Бизнес в изоляции. Электронный документооборот против коронавируса
Пандемия и карантин, которые частично парализовали бизнес в Украине, могут и должны способствовать ускорению цифровой трансформации нашей страны.
Диджитализация, о которой так много говорят в последнее время, все еще находится в зачаточном состоянии, но она стремительно развивается. У нас появилось Министерство цифровой трансформации, которое занимается переводом в онлайн государственных реестров и услуг. Уже сейчас можно не выходя из дома, открыть бизнес, зарегистрировать ФОП, закрыть его при необходимости и открыть новый. Направление верное.
Однако, инициативы только на государственном уровне мало. Должен измениться менталитет самих представителей бизнеса. Сейчас многие компании столкнулись с тем, что сотрудники вынуждены работать удаленно. Затруднилась коммуникация. Кроме того, бумажные документы, такие как договора, счета, акты стали настоящим тормозом бизнеса. Как их передавать, подписывать, согласовывать, если и сотрудники, и контрагенты сидят по домам?
Буквально вчера одному моему знакомому пришлось нарушить карантин и приехать в офис для того, чтобы просто подписать бумажный документ. Сам он давно уже пользуется электронной подписью, но у контрагента ее не оказалось. Он потратил 300 гривен на такси и два с половиной часа своего времени. Все эти действия можно было совершить практически бесплатно, не выходя из дома, за 5 минут, если бы у двух сторон были цифровые подписи. Уверен, что это — не единичный случай.
Сейчас особенно остро встал вопрос внедрения уже существующих электронных сервисов, которые дают возможность коммуницировать с коллегами, клиентами, партнерами, поставщиками, государственными органами онлайн.
Почему об этом серьезно задумались только сейчас? Многие интересовались, консультировались, планировали, но лишь 10% украинских компаний перевели документацию в электронный формат. Законодательная база Украины была давно к этому готова. Еще в 2003 году появилась возможность подписывать документы в электронном виде. Документы с электронной подписью имеют ту же юридическую силу, что и бумажные, а подключиться к системе электронного документооборота можно онлайн, находясь где угодно.
Электронный документооборот — это удобно, быстро и, кроме того — безопасно. Во всех смыслах этого слова. Защищены не только ваши данные, но и сотрудники, которые при обработке бумажных документов вынуждены контактировать друг с другом, с курьерами, бумагой, на которой коронавирус живет до 24 часов.
С чего начинается любой бизнес? Он начинается со сделки. Мы о чем-то договорились, оформили это на бумаге и подписали. Все это можно делать сейчас в электронном виде. На порядок быстрее, комфортнее и безопаснее.
Стоимость конверта и марки — 10 гривен. Это — минимальная цена отправки документа почтой, без услуги курьера. Стоимость одного документа, если мы отправляем его с курьером, возрастает до 40-50 грн. При этом стоимость подписания одного электронного документа — всего 90 копеек. Это — выгодно финансово. Это — экономит время. Можно загрузить в систему файл и в течение трех минут получить документ подписанный с двух сторон. И работать с ним откуда угодно, 7/24. При переходе на электронный документооборот расходы сокращаются по меньшей мере в десять раз.
В электронном виде, при помощи веб-интерфейса программного продукта, можно обсуждать и утверждать документ, что минимизирует вероятность появления ошибок. Даже если ошибка была выявлена после подписания, можно в течение пяти минут ее исправить. Ситуация, когда, например, машина с товаром и неправильно оформленными бумажными документами поехала в другой конец страны, может привести к тому, что груз застрянет на несколько суток до тех пор, пока не придут исправленные документы. В случае с электронными документами, ошибка будет исправлена за считанные минуты.
Уже давно никто не отрицает, что электронный документооборот нужен. В сложившейся в сейчас ситуации, он стал просто необходим.
- Вигорання керівників: чому талановиті менеджери зникають з бізнесу Марина Кравченко 14:30
- Енергетичний суверенітет для промисловості Ростислав Никітенко 10:21
- Медіація в бізнесі: як перетворити конфлікт на можливість для зростання Олександр Скнар 09:04
- Когда начнётся следующий Модерн? Володимир Стус 01:11
- Репродуктивні права людини: судова практика Верховного Суду Леся Дубчак 19.09.2025 16:18
- Чому ми майже програли інформаційну війну Росії у Польщі Михайло Стрельніков 19.09.2025 12:09
- Безпека як стратегія стійкості в 10 кроках Ігор Шевцов 19.09.2025 09:16
- Кризові комунікації: як слова можуть врятувати репутацію і бізнес Олександр Скнар 18.09.2025 16:18
- Сексуальний компас. Як еволюція обирає партнера Ольга Духневич 18.09.2025 10:50
- Багатство і задоволення життям: чому важливі баланс та усвідомлений вибір Олег Вишняков 17.09.2025 13:29
- Делегування продажів: 5 інструментів, що знімають навантаження з власника бізнесу Олександр Висоцький 17.09.2025 11:00
- А "осадочек" лишився. Або три питання до держави через справу Archer Галина Янченко 16.09.2025 14:37
- Як зробити зустрічі ефективними: правила, що економлять час і дають результат Олександр Скнар 16.09.2025 09:20
- Синдром 3I/ATLAS Володимир Стус 15.09.2025 21:34
- Сайт як стратегічний сейлз-інструмент: чому бізнесу потрібна власна платформа Ярослав Халецький 15.09.2025 18:27
-
Чотириденний робочий тиждень – чи готова до цього Україна і що каже світовий досвід
Життя 12777
-
Помирає, але це не точно. Як київський Радіоринок конкурує з Rozetka, AliExpress та іншими гігантами
Технології 11685
-
Від Арно до Маска – що роблять діти найбагатших людей світу
Життя 10340
-
Чому у Донецьку (і не тільки) немає води. Та як росіяни про це брешуть
2906
-
Мистецькі кабінети в українських школах: як створити простори, в яких розкриється творчість дітей
Життя 2665