Вимоги до процесуальних документів і додатків до них

4 липня 2023 року Велика Палата Верховного Суду у складі в рамках справи № 233/4365/18, провадження № 14-96цс21 (ЄДРСРУ № 112406155) досліджувала питання щодо вимог до процесуальних документів і додатків до них, які учасники справи подають до суду.

Процесуальним законом передбачено, що письмовими доказами є документи (крім електронних документів), які містять дані про обставини, що мають значення для правильного вирішення спору. Письмові докази подаються в оригіналі або в належним чином засвідченій копії, якщо інше не передбачено цим Кодексом. Якщо для вирішення спору має значення лише частина документа, подається засвідчений витяг з нього. Копії документів вважаються засвідченими належним чином, якщо їх засвідчено в порядку, встановленому чинним законодавством. Учасник справи, який подає письмові докази в копіях (електронних копіях), повинен зазначити про наявність у нього або іншої особи оригіналу письмового доказу. Учасник справи підтверджує відповідність копії письмового доказу оригіналу, який заходиться у нього, своїм підписом із зазначенням дати такого засвідчення.

Частиною 20 пункту 1 статті 1 Закону України «Про стандартизацію» визначено, що стандарт - нормативний документ, а не нормативно-правовий акт.

Відповідно до ч. ч. 1, 2 ст. 23 Закону України «Про стандартизацію» національні стандарти застосовуються безпосередньо чи шляхом посилання на них в інших документах. Національні стандарти застосовуються на добровільній основі, крім випадків, якщо обов`язковість їх застосування встановлена нормативно-правовими актами.

Порядок оформлення копій документів унормований Наказом Міністерства юстиції України №1000/5 від 18.06.2015 «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях». У пункті 1 Розділу 1. Глави І Правил організації діловодства зазначено, що ці Правила є нормативно-правовим актом, обов`язковим для виконання всіма установами встановлюють єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності.

Пунктом 8 Розділу 10 Глави 2 Правил організації діловодства встановлено, що копія набуває юридичної сили лише в разі її засвідчення в установленому порядку.

Слід звернути увагу на те, що у п. 11 Розділу 1 Глави ІІ Правил організації діловодства міститься посилання на необхідність застосування положень Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. ДСТУ 4163-2003», затвердженому наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07 квітня 2003 року № 55 (далі - ДСТУ 4163-2003).

Згідно з пунктом 5.26 Національного стандарту ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», затвердженого наказом ДП «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 №144, який набрав чинності з 1 вересня 2021 року, відмітка про засвідчення копії документа складається з таких елементів: слів «Згідно з оригіналом» (без лапок), найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії.

Аналогічна правова позиція викладена у постановах Верховного суду від 18.12.2018 у справі №761/5894/17, від 08.05.2019 року у справі №160/7887/18, від 01.06.2021 у справі №640/6758/20, від 01.07.2021 у справі №750/5843/19, від 01.06.2021 у справі №640/6758/20.

У контексті зазначених правових висновків такий спосіб засвідчення може бути визнаний прийнятним лише для копій доданих до процесуальних документів матеріалів, але не до правил оформлення процесуального документа.

Разом з цим, вимоги до процесуальних документів і додатків до них визначає процесуальний закон, а не Національний стандарт України від 7 квітня 2003 року № 55 ДСТУ 4163-2003, затверджений Державним комітетом з питань технічного регулювання та споживчої політики. Правила проставлення відмітки про засвідчення копії документа, визначені у пункті 5.27 ДСТУ 4163-2003, не поширюються на засвідчення копій документів, які учасники справи подають до суду (4 липня 2023 року Велика Палата Верховного Суду у складі в рамках справи № 233/4365/18, провадження № 14-96цс21 (ЄДРСРУ № 112406155)).

ВИСНОВОК: Вимоги до процесуальних документів і додатків до них визначає процесуальний закон, а не Національний стандарт України, а тому правила проставлення відмітки про засвідчення копії документів не поширюються на засвідчення копій документів, які учасники справи подають до суду.