Бизнес в изоляции. Электронный документооборот против коронавируса
Пандемия и карантин, которые частично парализовали бизнес в Украине, могут и должны способствовать ускорению цифровой трансформации нашей страны.
Диджитализация, о которой так много говорят в последнее время, все еще находится в зачаточном состоянии, но она стремительно развивается. У нас появилось Министерство цифровой трансформации, которое занимается переводом в онлайн государственных реестров и услуг. Уже сейчас можно не выходя из дома, открыть бизнес, зарегистрировать ФОП, закрыть его при необходимости и открыть новый. Направление верное.
Однако, инициативы только на государственном уровне мало. Должен измениться менталитет самих представителей бизнеса. Сейчас многие компании столкнулись с тем, что сотрудники вынуждены работать удаленно. Затруднилась коммуникация. Кроме того, бумажные документы, такие как договора, счета, акты стали настоящим тормозом бизнеса. Как их передавать, подписывать, согласовывать, если и сотрудники, и контрагенты сидят по домам?
Буквально вчера одному моему знакомому пришлось нарушить карантин и приехать в офис для того, чтобы просто подписать бумажный документ. Сам он давно уже пользуется электронной подписью, но у контрагента ее не оказалось. Он потратил 300 гривен на такси и два с половиной часа своего времени. Все эти действия можно было совершить практически бесплатно, не выходя из дома, за 5 минут, если бы у двух сторон были цифровые подписи. Уверен, что это — не единичный случай.
Сейчас особенно остро встал вопрос внедрения уже существующих электронных сервисов, которые дают возможность коммуницировать с коллегами, клиентами, партнерами, поставщиками, государственными органами онлайн.
Почему об этом серьезно задумались только сейчас? Многие интересовались, консультировались, планировали, но лишь 10% украинских компаний перевели документацию в электронный формат. Законодательная база Украины была давно к этому готова. Еще в 2003 году появилась возможность подписывать документы в электронном виде. Документы с электронной подписью имеют ту же юридическую силу, что и бумажные, а подключиться к системе электронного документооборота можно онлайн, находясь где угодно.
Электронный документооборот — это удобно, быстро и, кроме того — безопасно. Во всех смыслах этого слова. Защищены не только ваши данные, но и сотрудники, которые при обработке бумажных документов вынуждены контактировать друг с другом, с курьерами, бумагой, на которой коронавирус живет до 24 часов.
С чего начинается любой бизнес? Он начинается со сделки. Мы о чем-то договорились, оформили это на бумаге и подписали. Все это можно делать сейчас в электронном виде. На порядок быстрее, комфортнее и безопаснее.
Стоимость конверта и марки — 10 гривен. Это — минимальная цена отправки документа почтой, без услуги курьера. Стоимость одного документа, если мы отправляем его с курьером, возрастает до 40-50 грн. При этом стоимость подписания одного электронного документа — всего 90 копеек. Это — выгодно финансово. Это — экономит время. Можно загрузить в систему файл и в течение трех минут получить документ подписанный с двух сторон. И работать с ним откуда угодно, 7/24. При переходе на электронный документооборот расходы сокращаются по меньшей мере в десять раз.
В электронном виде, при помощи веб-интерфейса программного продукта, можно обсуждать и утверждать документ, что минимизирует вероятность появления ошибок. Даже если ошибка была выявлена после подписания, можно в течение пяти минут ее исправить. Ситуация, когда, например, машина с товаром и неправильно оформленными бумажными документами поехала в другой конец страны, может привести к тому, что груз застрянет на несколько суток до тех пор, пока не придут исправленные документы. В случае с электронными документами, ошибка будет исправлена за считанные минуты.
Уже давно никто не отрицает, что электронный документооборот нужен. В сложившейся в сейчас ситуации, он стал просто необходим.
- Збільшення податкового тягаря Андрій Павловський 20:36
- Що менеджменту потрібно усвідомити до запуску системи Performance management у компанії? Катерина Кошкіна 15:49
- uResidency: Інноваційний підхід до залучення іноземних підприємців у юрисдикцію України Ольга Драчевська 12:42
- Турбота про ментальне здоров’я в українському бізнесі: результати опитування Христина Кудрявцева 11:50
- Набуття корпоративних прав спадкоємцями мажоритарного учасника товариства Євген Морозов 10:01
- Прогноз геополитической погоды 08.08.2024 Володимир Стус вчора о 22:14
- Держава має думати на кілька кроків уперед Дана Ярова вчора о 20:52
- Премія навздогін Євген Магда вчора о 19:04
- Executive освіта в Україні не тільки для бізнесу. Де можуть навчатися держслужбовці? Галина Пустова вчора о 15:06
- Комплаєнс податкових ризиків: новий етап взаємодії податкової та бізнесу Юлія Мороз вчора о 13:34
- Запис в державному реєстрі як достатній доказ розміру частки учасника товариства Євген Морозов вчора о 10:18
- Реєстр ПРРО: навіщо він потрібен зараз та як його реалізувати Андрій Сухов 08.10.2024 18:01
- Действительно ли мобилизация для возрастных категорий 18-25 и 50-60 лет отменена? Віра Тарасенко 08.10.2024 16:14
- Проблемні питання спадкування зруйнованої нерухомості та житлових сертифікатів Ольга Оніщук 08.10.2024 10:32
- Закриття провадження у справі з підстав наявності судового рішення Євген Морозов 08.10.2024 10:26
-
Довгоочікувана приватизація ОГХК відбулась. Хто і навіщо купив титанові родовища
Бізнес 15956
-
Страйк у Boeing: компанія припиняє переговори та відкликає останню пропозицію робітникам
Бізнес 7914
-
Росія опублікувала свіже опитування щодо ставлення до війни в Україні не просто так. Ось причина
Думка 5344
-
Україна оцінила термінові потреби на відновлення у $5 млрд: на що підуть гроші
Бізнес 4709
-
"Немає кворуму". Інвестори вимагають дофінансування Київміськбуду зі столичного бюджету
Бізнес 4385