Бизнес в изоляции. Электронный документооборот против коронавируса
Пандемия и карантин, которые частично парализовали бизнес в Украине, могут и должны способствовать ускорению цифровой трансформации нашей страны.
Диджитализация, о которой так много говорят в последнее время, все еще находится в зачаточном состоянии, но она стремительно развивается. У нас появилось Министерство цифровой трансформации, которое занимается переводом в онлайн государственных реестров и услуг. Уже сейчас можно не выходя из дома, открыть бизнес, зарегистрировать ФОП, закрыть его при необходимости и открыть новый. Направление верное.
Однако, инициативы только на государственном уровне мало. Должен измениться менталитет самих представителей бизнеса. Сейчас многие компании столкнулись с тем, что сотрудники вынуждены работать удаленно. Затруднилась коммуникация. Кроме того, бумажные документы, такие как договора, счета, акты стали настоящим тормозом бизнеса. Как их передавать, подписывать, согласовывать, если и сотрудники, и контрагенты сидят по домам?
Буквально вчера одному моему знакомому пришлось нарушить карантин и приехать в офис для того, чтобы просто подписать бумажный документ. Сам он давно уже пользуется электронной подписью, но у контрагента ее не оказалось. Он потратил 300 гривен на такси и два с половиной часа своего времени. Все эти действия можно было совершить практически бесплатно, не выходя из дома, за 5 минут, если бы у двух сторон были цифровые подписи. Уверен, что это — не единичный случай.
Сейчас особенно остро встал вопрос внедрения уже существующих электронных сервисов, которые дают возможность коммуницировать с коллегами, клиентами, партнерами, поставщиками, государственными органами онлайн.
Почему об этом серьезно задумались только сейчас? Многие интересовались, консультировались, планировали, но лишь 10% украинских компаний перевели документацию в электронный формат. Законодательная база Украины была давно к этому готова. Еще в 2003 году появилась возможность подписывать документы в электронном виде. Документы с электронной подписью имеют ту же юридическую силу, что и бумажные, а подключиться к системе электронного документооборота можно онлайн, находясь где угодно.
Электронный документооборот — это удобно, быстро и, кроме того — безопасно. Во всех смыслах этого слова. Защищены не только ваши данные, но и сотрудники, которые при обработке бумажных документов вынуждены контактировать друг с другом, с курьерами, бумагой, на которой коронавирус живет до 24 часов.
С чего начинается любой бизнес? Он начинается со сделки. Мы о чем-то договорились, оформили это на бумаге и подписали. Все это можно делать сейчас в электронном виде. На порядок быстрее, комфортнее и безопаснее.
Стоимость конверта и марки — 10 гривен. Это — минимальная цена отправки документа почтой, без услуги курьера. Стоимость одного документа, если мы отправляем его с курьером, возрастает до 40-50 грн. При этом стоимость подписания одного электронного документа — всего 90 копеек. Это — выгодно финансово. Это — экономит время. Можно загрузить в систему файл и в течение трех минут получить документ подписанный с двух сторон. И работать с ним откуда угодно, 7/24. При переходе на электронный документооборот расходы сокращаются по меньшей мере в десять раз.
В электронном виде, при помощи веб-интерфейса программного продукта, можно обсуждать и утверждать документ, что минимизирует вероятность появления ошибок. Даже если ошибка была выявлена после подписания, можно в течение пяти минут ее исправить. Ситуация, когда, например, машина с товаром и неправильно оформленными бумажными документами поехала в другой конец страны, может привести к тому, что груз застрянет на несколько суток до тех пор, пока не придут исправленные документы. В случае с электронными документами, ошибка будет исправлена за считанные минуты.
Уже давно никто не отрицает, что электронный документооборот нужен. В сложившейся в сейчас ситуации, он стал просто необходим.
- Лідер (без) інструкції: як керувати командами в епоху ШІ, поколінь зумерів та Alpha Аліна Первушина вчора о 17:56
- Час життєстійкості: як зберегти себе у світі, що змінюється? Галина Скіпальська вчора о 16:23
- Угода з прокурором про визнання винуватості: жодних гарантій без рішення суду Костянтин Рибачковський 02.07.2025 23:43
- Вновь о Гегелевской диалектике и искусственном интеллекте Вільям Задорський 02.07.2025 19:21
- Чи законно колишніх засуджених повторно ставити на військовий облік Анжела Василевська 02.07.2025 19:07
- НеБезМежне право Сергій Чаплян 01.07.2025 21:44
- Недоторканні на благо оборони: головне – правильно назвати схему Дана Ярова 01.07.2025 19:33
- Корпоративний добробут: турбота про співробітників чи форма м’якого контролю? Анна Пархоменко 01.07.2025 15:04
- Як AI змінює структуру бізнесу: замість відділів – малі команди і агентні системи Юлія Гречка 01.07.2025 14:07
- Жіноче лідерство в українському бізнесі: трансформація, яка вже відбулася Наталія Павлючок 01.07.2025 09:50
- Проведення перевірок в частині вчинення мобінгу: внесено зміни до законодавства Анна Даніель 01.07.2025 01:16
- Суд не задовольнив позов батька-іноземця про зміну місця проживання дитини Юрій Бабенко 30.06.2025 17:15
- Як повернутись до програмування після довгої IT-перерви Сергій Немчинський 30.06.2025 16:39
- Моральна шкода за невиконання рішення суду Артур Кір’яков 30.06.2025 14:21
- Путінський режим знову показує своє справжнє обличчя: цього разу – проти азербайджанців Юрій Гусєв 30.06.2025 10:51
- "Розумні строки" протягом 1200 днів: чому рішення у справі стає недосяжним 592
- Реформа "турботи" 257
- Суд не задовольнив позов батька-іноземця про зміну місця проживання дитини 246
- Чи законно колишніх засуджених повторно ставити на військовий облік 163
- Угода з прокурором про визнання винуватості: жодних гарантій без рішення суду 119
-
Фрукти та овочі покращують якість сну на 16%, кажуть науковці: деталі
Життя 17927
-
Гладка шкіра без зморщок: дев’ять продуктів, які містять велику кількість колагену
Життя 14946
-
Що буде з Україною без зброї США. Три сценарії та нова роль Європи
11454
-
Чому small talk більше не про погоду – і як навчитися бути ввічливим, а не нав’язливим
Життя 9484
-
Росія запустила завод з виробництва патронів для автоматів Калашнікова у Венесуелі
Бізнес 7958