Відбір постачальника – це не вся закупівля: ключові ролі в закупівельному процесі
Як функціонує закупівельний процес у Збройних Силах та цивільних організаціях: чому недооцінка служб забезпечення може вплинути на якість забезпечення та ефективність закупівель.
Однією з поширених помилок у розумінні закупівельного процесу є хибне уявлення, що відбір постачальника (через тендер у системі Prozorro або інші методи) є його основною частиною. Насправді ж, закупівельний процес починається значно раніше і залежить від різних учасників
Щоб ефективно провести тендер, закупівельник повинен мати всю необхідну інформацію: технічні характеристики предмета закупівлі, вимоги до постачальника та ключові умови майбутнього договору. Лише після цього він оголошує тендер.
Важливо підкреслити: предмет закупівлі має бути описаний виключно технічними та якісними характеристиками, без прив'язки до конкретного бренду чи марки. Професійні стандарти вимагають уникати подібних прив'язок навіть тоді, коли законодавство це дозволяє. Нездатність описати предмет закупівлі за технічними та якісними параметрами вказує на серйозні проблеми в закупівельній системі та свідчить про професійну непридатність відповідальних осіб.
Отже, завданням тендерного спеціаліста є організація відбору постачальника, але для цього він отримує всю необхідну інформацію від фахівця з ринкового аналізу або категорійного менеджера. Ці фахівці, як правило, працюють у закупівельному підрозділі і відповідають за певні категорії товарів або послуг. Їх роль — бути "перекладачами" між внутрішнім замовником та закупівельником, допомагаючи правильно сформулювати потребу відповідно до ринкових умов і стандартів.
Джерелом інформації для категорійного менеджера виступає внутрішній замовник. Внутрішній замовник — це підрозділ, який відповідає за конкретний напрямок діяльності організації та забезпечення матеріально-технічних потреб користувачів. У військових частинах функції забезпечення виконують різні служби, такі як автомобільна, медична, служба забезпечення паливно-мастильними матеріалами та служба безпілотних авіаційних комплексів. У Збройних Силах України за матеріальне забезпечення відповідають центральні служби, які координують цей процес для всіх військових підрозділів.
Функція внутрішнього замовника дуже важлива. У цивільних організаціях і в армії він має бути обізнаним з потребами підрозділів та відповідати за їхнє повне задоволення. Його основні завдання включають: визначення необхідних характеристик товарів, формування умов договору (строки, обсяги, умови поставок і платежів), встановлення вимог до постачальників та розрахунок бюджету для закупівель.
Внутрішній замовник отримує потреби безпосередньо від кінцевих користувачів — тих, хто буде використовувати товари чи послуги. У військових структурах це можуть бути бійці, водії, медики та інші фахівці, для яких здійснюються закупівлі. Вся закупівельна робота спрямована на забезпечення їх потреб.
У попередній статті я детально розглянув завдання внутрішнього замовника та розподіл відповідальності між ним і закупівельником.
Таким чином, до успішного проведення закупівлі залучені кілька ключових ролей:
- користувач, який формує потребу;
- внутрішній замовник, який агрегує і формує технічні завдання;
- категорійний менеджер, який проводить аналіз ринку та розробляє вимоги;
- тендерний спеціаліст, який організовує процедуру відбору.
Важливою умовою успішної закупівлі є ретельна підготовка на початкових етапах: формування потреби, планування бюджету та розробка технічних вимог, які створюють ширший вибір для замовника та конкурентні умови для постачальників. Внутрішній замовник, зокрема служба забезпечення у військових структурах, відіграє важливу роль у цьому процесі. Вона відповідає за визначення потреб, планування ресурсів та взаємодію з ринком для задоволення запитів користувачів. У Збройних Силах ця функція часто недооцінюється, що потребує перегляду підходів для підвищення їхньої ефективності.
Детальніше про взаємодію між підрозділами та закупівельником, а також поради щодо налагодження ефективної співпраці для успішних військових закупівель, читайте в статті: «Чому взаємодія підрозділів та закупівельника важлива для ефективності військової частини?»
Євгеній Сільверстов
Експерт Проєкту реформи оборонних закупівель за підтримки спеціального радника Великої Британії з питань оборони.
- Справи про адміністративні правопорушення, які розглядають ТЦК і СП Євген Морозов вчора о 12:18
- "Єдиний" спосіб оскарження результатів оцінки в рамках виконавчого провадження Євген Морозов 04.10.2024 12:19
- Wi-Fi у школах: на якому етапі ми зараз і як відбувається облаштування Петро Оленич 04.10.2024 12:07
- Perplexity AI: Коли пошуковик розуміє вас з півслова Олеся Стойко 04.10.2024 07:40
- Як збільшити прибуток через систематизацію бізнес-процесів Жанна Кудрицька 03.10.2024 22:44
- Визначаємо місця проживання дитини під час війни Світлана Приймак 03.10.2024 19:22
- Декілька роздумів щодо "тарифного подвигу" Укрпошти Олег Пендзин 03.10.2024 16:44
- Забезпечення прав людини в умовах війни Дмитро Зенкін 03.10.2024 14:16
- Відключення споживачів від комунальних послуг за борги по ЖКХ Євген Морозов 03.10.2024 12:24
- Я вдома! Як ефективно встановити і захистити особисті кордони Алла Заднепровська 03.10.2024 09:07
- Де знайти додаткові інвестиції: кредит, грант чи інвестор? Костянтин Соловйов 02.10.2024 20:37
- Мобілізація по новому. Особливості призову командирами ВЧ Ігор Калініченко 02.10.2024 17:34
- Зобов`язання ДПС України зареєструвати в ЄРПН податкову накладну Євген Морозов 02.10.2024 12:16
- Бізнес під прицілом: як новітні розвідтехнології стають щитом в умовах війни Ігор Шевцов 02.10.2024 10:21
- Чи є місце українській книзі в планах держави, або що не так із книжковими сертифікатами? Віктор Круглов 01.10.2024 19:31
- Зміни в призначенні субсидій 316
- Відбір постачальника – це не вся закупівля: ключові ролі в закупівельному процесі 279
- Мобілізація по новому. Особливості призову командирами ВЧ 244
- Відстрочка від мобілізації для студентів іноземних ВНЗ: Покарання невинних за чужі провини 224
- Де знайти додаткові інвестиції: кредит, грант чи інвестор? 119
-
Названо 10 криптовалют, які найкраще купувати зараз
Фінанси 9504
-
У Харкові приватизують один із найстаріших проєктних інститутів України: результати торгів
Бізнес 9272
-
Експорт знімає вершки з молочного ринку. Коли в Україні буде дефіцит молока
Бізнес 4716
-
Підконтрольна ГУР компанія заборгувала державі понад 800 млн грн – розслідування
Бізнес 4700
-
Перший викривач корупції в Україні отримав винагороду. Домігся виплати через суд
Фінанси 3806