У першій частині ми розібрали, які ризики виникають при зборі та верифікації потреби, і як можна їх мінімізувати. Також підкреслили важливість оптимізації деяких норм законодавства. Про інші виклики пропоную поговорити зараз. 

Взаємодія з постачальниками 

Міф, який найбільше демотивує професійних закупівельників, - закупівлі це просто тендер на Рrozorro. Тендерінг складає навіть не 50% роботи в закупівельному циклі. Все починається з категорійної стратегії. 

Виклик: У тебе є лише “один постріл”. Є найбільш економічно вигідна ціна за результатами аукціону, контракт, оплата. Якщо в листопаді чи грудні виникають якісь проблеми з постачальником, ми не можемо нічого вдіяти. Неможливо просто так розірвати контракт, за один день забрати гроші та провести новий тендер до кінця календарного року. Чи всі постачальники вчасно та якісно виконують свої зобов’язання? Ні. 

Вирішення: У 2023 році ми будемо відхиляти постачальників на етапі тендеру, якщо у нас була негативна історія взаємодії в попередніх періодах. Мова про чіткі та прозорі правила, які заздалегідь зазначені в тендерній документації. Наприклад, якщо у нас був контракт з постачальником, ми очікували поставку ліків в грудні 2022, а він взагалі їх не поставив і ми були вимушені терміново перекривати нагальну потребу, ми більше не будемо укладати угоди з такими компаніями.

Відключити

Управління контрактами

Особисто я вважаю управління контрактами одним з найскладніших викликів публічних закупівель. Чому? Тут накладається комплекс факторів. Згадуємо про “один постріл”. У вас є один постачальник, змінити ви його не можете, подобається він вам чи ні. Необхідно будувати партнерські відносини.

Виклик: Чи адаптовано закупівельне та бюджетне законодавство та система Рrozorro під управління контрактами? Коли у вас 10 контрактів на рік - так. Коли у вас понад 500 контрактів на рік - ні. Відповідно до чинного законодавства в сфері закупівель є виключний перелік підстав для внесення змін в договір про закупівлю. Але в реальності виникає набагато більше ситуацій, коли необхідно внести зміни в контракт. Це може бути навіть одна літера в специфікації, яка затримує товар на митниці. Через це ми доставляємо ліки набагато пізніше в лікарні, ніж могли. 

Наступний фактор, який ми особливо відчули в умовах воєнного стану, це - обмін паперовими документами. В 2023 році ми вимушені підписувати паперові договори. І якщо з резидентами ми подолали цей виклик завдяки різним сервісам (наприклад, Вчасно), то з нерезидентами підписати електронний договір неможливо. Наші бібліотеки кваліфікованих цифрових підписів не синхронізовані з аналогічними бібліотеками різних країн. Тепер уявіть ситуацію, коли в умовах воєнного стану вам необхідно підписати оригінал контракту в Лондоні, відправити його в Київ, потім відсканувати та завантажити в Рrozorro. 

Вирішення: Одне слово - е-контрактінг. Визнання бібліотек хоча б європейських країн. Також, аби управляти великою кількістю угод, ми починаємо впроваджувати один з модулів ERP-системи для адміністрування договорів. Але і це не буде комплексним вирішенням проблеми. Законодавство в сфері публічних закупівель дуже обмежує державних замовників на етапі управління контрактом. Договір про закупівлю між державним замовником та постачальником - це не класичні господарські відносини двох сторін. 

Відключити

Логістика та оперативне відвантаження в регіони

Найбільша кількість викликів та складнощів, особливо після повномасштабного вторгнення, припадає саме на цей напрямок нашої роботи. Якщо всі медичні товари, які купують МЗУ, приїдуть одночасно, то в Україні (а може і у всій Східній Європі) не існує складу, який би відповідав усім вимогам та був би спроможний обробити цей обсяг. 

Виклик: Логістичні шляхи порушились через повномасштабне вторгнення рф, адже раніше багато медичних товарів ми отримували літаками. Зараз це неможливо. Абсолютно все доставляється автотранспортом з різних країн.

Також існує проблема з тим, що заклади охорони здоров’я відмовляються від ліків, які замовили на початку закупівельного циклу. Найбільша кількість відмов - це місто Київ. Бувають випадки, коли вони самостійно закуповують те, що замовили, а потім відмовляються від товару. Ми вимушені завантажувати свій склад, перерозподіляти ліки в інші регіони.

Відключити

Вирішення: У 2023 році ми завершуємо реорганізацію та приєднання до МЗУ ДП “Укрмедпостач”. У нас будуть власні складські потужності, що наблизить нас до статусу агенції повного циклу та дозволить більш якісно управляти постачанням.  

Аби мінімізувати ризик відмов, з 2023 року ми намагаємося доставляти ліки невеликими партіями, аналізуємо споживання та залишки в лікарнях. Таким чином ми формуємо “буфер” у себе на складі - запас критичних позицій, які зможемо оперативно відвантажити в регіони у випадку критичної потреби. 

Замість висновку 

Зараз як ніколи важливе стратегічне бачення, вміння передбачити та оперативно реагувати на виклики, адже саме зараз ми закладаємо фундамент того, як наша держава виглядатиме після перемоги над ворогом. 

Незважаючи на всі складнощі, Україна продовжує розвиватися - вдосконалюється законодавство, адаптуються інституції, з’являються нові можливості. Переконаний, що ми рухаємось у правильному напрямку.