Відбір постачальника – це не вся закупівля: ключові ролі в закупівельному процесі
Як функціонує закупівельний процес у Збройних Силах та цивільних організаціях: чому недооцінка служб забезпечення може вплинути на якість забезпечення та ефективність закупівель.
Однією з поширених помилок у розумінні закупівельного процесу є хибне уявлення, що відбір постачальника (через тендер у системі Prozorro або інші методи) є його основною частиною. Насправді ж, закупівельний процес починається значно раніше і залежить від різних учасників
Щоб ефективно провести тендер, закупівельник повинен мати всю необхідну інформацію: технічні характеристики предмета закупівлі, вимоги до постачальника та ключові умови майбутнього договору. Лише після цього він оголошує тендер.
Важливо підкреслити: предмет закупівлі має бути описаний виключно технічними та якісними характеристиками, без прив'язки до конкретного бренду чи марки. Професійні стандарти вимагають уникати подібних прив'язок навіть тоді, коли законодавство це дозволяє. Нездатність описати предмет закупівлі за технічними та якісними параметрами вказує на серйозні проблеми в закупівельній системі та свідчить про професійну непридатність відповідальних осіб.
Отже, завданням тендерного спеціаліста є організація відбору постачальника, але для цього він отримує всю необхідну інформацію від фахівця з ринкового аналізу або категорійного менеджера. Ці фахівці, як правило, працюють у закупівельному підрозділі і відповідають за певні категорії товарів або послуг. Їх роль — бути "перекладачами" між внутрішнім замовником та закупівельником, допомагаючи правильно сформулювати потребу відповідно до ринкових умов і стандартів.
Джерелом інформації для категорійного менеджера виступає внутрішній замовник. Внутрішній замовник — це підрозділ, який відповідає за конкретний напрямок діяльності організації та забезпечення матеріально-технічних потреб користувачів. У військових частинах функції забезпечення виконують різні служби, такі як автомобільна, медична, служба забезпечення паливно-мастильними матеріалами та служба безпілотних авіаційних комплексів. У Збройних Силах України за матеріальне забезпечення відповідають центральні служби, які координують цей процес для всіх військових підрозділів.
Функція внутрішнього замовника дуже важлива. У цивільних організаціях і в армії він має бути обізнаним з потребами підрозділів та відповідати за їхнє повне задоволення. Його основні завдання включають: визначення необхідних характеристик товарів, формування умов договору (строки, обсяги, умови поставок і платежів), встановлення вимог до постачальників та розрахунок бюджету для закупівель.
Внутрішній замовник отримує потреби безпосередньо від кінцевих користувачів — тих, хто буде використовувати товари чи послуги. У військових структурах це можуть бути бійці, водії, медики та інші фахівці, для яких здійснюються закупівлі. Вся закупівельна робота спрямована на забезпечення їх потреб.
У попередній статті я детально розглянув завдання внутрішнього замовника та розподіл відповідальності між ним і закупівельником.
Таким чином, до успішного проведення закупівлі залучені кілька ключових ролей:
- користувач, який формує потребу;
- внутрішній замовник, який агрегує і формує технічні завдання;
- категорійний менеджер, який проводить аналіз ринку та розробляє вимоги;
- тендерний спеціаліст, який організовує процедуру відбору.
Важливою умовою успішної закупівлі є ретельна підготовка на початкових етапах: формування потреби, планування бюджету та розробка технічних вимог, які створюють ширший вибір для замовника та конкурентні умови для постачальників. Внутрішній замовник, зокрема служба забезпечення у військових структурах, відіграє важливу роль у цьому процесі. Вона відповідає за визначення потреб, планування ресурсів та взаємодію з ринком для задоволення запитів користувачів. У Збройних Силах ця функція часто недооцінюється, що потребує перегляду підходів для підвищення їхньої ефективності.
Детальніше про взаємодію між підрозділами та закупівельником, а також поради щодо налагодження ефективної співпраці для успішних військових закупівель, читайте в статті: «Чому взаємодія підрозділів та закупівельника важлива для ефективності військової частини?»
Євгеній Сільверстов
Експерт Проєкту реформи оборонних закупівель за підтримки спеціального радника Великої Британії з питань оборони.
- Стягнення шкоди з закладу освіти та батьків внаслідок пошкодження ока дитині Артур Кір’яков 13:11
- СЗЧ – вихід з ситуації є Сергій Пєтков 10:18
- Декілька ФОП: оптимізація податків чи дроблення бізнесу? Сергій Пагер 09:07
- Захист дітей від насильства: як працює модель Барнахус в Україні та Польщі Галина Скіпальська вчора о 17:02
- ПРРО як шлях до детенізації бізнесу та збільшення надхожень у бюджет Андрій Сухов вчора о 11:59
- Cпеціальні військові операції – міжнародна політика кремля Сергій Пєтков вчора о 10:18
- 100 днів, які не повернули мир в Україну Дмитро Пульмановський вчора о 10:15
- За фасадом новобудови: як виявити ризики перед купівлею Юрій Бабенко 22.04.2025 15:32
- Як енергетичні компанії оптимізують КІК: досвід ЄС та українські реалії Ростислав Никітенко 22.04.2025 11:46
- 4 помилки, які заважають власнику бізнесу побудувати сильну компанію Олександр Висоцький 22.04.2025 10:27
- Где покупать жилую недвижимость и какую? Володимир Стус 21.04.2025 23:53
- ТЦК – треш, хайп, фейк або соціальна допомога військовим та їх сім’ям Сергій Пєтков 21.04.2025 19:52
- Китай закручує "рідкоземельну гайку". Як Україні скористатися своїм шансом? Ксенія Оринчак 21.04.2025 16:53
- Компенсація 1,5 млн грн моральної шкоди з рф на користь киянина за "повітряні тривоги" Світлана Приймак 21.04.2025 10:20
- Розпоряджання землею під час війни: поради юриста Сергій Пагер 21.04.2025 08:57
- Як комплаєнс допомагає громадським організаціям зміцнити довіру та уникнути ризиків 234
- Модель нової індустріалізації України 184
- Омріяна Перемога: яким українці бачать закінчення війни? 149
- Стажування і підвищення кваліфікації: сенси та підходи 138
- Ілюзія захисту: чим загрожують несертифіковані мотошоломи 126
-
Казахстан заявив, що видобуватиме стільки нафти, скільки потрібно йому, а не ОПЕК
Бізнес 17904
-
"Я приніс вам мир". Чому зірвались мирні переговори у Лондоні і що далі – сценарії
13311
-
"Останній інгредієнт отруйного коктейлю". У Швейцарії стривожені різким зростанням франка
Фінанси 12912
-
Держборг України у 2025 році вперше перевищить "психологічну" позначку 100% – МВФ
Фінанси 5924
-
У юристки Панаіотіді пройшов обшук. ЇЇ чоловік Коболєв каже, що вилучили телефони й компʼютер
Бізнес 5222