Оптимизация HR-процессов для бизнеса. Почему это необходимо?
Многие компании ошибочно считают, что HR-менеджер — это красивая девушка или обаятельный парень, в обязанности которого входит все, от приготовления кофе для директора до проведения интервью при найме новых сотрудников и организации внутреннего обучения для сотрудников.
И если в небольшой фирме это еще может сработать, то для компаний с 50+ сотрудников вопрос правильной организации работы HR-менеджера стоит очень остро, ведь если дать задачу “делать все”, то вполне ожидаемым результатом будет “не сделано многое”. Ниже мы опишем преимущества оптимизации HR-процессов для бизнеса.
В конце 2018 года популярный портал DOU подвел итоги рейтинга работодателей 2018 и собрал наиболее яркие или частые комментарии по работе HR-ов в рубрике “Глас Народа”. Наиболее острыми проблемами оказались:
- Учет рабочего времени, отгулов, больничных
- Расчет компенсации труда, перерасчет окладов, медицинской страховки
- - Коммуникация по поводу рабочего места, комфорта работы, бронирования переговорок для созвонов и митингов, и т.д.
- Участием в тренингах, внутреннем обучении, менторстве
- Запрос и получение прозрачной обратной связи, открытость оценивания эффективности работы сотрудников
- Отсутствие структурированных процессов и постановки понятных целей и ключевых результатов для проекта и компании в целом.
Как видите, все эти задачи входят в сферу ответственности HR-менеджера. Оптимизация HR-процессов — это применение современных инструментов и практик в HR для повышения эффективности работы всех аспектов бизнеса. Как этого добиться?
Многие компании уже давно используют современные инструменты для управления HR-процессами, например Zoho People, BambooHR, Workday, Workable или новинку украинского рынка — Hurma System. Эти платформы позволяют автоматизировать многие задачи, которые HR-менеджер должен выполнять постоянно.
Перевод рутинной работы типа absence management (оформление отпусков и учет больничных), или подготовки оповещений о событиях в компании в автоматический режим позволяет высвободить время и силы HR-менеджера для творческой работы с людьми — проведением интервью, performance review и встреч 1:1, работе по OKR и повышению мотивации сотрудников.
Автоматизация absence management — экономия порядка 50% времени!
Люди болеют или берут отгулы, люди хотят в отпуск — и не всегда документально подтверждают больничный или вовремя подают запрос на отпуск, или просят больше дней, чем могут запросить. Во многих компаниях учет рабочего времени занимает до 50% рабочего дня HR-менеджера. Это достаточно простая и рутинная работа, но в ней легко допустить ошибку, которую потом непросто исправить. Это актуально и для утверждения отпусков или согласования приказов, подготовки встреч и рассылки уведомлений о них всем участникам.
В то же время, когда absence management ведется с помощью HRM-системы, количество рабочих дней и отгулов, начисленные дни отпуска и предоставленные больничные учитываются автоматически, что значительно снижает нагрузку на HR-менеджеров. Если же используемый HR-продукт автоматизирует и управление событиями, и согласование приказов — львиная доля рутины начинает занимать весьма незначительную часть рабочего времени.
Performance review — периодическая оценка эффективности работы
Отсутствие четкой обратной связи сильно демотивирует команду. Если в компании внедрена процедура performance review, то сотрудники, HR-ы и руководство периодически собираются и обсуждают достижения каждого сотрудника за прошедший период, возникшие трудности и пути решения проблем.
Такая обратная связь помогает руководству отслеживать профессиональный рост сотрудника, а членам команды — вовремя прилагать усилия для исправления нежелательных тенденций. Многие компании используют результаты таких встреч как один из факторов при пересчете оклада.
OKR — построение иерархии целей для всей компании
Одна из ключевых проблем, указанных в вышеупомянутом опросе — отсутствие четких процессов и понимания целей компании. Методика OKR — Objectives and Key Results позволяет построить четкую иерархию целей на всех уровнях бизнеса, от целей компании к целям команды и индивидуальным целям для каждого сотрудника. 50% целей ставится руководством, 50% ставят себе сами сотрудники, что позволяет задействовать все стороны в выработке стратегии развития компании.
Каждая цель оценивается по нескольким ключевым результатам, выполнение которых помогает однозначно утверждать о качественном достижении цели. При этом, пути движения к цели не регламентируются, что позволяет сотрудникам проявить свой профессионализм и креативность. Сами цели должны быть амбициозными и труднодостижимыми, чтобы стимулировать всех сотрудников проявить себя с лучшей стороны, Если ставить только реалистичные цели — вы никогда не узнаете, способны ли на большее.
Работа по OKR дает команде чувство принадлежности и показывает, как важен вклад каждого в общий успех компании. Вся иерархия целей доступна для просмотра всем сотрудникам, что создает культуру открытости и помогает координировать усилия для достижения целей. По такой методике работают Amazon, Twitter и другие лидеры ИТ индустрии, но она подойдет для любой компании или организации.
Подводя итоги: оптимизация HR-процессов поможет всему бизнесу
Если компания решает использовать инновационные технологии и внедрить лучшие HR-практики, это позволяет оптимизировать работу HR-менеджеров. А когда у HR-отдела появится время не только на рутинные задачи, но и на креатив — они смогут больше внимания уделять сотрудникам, разрешению рабочих конфликтов, повышению мотивации и профессиональному росту команды, сделает людей более мотивированными на достижение поставленных задач.
Это, в свою очередь, будет очень полезно для компании в целом, ведь главный капитал любого бизнеса — его команда. Именно поэтому оптимизация HR-процессов поможет решить многие проблемы и достичь успеха!
