Як застосувати методи відбору постачальників НАТО у наших реаліях?

Дізнайтеся, як організувати ефективні закупівлі у військових частинах ЗСУ, використовуючи надійні методи відбору постачальників, коли система Прозорро не може бути застосована.

У попередньому блозі я розповідав про поширені у країнах-членах НАТО методи відбору постачальників. У цій статті я поясню, як ці методи можна застосувати в наших реаліях.

Наша команда Проекту реформ оборонних закупівель розробила кілька типів процедур, які можуть використовувати військові частини для закупівель. Ці методи дозволяють організувати ефективний та прозорий процес закупівель навіть без застосування електронних систем.

Запит комерційних пропозицій

Це найпоширеніший метод закупівлі. Ви надсилаєте запити на пропозиції кільком постачальникам, отримуєте від них цінові пропозиції та вибираєте найкращу. Запит цінових пропозицій проводиться за допомогою електронної пошти. У листі вказується коротка інформація про закупівлю, а основна інформація міститься в окремому файлі, прикріпленому до листа.

Запит цінових пропозицій обов’язково має містити таку інформацію:

• назва Замовника;
• офіційна адреса та контактна інформація;
• загальна назва предмету закупівлі;
• технічні, кількісні та якісні характеристики предмету закупівлі;
• умови та терміни поставки;
• умови оплати;
• адреса доставки товарів/виконання робіт/надання послуг;
• строк, до якого учасники мають подати цінові пропозиції;
• форма подання цінових пропозицій.

Постачальник має у визначений термін заповнити форму та надіслати її разом з усіма необхідними документами.

Поради для успішного запиту цінових пропозицій

1. Використовуйте стандартизовану форму – це спрощує обробку пропозицій і зменшує кількість помилок.
2. Чітко визначте технічні вимоги, щоб уникнути непорозумінь і отримати пропозиції, що відповідають вашим потребам.
3. Завжди вказуйте кінцевий строк подання пропозицій і дотримуйтесь його.
4. Будьте відкриті для комунікації: швидко відповідайте на запитання постачальників щодо технічних вимог або умов договору.
5. Електронний лист повинен бути оформлений чітко та професійно, із зазначенням вашого повного імені та прізвища. Уникайте використання неформальних нікнеймів чи картинок – це не додає довіри.

Процес аналізу та визначення переможця

Після отримання всіх пропозицій, зведіть їх у таблицю, де зазначені технічні характеристики та вимоги до товарів або послуг. Збережіть цю таблицю в окрему папку для подальшого аналізу. Потім надішліть таблицю та пропозиції начальнику служби для оцінки відповідності технічних характеристик і вимог. Уповноважена особа, після проведення оцінки, складає протокол з рішенням щодо вибору переможця, в якому вказуються всі отримані пропозиції та обґрунтовується вибір конкретного постачальника.

Ціновий моніторинг

Інший метод вибору постачальника – моніторинг ринку, – застосовується для невеликих сум, коли недоцільно робити повноцінний запит на цінові пропозиції. У таких випадках можна підтвердити моніторинг ринку за допомогою скріншотів, рахунків або комерційних пропозицій. Цю роботу може виконати начальник служби, а ви на основі наданих документів складаєте відповідний акт. Рекомендую застосовувати цей метод, коли сума очікуваного договору до 20 тис. грн.

Закупівля у єдиного постачальника

Закупівля у єдиного постачальника використовується, коли ви точно розумієте, що конкуренція відсутня. У такому випадку в протоколі обов'язково зазначайте ці причини, щоб у аудиторів не виникало питань щодо вибору постачальника. Для підтвердження додавайте всі відповідні документи.

Сподіваюся, ці рекомендації допоможуть вам організувати ефективний процес закупівель у військовій частині.

Євгеній Сільверстов
Експерт Проєкту реформи оборонних закупівель за підтримки спеціального радника Великої Британії з питань оборони.