Concept Note – це перший документ, який бачить донор. І дуже часто – останній, якщо його написано невдало. У публікації розбираємо, як створити Concept Note, який переконує і виділяє серед інших.
Конкуренція за грантові ресурси постійно зростає, а вимоги донорів стають жорсткішими. Саме тому короткий, чіткий та стратегічно продуманий Concept Note став ключовим інструментом для громадських організацій, бізнесу та технічних проєктів, що прагнуть профінансувати розвиток, інновації чи масштабування.
Що таке Concept Note і навіщо він потрібен?
Concept Note – це стислий, зазвичай односторінковий документ, який описує ідею проєкту для донора до того, як ви витратите десятки годин на повну заявку.
швидко перевірити відповідність ідеї пріоритетам донора;
погодити логіку проєкту до подачі детальної заявки;
отримати зворотний зв’язок і підсилити концепцію;
зекономити час командам, що працюють над грантрайтингом;
зменшити ризик провалу на етапі повної заявки.
Донори люблять concept notes, бо вони дають змогу ефективно відсіяти слабкі або нерелевантні ідеї і зосередитися на найперспективніших.
Типові помилки, через які Concept Note «не заходить»
Занадто довго і незрозуміло.
Донор не зобов’язаний читати між рядків. Лаконічність = шанс бути почутим.
Немає чіткої проблеми.
«Все погано» – не проблема. Донору потрібне точне формулювання з доказами.
Фокус на «нам потрібно гроші», а не на цінності для бенефіціарів.
Невідповідність пріоритетам конкурсу.
Якщо донор фінансує енергетичну стійкість, а ви пишете про західну освіту, – заявка загублена ще до прочитання.
Занадто технічно або, навпаки, занадто поверхово.
Concept Note – це баланс: мінімум деталей, максимум логіки.
Структура ефективного Concept Note
Ділюся універсальною структурою, яку використовують топові грант-менеджери та донорські організації (USAID, EU, UNDP, EBRD, Horizon, private foundations).
1. Назва проєкту (Project Title)
Має бути не художньою, а стратегічною!
Погано: «Сильна громада»
Добре: «Посилення енергетичної автономії громад через впровадження сонячних СЕС та систем зберігання енергії»
2. Контекст та обґрунтування проблеми (Background & Problem Statement)
У цьому блоці донору потрібно побачити:
конкретно визначену проблему (не “широку”, а вузьку і вимірювану);
чому вона критична саме зараз;
які дані/дослідження/тренди це підтверджують;
куди «вписується» проблема у пріоритети донора.
Це найважливіша частина Concept Note: якщо донор не бачить чіткої проблеми – не бачить і сенсу фінансувати вирішення.
3. Мета та очікувані результати проєкту (Objective & Expected Results)
Ваше завдання – показати логіку змін.
Формула така : Проблема – Ціль – Результати – Кінцевий ефект.
Розглянемо приклад для бізнесу:
Мета: забезпечити підприємству енергетичну стійкість.
Результати: установка СЕС на 300 кВт, інтеграція BESS, зменшення витрат на енергію на 35%, безперервність виробництва.
Приклад для ГО:
Мета: підвищити інституційну спроможність 20 громадських організацій.
Результати: 20 організацій отримали фінансові політики, 15 – навчилися готувати проєктні бюджети, 10 – запровадили системи M&E.
4. Опис підходу та ключових активностей (Approach & Activities)
Це не детальний план, а логічна схема того, як саме ви збираєтеся діяти.
Питання, які тут важливо закрити:
Які інструменти та методи будуть використані?
Чому саме вони приведуть до результату?
Чи є у вас досвід у подібних проєктах?
Чи партнерства відіграють роль? Якщо так – які?
5. Цільові групи та бенефіціари (Target Groups & Beneficiaries)
Важливо показати:
хто конкретно отримає вигоду;
які зміни ці люди/організації відчують;
чому саме вони – найрелевантніша група для цього донорського конкурсу.
Донори фінансують не проєкти, а вплив.
6. Орієнтовний бюджет (Indicative Budget)
Не потрібно деталізувати. Потрібно показати логіку розподілу:
обладнання – 40%
навчання – 20%
експерти – 15%
моніторинг – 10%
адміністрування – 15%
Важливо: бюджет має відповідати масштабам проблеми та реаліям ринку.
7. Тривалість проєкту (Timeline)
Пишіть просто:
6 місяців
12 місяців
24 місяці
Але додайте коротке обґрунтування, чому саме стільки потрібно для якісної реалізації.
8. Унікальність та цінність вашого підходу (Added Value)
Це пункт, який відділяє переможців від «сірої маси».
Цінність може бути:
інноваційність рішення;
масштабованість;
використання локального потенціалу;
внесок у політики реформ;
сильні партнерства;
сталість результатів після завершення гранту.
Тут ви відповідаєте на головне донорське питання: "Чому саме ви?"
Як адаптувати Concept Note для бізнесу vs ГО
Громадські організації:
акцент на соціальному впливі, розвитку громад, посиленні інституцій;
покажіть, як проєкт вплине на ринок, технологічний розвиток або екологічність;
обов’язково включайте ризики та способи їх пом’якшення.
Чекліст: ваш Concept Note готовий до подачі, якщо…
✔ він складається з 1–3 сторінок;
✔ проблема чітко сформульована і підкріплена даними;
✔ проєкт відповідає пріоритетам донора;
✔ мета і результати вимірювані та логічно пов’язані;
✔ бюджет реалістичний;
✔ документ можна прочитати за 2 хвилини.
Concept Note – це не «чернетка». Це стратегічний документ
У майбутніх грантових циклах Concept Note ставатиме все важливішим фільтром: донори скорочують час на розгляд заявок і очікують максимально професійного підходу вже на цьому етапі. Громадським організаціям він потрібен, щоб показати свою інституційну зрілість. Бізнесу – щоб продемонструвати інноваційність і сталість рішень. А всім разом – щоб не «писати заявку у нікуди», а вибудовувати довгострокові партнерства з донорами.
