Хто має право підписувати рішення та статут благодійного фонду

Будь-яке законодавство повинно чітко та якісно регулювати відносини з метою унеможливлення вільного трактування його норм.

І чим більше правові акти мають прогалини, тим складніші питання приходиться вирішувати правникам.

Одним з таких прикладів є Закон України «Про благодійну діяльність та благодійні організації» (надалі – Закон № 5073-VI), який не містить чіткої відповіді на питання щодо переліку осіб з приводу підписання статутних документів (у випадку, коли учасників більше однієї особи).

Так, ст.20 Закону № 5073-VI передбачає, що у разі існування у благодійному фонді (надалі - БФ) одного учасника, рішення, які повинні прийматися загальними зборами учасників такого благодійного фонду, приймаються цим учасником одноосібно і оформлюються ним письмово у формі рішення.

Отже, у цій юридичній конструкції все зрозуміло.

А як бути у випадках, коли учасників багато ? Чи може, наприклад, голова зборів підписати рішення зборів та статут благодійної організації ?

Відповіді на ці питання можуть дати правники, які мають досвід та розуміються на корпоративних процесах, а також питаннях реєстрації юридичних осіб.

Ст.1 Закону № 5073-VI унормовано, що під благодійною організацією розуміється юридична особа приватного права, установчі документи якої визначають благодійну діяльність в одній чи кількох сферах, визначених цим Законом, як основну мету її діяльності.

Юридична особа, відповідно до ст. 81 ЦК України, може бути створена шляхом об'єднання осіб та (або) майна.

Для створення юридичної особи її учасники (засновники) розробляють установчі документи, які викладаються письмово і підписуються всіма учасниками (засновниками), якщо законом не встановлений інший порядок їх затвердження (ст. 87 ЦК України).

Вищим органом управління благодійних фондів (ст. 20 Закону № 5073-VI) є загальні збори учасників, які складаються з учасників таких благодійних фондів або уповноважених представників таких учасників. Загальні збори учасників можуть вирішувати будь-які питання діяльності благодійних фондів. Порядок прийняття рішень загальними зборами учасників, їх скликання та проведення, а також інші питання щодо здійснення загальними зборами учасників своїх повноважень як вищого органу управління благодійних фондів визначаються їх статутами.

Законом України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань» (надалі – Закон № 755-IV), зокрема у ст. 15, передбачено, що:

а) рішення уповноваженого органу управління благодійної організації, що подається для державної реєстрації змін до відомостей про благодійну організацію, що містяться в Єдиному державному реєстрі, викладається у письмовій формі, прошивається, пронумеровується та підписується засновниками (учасниками), уповноваженими ними особами або головою та секретарем загальних зборів (у разі прийняття такого рішення загальними зборами).

Справжність підписів на рішенні, що подається для державної реєстрації змін до відомостей про благодійну організацію, що містяться в Єдиному державному реєстрі, нотаріально засвідчується лише у разі наявності такої вимоги в її установчих документах;

б) установчий документ благодійної організації викладається у письмовій формі, прошивається, пронумеровується та підписується засновниками (учасниками), уповноваженими ними особами або головою та секретарем загальних зборів (у разі прийняття такого рішення загальними зборами, крім випадків заснування юридичної особи).

Справжність підписів на установчому документі благодійної організації нотаріально засвідчується лише у разі наявності такої вимоги в її установчих документах.

На етапі створення, особи, які вирішили заснувати благодійний фонд, повинні:

- разом прийняти та разом підписати рішення («Загальних зборів засновників благодійного фонду») про його заснування; 

- разом підписати статут благодійного фонду. 

Під час проведення засновницьких зборів може бути обрано Голову цих зборів, який разом зі всіма засновниками підпише рішення та статут благодійного фонду, що не є порушенням закону, тому що для дійсності вищевказаних документів необхідна лише наявність підписів усіх засновників. Проте, одноосібне підписання вищевказаних документів (на етапі заснування) Головою засновницьких зборів, без підпису всіх інших засновників, буде порушенням законодавства, що приведе до недійсності рішення та статуту.  

Рішення засновників оформлюється протоколом, який може мати назву «Протокол Загальних зборів засновників Благодійного фонду». Після реєстрації благодійного фонду усі «засновники» іменуються «учасниками». 

З метою уникнення законодавчих колізій, особи, під час заснування благодійного фонду, повинні прописати у першій редакції статуту повноваження Голови загальних зборів учасників БФ (надалі – Голова зборів), зокрема, порядок проведення зборів, надання Голові зборів повноважень одноосібно підписувати рішення та статути. Також можна внести загальну інформацію щодо можливості призначення Секретарем загальних зборів учасників БФ.

З точки зору практики та досвіду вирішення корпоративних спорів, все ж рекомендується підписувати усі подальші рішення та редакції статутів не тільки Головою зборів, а й всіма учасниками благодійного фонду, а при значній їх кількості – хоча б додатково декількома учасниками.

Для повного розуміння нижче зазначимо інформацію щодо законних та практичних аспектів цих питань.

Як повинно бути за законом:

Стадія створення / заснування БФ.

Примірник оригіналу рішення засновників про створення та статут БФ підписується всіма засновниками. Додатково можна обрати Голову цих зборів та поставити підпис у цьому документі, але закон цього робити не зобовʼязує (це більш традиційне зазначення). Проте, виключно Голова зборів не може одноосібно підписати рішення чи статут БФ, підписи усіх засновників повинні бути обовʼязково.

Законом про державну реєстрацію не передбачена вимога щодо нотаріального засвідчення справжності підписів засновників на рішенні про створення та статуті БФ.

Стадія державної реєстрації змін до відомостей про юридичну особу, що вже містяться в Єдиному державному реєстрі.

Примірник оригіналу рішення учасників про зміни та статут БФ в новій редакції може підписуватись (за будь-якою конструкцією на вибір):

- «всіма засновниками»;

- «уповноваженими учасниками особами на підставі довіреності»;

- «Головою зборів (про це заздалегідь потрібно внести інформацію до першої редакції статуту)»;

- «Головою зборів (про це заздалегідь потрібно внести інформацію до першої редакції статуту) та додатково Секретарем зборів (якщо у протоколі зазначено про секретаря)»;

- «всіма учасниками та Головою зборів (інформація не потребує внесення у статут, оскільки є всі учасники) та  додатково Секретарем зборів (якщо у протоколі зазначено про секретаря)»;

- «Головою зборів (про це заздалегідь потрібно внести інформацію до першої редакції статуту) та додатково частиною учасників»;

- «Головою зборів (про це заздалегідь потрібно внести інформацію до першої редакції статуту) та додатково Секретарем зборів (якщо у протоколі зазначено про секретаря)», а також додатково частиною учасників».

 Як відбувається на практиці:

Стадія створення / заснування БФ.

Примірник оригіналу рішення засновників про створення та статут БФ підписується всіма засновниками у нотаріуса, який засвідчує справжність підписів засновників на рішеннях про створення та статуті БФ, оскільки банки та деякі організації не хочуть приймати статутні документи без нотаріального засвідчення. 

Стадія державної реєстрації змін до відомостей про юридичну особу, що містяться в Єдиному державному реєстрі.

Примірник оригіналу рішення учасників про зміни та статут БФ в новій редакції підписують (за будь-якою конструкцією на вибір):

- «всіма засновниками»;

- «Головою зборів (про це заздалегідь потрібно внести інформацію до першої редакції статуту)»;

- «Головою зборів (про це заздалегідь потрібно внести інформацію до першої редакції статуту) та додатково Секретарем зборів (якщо у протоколі зазначено про секретаря)»;

- «всіма учасниками та Головою зборів (інформація не потребує внесення у статут, оскільки є всі учасники) та  додатково Секретарем зборів (якщо у протоколі зазначено про секретаря)».

Нотаріально засвідчують справжність підписів учасників на рішеннях про зміни та статуті БФ, оскільки банки та деякі організації не хочуть приймати статутні документи без нотаріального засвідчення.

 Але, під час воєнного стану Постановою КМУ № 209 від 06.03.2022 року «Деякі питання державної реєстрації в умовах воєнного стану та внесення змін до постанови Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2022 р. № 164» встановлено певний перелік особливостей проведення державної реєстрації юридичних осіб в умовах війни, серед інших:

1. Державна реєстрація проводиться виключно державними реєстраторами юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців, посадовими особами Міністерства юстиції, його територіальних органів, включеними до затвердженого Міністерством юстиції переліку державних реєстраторів та посадових осіб, яким в умовах воєнного стану надається доступ до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань .

2. Державна реєстрація юридичних осіб може проводитися на підставі надісланих заявником державному реєстратору, посадовій особі електронною поштою або за допомогою інших засобів зв’язку документів в електронній формі, що створені з дотриманням вимог законодавства у сфері електронних довірчих послуг та законодавства про електронні документи та електронний документообіг, або електронних копій документів в паперовій формі. Електронні копії документів в паперовій формі приймаються за умови підписання таких копій з використанням кваліфікованого електронного підпису заявника.

3. Державна реєстрація проводиться невідкладно після отримання у повному обсязі належних документів для державної реєстрації.

4. Державна реєстрація проводиться незалежно від місцезнаходження юридичних осіб, якщо відповідні обмеження (умови) не передбачено переліком;

5. Адміністративний збір не справляється за державну реєстрацію благодійних організацій, предметом діяльності яких є надання допомоги Збройним Силам, іншим військовим формуванням, правоохоронним (спеціальним) органам, органам цивільного захисту, добровольчим формуванням територіальних громад, іншим особам, які забезпечують національну безпеку і оборону, відсіч і стримування збройної агресії іноземної держави, а також особам, які постраждали чи можуть постраждати від такої збройної агресії;

6. Вимоги законодавства щодо обов’язкового використання для державної реєстрації відомостей реєстрів, автоматизованих інформаційних систем, держателем (розпорядником, володільцем, адміністратором) яких є державні органи, не застосовується у разі тимчасової відсутності доступу таких реєстрів (систем). Електронні копії документів (повідомлень) технічних адміністраторів реєстрів (систем) або державних органів, що підтверджують відсутність такого доступу, а за їх відсутності – скрін-копії веб-сторінок недоступних реєстрів (систем) завантажуються до реєстру;

Таким чином, під час воєнного стану ви маєте можливість скористатись електронними засобами комунікацій та зберегти багато дорогоцінного часу.

Стаття підготовлена у співавторстві з адвокатом Шаді Саад