Выбор системы внешнего электронного документооборота
Системы внешнего электронного документооборота (ЭДО) от разных вендоров имеют свои особенности. На что следует обратить внимание, прежде чем сделать выбор в пользу одной из них?
Простота и удобство интерфейса
Первое, на что следует обратить внимание: простота и удобство интерфейса. Если за 30 минут вам не удалось разобраться в основных функциях системы — попробуйте другую. Разумеется, для того, чтобы разобраться во всех тонкостях работы потребуется время и инструкция пользователя, но основные принципы работы должны быть понятны сразу.
Поддержка всех КЭП
Система должна поддерживать все КЭП, которые выдают Квалифицированные поставщики электронных доверительных услуг Украины. Возможность регистрации и входа в систему с помощью КЭП или Mobile Id тоже существенно облегчают жизнь.
Последовательное согласование
В системе ЭДО должно быть реализовано последовательное согласование. Если, к примеру, бухгалтер не утвердил документ и отправил его на доработку, то юристу не надо время тратить на ознакомление с ним. Он приступит к работе после того, как документ будет согласован предыдущей инстанцией.
Пакетное подписание
Есть документы с мелкими суммами, незначительные или стандартные, подписывать которые даже в самой удобной системе ЭДО долго и утомительно. Так что наличие функции пакетного подписания будет большим плюсом.
Наличие встроенного чата
Чтобы объяснять причину неподписания документа, внесения корректив и обсуждения прочих моментов можно использовать почту или телефон. Но удобнее делать это не выходя из системы документооборота, во встроенном чате, как с сотрудниками компании, так и с внешними контрагентами.
Удобство работы с архивом
В системе должен быть удобно реализован архив, в возможностью поиска по атрибутам, реквизитам, сумме и так далее.
Административная панель и настройки системы
В системе должна быть удобная административная панель, с помощью которой можно настраивать систему исходя из потребностей компании. В ней должна быть возможность создать структуру организации и департаменты, у каждого из которых будет свой документооборот. Тогда документопотоки разных отделов не будут пересекаться. Важна еще возможность настраивать маршрутизацию документов в департаментах и распределять роли сотрудников: загружать, согласовывать, утверждать и подписывать документы или просто ознакамливаться с ними.
Мобильное приложение
Системы внешнего ЭДО — это веб-решения, работа в них происходит в браузере. Тем не менее, наличие приложения для смартфона/планшета добавит вам мобильности. Это просто и удобно. Даже если интерфейс системы в мобильном устройстве будет лишен части функционала, ознакомиться с документом, согласовать и подписать его в приложении будет удобнее, чем в браузере.
Онсайт/онлайн
Наличие онсайт версии системы — это то, что может заинтересовать средний и крупный бизнес. Онлайн система универсальна и работает «из коробки». Онсайт система может быть развернута на сервере клиента, кастомизированная и даже брендирована.
Безопасность
Провайдер сколько угодно может рассказывать о надежности системы, но без доказательств — это будут просто слова. Есть компании, которые специализируются на проверке программных продуктов на уязвимость. Они пытаются взламывать системы, используя все возможные сценарии хакерских атак. Это называется penetration test. И если у вендора есть документ об успешном прохождении подобного теста — значит на продукт стоит обратить внимание. Соответствие требованиям GDPR тоже будет плюсом.
Возможность интеграции с другими системами
И еще один важный момент: возможность интеграции решения внешнего ЭДО с другими системами автоматизации предприятии. Это необходимо для того, чтобы информация из внешней и внутренней систем беспрепятственно попадали из одной в другую. Чем проще интегрировать эти системы с помощью API интерфейса — тем лучше.
Практически у всех систем внешнего электронного документооборота есть тестовый период. Не поленитесь поработать в нескольких из них, чтобы оценить все достоинства и недостатки.
- Суд відмовив у позові до ФОП щодо псування техніки після ремонту Артур Кір’яков 19:08
- Літо, тераси та куріння: чи є заборона для літніх майданчиків? Олег Сніцар 17:12
- Регіональні тренди запитів "Відео ШІ" в Україні: піки, спад і соціальні фактори Христина Кухарук 17:03
- Мінеральна угода США та України: шанс на нову енергополітику чи дорогий експеримент? Ростислав Никітенко 15:55
- Інвестування в Україну – аналіз досвіду іноземних компаній Сильвія Красонь-Копаніаж 13:30
- Як спадкоємцю за кордоном не загубитися у правовому лабіринті Світлана Приймак 13:28
- Психологічна готовність до пластичної операції – більше, ніж "налаштування" Дмитро Березовський 12:42
- Чому ми приймаємо нелогічні фінансові рішення? Антон Новохатній вчора о 16:55
- Відповідальність батьків за шкоду, завдану дитиною: кейс наїзду на пішохода Артур Кір’яков 03.05.2025 09:28
- Кібербезпека в руках людей: чому найслабша ланка – не код, а співробітник? Михайло Зборовський 02.05.2025 14:56
- "Дачна революція": Верховний Суд дозволив реєстрацію місця проживання у дачному будинку Арсен Маринушкін 02.05.2025 13:48
- Відповідальність батьків за тілесні ушкодження, завдані їхніми малолітніми дітьми Артур Кір’яков 02.05.2025 09:28
- Економіка агресора радує своїм падінням Володимир Горковенко 01.05.2025 20:07
- Пенсійна реформа 2025 року Андрій Павловський 01.05.2025 18:17
- Все про ПДВ: коротка інструкція від адвоката Сергій Пагер 01.05.2025 09:52
-
Що головне і що парадоксальне в угоді з США про корисні копалини
Думка 3538
-
У Чернігові демонтували пам’ятник борцям за незалежність: про що йдеться
Життя 3229
-
Зумери й міленіали на межі: як розпізнати кризове вигорання і врятувати себе
Життя 2533
-
Віагра, тефлон і бактерії проти пластику: вісім випадковостей, які змінили світ
Життя 2497
-
Гайдельберг: романтична перлина Німеччини з найбільшою винною діжкою і найстарішим університетом
Життя 1760