Факсимільний підпис у ЗЕД-контрактах

Поради від юриста: як правильно можна його використовувати.

Днями ми отримали запит на консультацію: чи можна використовувати факсимільний підпис у документах на виконання зовнішньоекономічних договорів (контрактів)?

Щоб відповісти на це питання, ми проаналізували низку нормативних актів.

Почнемо з ч. 2 ст. 382 Господарського кодексу України:

«2. Форма й порядок укладення зовнішньоекономічного договору (контракту), права та обов’язки його сторін регулюються Законом України «Про міжнародне приватне право» та іншими законами».

Більше інформації нам дає ч. 3 ст. 31 Закону України «Про міжнародне приватне право»:

«3. Зовнішньоекономічний договір, якщо хоча б однією стороною є громадянин України або юридична особа України, укладається у формі, передбаченій законом, незалежно від місця його укладення, якщо інше не встановлено міжнародним договором України».

Подібна норма міститься й у ч. 2 ст. 6 Закону України «Про зовнішньоекономічну діяльність»:

«Зовнішньоекономічний договір (контракт) укладається суб’єктом зовнішньоекономічної діяльності або його представником у простій письмовій або в електронній формі».

Які ж є нюанси щодо застосування простої письмової форми?

У цьому випадку ми звернемося до ст. 207 Цивільного кодексу України:

Правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо:

— його зміст зафіксований в одному або кількох документах (у тому числі електронних), у листах, телеграмах, якими обмінялися сторони;

— воля сторін виражена за допомогою телетайпного, електронного або іншого технічного засобу зв’язку;

— він підписаний його стороною (сторонами).

Правочин, який вчиняє юридична особа, підписується особами, уповноваженими на це її установчими документами, довіреністю, законом або іншими актами цивільного законодавства.

Для юридичних осіб укладення договорів відбувається шляхом їх підписання уповноваженими представниками сторін.

Щодо використання факсимільного підпису, норма ч. 3 ст. 207 Цивільного кодексу України говорить нам про наступне:

«3. Використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного, електронного або іншого копіювання, електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів».

Аналізуючи цю норму, маємо такі можливі випадки використання факсимільного підпису:

— у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства;

— за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів.

З огляду на положення ч. 4 ст. 6 Законі України «Про зовнішньоекономічну діяльність»:

«Суб’єкти зовнішньоекономічної діяльності мають право укладати будь-які види зовнішньоекономічних договорів (контрактів), крім тих, які прямо та у виключній формі заборонені законами України», —

та відсутність будь-яких прямих заборон на використання факсимільного підпису, —

Застосування факсимільного підпису в актах, інформаційних листах, специфікаціях, додатках та інших документах до зовнішньоекономічного договору (контракту), може вважатися правомірним за наявності письмової згоди сторін, у якій мають міститися відповідні аналоги власноручних підписів представників сторін та чітко прописано, в яких документах використовується факсимільний підпис.

P.S. З огляду на те, що законодавство допускає навіть укладення самого зовнішньоекономічного договору (контракту) за допомогою факсимільного підпису (за наявності письмового погодження сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів), — рекомендуємо: 

— основний зовнішньоекономічний договір (контракт) — укладати власноруч, 

— а документи щодо його реалізації (специфікації, акти, додатки тощо), за письмовим погодженням сторін, — укладати за допомогою факсимільного підпису.