Групповое обсуждение — неотъемлемая часть работы, если речь идет о коллективе, даже небольшом.
Подобные коммуникации возникают во время встречи с партнерами, разбора особенностей проекта с коллегами, установления правил в коллективе, «мозговом штурме» с участниками IT-команды и в ряде других рабочих ситуаций. Почему в данном случае говорю именно о фасилитации? Давайте разберемся в нюансах.
Фасилитация обозначает организацию групповой работы по планированию совместной деятельности, решению проблемы, установлению взаимопонимания и т. д. От этого слова происходит другое — фасилитатор. Собственно, так называют того, кто имеет навыки и знает методы, способные помочь группе сработаться, наладить отношения, прийти к консенсусу, найти нужный путь для дальнейшего сотрудничества.
В IT-компаниях фасилитация необходима как при контакте с заказчиком (потенциальным или уже состоявшемся), так и во время внутренних коммуникаций, хотя не все сотрудники готовы это признать.
Кроме того, по поводу данного понятия существует ряд мифов. К примеру, что фасилитация и «мозговой штурм» — одно и то же. Однако это совсем не так. Генерация идей для решения общей глобальной задачи может быть только частью фасилитации. Сама же она является более сложным процессом, направленным на достижение взаимопонимания между сотрудниками или партнерами.
Другое распространенное заблуждение, что фасилитация подходит лишь HR-отделу. На самом деле, сфера ее применения очень широкая, а навыки фасилитации необходимы тем, кто проводит командные встречи, ретроспективы, совещания, сессии по постановке целей, принимает групповые решения, планирует деятельность, хочет привлекать всех к совместному обсуждению и повысить мотивацию команды.
Каким образом происходит фасилитация?
В этом группе помогает фасилитатор. Важно сразу отметить, что он — не эксперт в вопросе, на который собравшиеся ищут ответ, а нейтральное лицо, способное обеспечить качественный процесс коммуникации. Следовательно, апеллировать к фасилитатору как к специалисту неправильно, даже если он является представителем вашей же IT-компании.
Фасилитатор отвечает за процесс коммуникации и делает его понятным всем участникам, в том числе разъясняет цель встречи, тему обсуждения и обозначает временные рамки. Обратите внимание, цель собрания должна быть очень конкретной. К примеру, как исправить ошибки сотрудников и улучшить взаимодействие IT-команды при работе в удаленном формате во время следующего локдауна.
Фасилитатор обязательно следит за временем и тем, чтобы за него группа приняла конкретное решение. Если отведенного времени оказывается недостаточно для решения поставленной задачи, группа назначает следующую встречу, ставит обсуждение на паузу либо же переводит его в другой формат. Любое подобное решение следует считать правильным окончанием текущей встречи.
Еще одна важная функция фасилитатора — помощь команде в коммуникации с тем, чтобы состоялась качественная дискуссия. Именно этот человек следит за следующими моментами:
- собеседники должны слышать и понимать друг друга;
- сотрудники – давать друг другу полностью высказать свои мысли;
- все участники группы должны быть одинаково вовлечены в обсуждение;
- промежуточные и финальные решения – запротоколированы.
Фасилитация на практике
На самом деле, фасилитация нужна не всегда. К случаям, когда ее проводить не имеет смысла, относятся окончательно принятые начальством решения относительно определенной задачи.
В то же время, фасилитация очень поможет вашему коллективу, к примеру, если при переходе на удаленный формат работы изменились процессы и ухудшилась коммуникация: напряженная атмосфера в команде, конфликты, коллеги не совсем понимают, как им приспособиться к новой реальности.
Также фасилитационную встречу стоит проводить при стратегическом планировании. Однако в данном случае, к такому обсуждению нужно тщательно готовиться всем участникам, поскольку задачу за час точно не разрешить.
Подытоживая, скажу, что фасилитация сама по себе не избавляет от проблемы, но является нужным для этого инструментом. И любая встреча, предусматривающая фасилитативное принятие решений, требует подготовки целей, процесса, основных вопросов и самого фасилитатора.
