Бермудский треугольник документов, или Когда вас спасет только архивариус

Одна довольно большая компания хранила свои документы в подвале здания. В какой-то момент сдала часть своего офиса, включая подвал, а о документах в нем работники или не знали, или забыли, и арендаторы все, что им мешало, сдали в макулатуру. 

Наибольшая проблема, которая настигает любую организацию, не заботящуюся об архивном хранении своих документов —  нет, не “авгиевы конюшни” несистематизированных бумаг, а их недостаток.

Мы часто видим, как компании теряют при переездах из офиса в офис важные документы, которые по закону должны храниться еще долгое время: некоторые 75 лет, некоторые — всегда, даже после ликвидации юридического лица. В основном это документы, связанные с социальной защитой работников. А когда людям оказываются нужны доказательства их стажа, или факта работы на вредном производстве, или статус “чернобыльца” для начисления пенсии, и их невозможно найти — это трагедия. Бывает, что человек не может уйти на пенсию, потому что ему не хватает 15 лет стажа. Информация об этих 15 годах хранилась в  документах, которые безвозвратно утеряны. Они судятся со своим работодателем, но это все равно ничего не изменит, документов-то нет. 

А все, что нужно было — правильно и надежно хранить документы.

Восстанавливать документы — долго и мучительно

Для руководителя предприятия проблема в том, что если документы потеряны или пришли в нечитабельное состояние из-за условий хранения, например, влаги — их придется восстанавливать. Без этого компанию нельзя будет снять с реестра, то есть закрыть.

Закон Украины определяет перечень видов документов, связанных с обеспечением социальной защиты граждан, которые должны быть переданы в государственные архивные учреждения в случае ликвидации юрлица. Он насчитывает 44 пункта (в зависимости от специализации, профиля компании или организации). Архивариусы занимаются в том числе тем, что помогают бизнесу определить, собрать и оформить необходимые документы для конкретного предприятия, осуществить процедуру передачи их в архив и получить справку из государственного архивного учреждения о том, что документы приняты на хранение. 

Директор компании несет личную ответственность за документы, а их потеря влечет за собой ответственность

Я также был свидетелем случаев, когда компании проигрывали суды, потому что у них не оказывалось оригиналов договоров как доказательств своей правоты.

Вне зависимости от размера компании, формы собственности или категории, каждые три года вас может проверять налоговая. И тут тоже важно, чтобы все “бумажки” были на месте.

Нам приходилось спасать документы из сырых помещений. Мы заходили в подвалы в резиновых сапогах и забирали папки. В основном, такие неподобающие условия хранения обнаруживаются, когда к управлению приходят правопреемники, или просто идет смена руководства. Мы видели случаи, когда новые управленцы преднамеренно изымали документы, чтобы лишить предшественников возможности защитить свои права.

Всех этих проблем можно избежать, если соблюдать несколько простых правил. Если компания крупная, то процедуру упорядочения и архивирования документов необходимо делать раз в 1-2 года, если поменьше — раз в 3 года. И помните, что существует профессиональная услуга вне офисного хранения документов, которые предварительно каталогизируются архивариусом. Тогда вы гарантировано будете готовы ко всему.