлікт на можливість для зростання Олександр Скнар 22.09.2025 09:04
- Когда начнётся следующий Модерн? Володимир Стус 22.09.2025 01:11
- Репродуктивні права людини: судова практика Верховного Суду Леся Дубчак 19.09.2025 16:18
- Чому ми майже програли інформаційну війну Росії у Польщі Михайло Стрельніков 19.09.2025 12:09
- Безпека як стратегія стійкості в 10 кроках Ігор Шевцов 19.09.2025 09:16
- Кризові комунікації: як слова можуть врятувати репутацію і бізнес Олександр Скнар 18.09.2025 16:18
-
Україна починає систематичну закупівлю малька для відновлення популяції риби
Бізнес 7580
-
"Аналоговнет". П’ять російських miltech-розробок, що не справдили сподівань Кремля
Технології 5697
-
Bloomberg: наступ на Газу обійдеться Ізраїлю в $7,5 мільярда – понад 1% ВВП країни
Фінанси 4618
-
Китай поки що не постраждав від американських мит: його товари купують інші країни
Фінанси 4542
-
Найбагатші жінки у світі – хто править бізнесом: від косметики до судноплавства
Життя 4511