Як ми у 2023 році запускали дашборд для ефективного управління закупівлями у Міноборони

Розповім про один з таких кейсів.

Кілька місяців тому ми вивчали особливості роботи Департаменту ресурсного забезпечення Міністерства оборони. Нагадаю, це - структура, яка займалася тендерами нелетальних товарів для армії. Цю функцію Департамент вже передав агенції “Державний оператор тилу” (ДОТ).

Коли почали дослідження, то з’ясували цікавий факт: у Департаменті була відсутня будь-яка електронна база даних, яка би відображала всі етапи їхніх закупівель.

Тобто підрозділ, який 2023 року затендерив товари на майже 100 млрд грн, був “незрячий”. Ніхто не розумів цілісної картинки.

Наша команда одразу включилася в процес та запропонувала просте цифрове рішення - створення закупівельного дашборду. Простими словами, це - звичайна електронна таблиця, яка відображає всі ключові етапи та розрахункові дати під час придбання товарів.

Щоб визначити, які етапи мають бути відображені у дашборді, ми опитали співробітників Департаменту. Це дозволило вивести чотири ключові стадії:

1. Планування та передача потреби.

3. Погодження та підписання договору

4. Виконання договору

З розрахунковими датами простіше. Вони прописані у законодавстві. Ми обрали такі:

• дата розкриття тендерних пропозицій/аукціону;

• орієнтовна дата визначення переможця;

• орієнтовна дата укладення договору.

Цієї ввідної інформації було достатньо, щоб за досить короткий час створити базу даних.

Що дає використання такого дашборду:

• виявлення взаємозв'язків між різними етапами закупівельного процесу;

• розпізнавання ключових чинників впливу та аналіз трендів;

• можливість ухвалювати обґрунтовані рішення;

• ефективне управління бюджетом;

• забезпечення своєчасного виконання завдань.

Нашим експертам щодня у “ручному режимі” доводилося оновлювати інформацію у цьому дашборді та готувати аналітичні довідки про стан проведення закупівель цим Департаментом.

Але створення такої бази даних - це успішний приклад того, як прості та безкоштовні цифрові рішення підвищують ефективність підрозділу.

Наразі у цьому дашборді вже немає потреби. Централізованими закупівлями займається ДОТ. Але, зрештою, відмовитися від таких безкоштовних інструментів дуже просто.

Як на мене, надалі впроваджувати подібний “продукт” за потреби можна і на нижчих рівнях - у будь-якій військовій частині.

Наші експерти проєкту військових закупівель Офісу з підтримки змін готові поділитися відповідним досвідом.